ChatGPT im Projektmanagement: Persönliches Fazit meiner Testreihe
Die Anwendungsmöglichkeiten von KI nehmen in den letzten Monaten immer weiter zu, auch im Projektmanagement. Meine Testreihe zur “Künstliche Intelligenz im Projektmanagement” hat gezeigt, wie ChatGPT Projekte optimieren und transformieren kann. Von der initialen Visualisierung über die Anforderungsanalyse bis hin zum Risiko- und Konfliktmanagement bietet KI neue Wege zur Effizienzsteigerung und Problembehandlung. Aus meiner Sicht hat ChatGPT das Potential sich als stetiger Berater des Projektmanager:in zu entwickeln.
Über die letzten Monate habe ich insgesamt 9 konkrete Anwendungsbeispiele getestet und dabei immer ein fiktives Projekt verwendet. Hier ein kurzer Überblick meiner getesteten Anwendungsfälle:
Dieser abschließende Artikel bietet einen Überblick über die vielfältigen Nutzung von ChatGPT im Projektmanagement und fasst noch mal die Vor- und Nachteil zusammen, welche mir bei der Anwendung aufgefallen sind. Wer Lust auf mehr bekommen hat, kann gerne die weiteren Artikel zu jedem Use-Case lesen und gerne selbst ausprobieren.
1. Erstellung einer Projektvision - Big Picture
Das “Big Picture” – das große Bild – beschreibt, wie sich alle Teile eines Projekts zu einem Gesamtbild zusammenfügen. Im Kontext des Projektmanagements bedeutet dies, über die täglichen Aufgaben hinauszuschauen und zu verstehen, wie jede Aufgabe zur Gesamtstrategie und zu den Endzielen des Projekts beiträgt. Ein „Big Picture“ kann dazu beitragen, dass alle Projektbeteiligten ein Zielbild haben, auf das im Projekt hingearbeitet wird. Mit ChatGPT kann ich als Projektmanager:in, durch Bildgenerierung mit Hilfe von “DALL-E“ ein “Big Picture” zu erzeugen.
DALL-E ist ein nützliches Werkzeug für die Bildgenerierung, stellte sich in meinem Test auch im Kontext des Projektmanagements heraus. Entsprechende Prompts zu den generierten Bildern werden direkt mitgeliefert und so gibt mir DALL-E Formulierungsvorschläge, um meine Bilder weiterzuentwickeln. Wie jedes Tool hat auch DALL-E Verbesserungspotential. Diese liegen aus meiner Sicht in der Darstellung von Buchstaben (in Textform) und Zahlen in Bildern. Schematische Darstellungen, wie Prozesse oder ähnliches, lassen sich damit nicht darstellen. Insgesamt ist es auf jeden einen Versuch wert, dies im Kick-off-Workshop auszuprobieren und für die Erstellung eines gemeinsamem Zielbilds zu nutzen.
✅ Ermöglicht eine kreative und ansprechende Visualisierung der Projektvision
❌ Limitiert bei der Darstellung von Texten und Zahlen in den generierten Bildern
➡️ Hier der gesamte Artikel: Big Picture: Wie ChatGPT und DALL-E helfen, die Vision meines Projektes zu visualisieren
2. Entwicklung eines Project Canvas
Projektvorhaben können gerade zu Beginn sehr komplex wirken. Um allen am Projekt Beteiligen ein einheitliches Bild zu vermitteln, eignet sich die Projekt-Leinwand (Canvas), die alle Kernelemente in Form eines One-Pagers darstellt. In meiner beruflichen Praxis hat es sich als hilfreiches Instrument erwiesen, das beim Planen, Diskutieren, Verstehen und Kommunizieren des neuen Vorhabens hilft. Ob Projektzweck, Ressourcen oder Meilensteine, ChatGPT liefert inhaltliche Unterstützung – wenn auch nicht zu allen Punkten.
Auch wenn ich für die visuelle Darstellung selbst verantwortlich bin (weil ChatGPT als Sprachmodell hier an Grenzen stößt), unterstütz die KI meine Arbeit bei der Erstellung eines Project Canvas. ChatGPT kann als ergänzendes Tool im Brainstorming neue Perspektiven einbringen und die Kreativität fördern. Es dient als schnelle Informationsquelle und verbessert die Kommunikation durch klare Formulierungen. ChatGPT bietet Unterstützung bei der Strukturierung des Project Canvas und kann helfen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
✅ Fördert die Kreativität und unterstützt die strukturierte Entwicklung des Projekt Canvas
❌ Kann konkrete Zahlen wie Budgets oder Zeitpläne nicht liefern, was manuelle Anpassungen erfordert.
➡️ Hier der gesamte Artikel: ChatGPT und Project Canvas: Ein dynamisches Duo für die Entwicklung eines unternehmenseigenen Chatbots
3. Definition von SMARTen Zielen
Wer von euch hat sich schon in einem Meer an Projektzielen verloren gefühlt? Die Definition klarer und erreichbarer Ziele ist für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts unerlässlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Ziele sowohl ambitioniert als auch realistisch sind? Die Antwort liegt oft in der Anwendung der SMART-Methode. ChatGPT kann dabei helfen Projektziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert zu formulieren.
Insgesamt stellt sich ChatGPT als wertvolles Werkzeug im Bereich der Zielplanung dar. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt – insbesondere beim Anwenden der SMART-Methode – bietet die Technologie eine erhebliche Effizienzsteigerung. Besonders, wenn die Ziele detaillierter werden, wird der Mehrwert der KI deutlich. Am Ende bin ich als Projektmanager:in gefragt, die Inhalte zu überprüfen und auf meine Bedürfnisse anzupassen.
✅ Unterstützt die Formulierung von präzisen und nachvollziehbaren Projektzielen.
❌ Fachwissen über SMART-Methode erst nach mehrfach angepassten Prompts nutzbar.
➡️ Hier der gesamte Artikel: Wie CHATGPT hilft, SMARTe Ziele m Projektmanagement zu setzen
4. Erstellung der Anforderungsanalyse
Bevor der Projektplan aufgestellt werden kann, muss ich mich als Projektmanager:in um die Anforderungen meines Projektes kümmern. In Rahmen der Anforderungsanalyse habe ich ChatGPT in den Versionen 4.0 und 3.5 getestet. Das Ergebnis war eindeutig.
Während ich in der älteren Version einen zeitaufwändigen Dialog führte, um die Anforderungen herauszuarbeiten, lieferte mir die Version 4.0 schon beim ersten Prompt eine umfassende Anforderungsanalyse für mein Projekt. Dabei war die KI in der Lage zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen zu unterscheiden. Klare Anweisungen helfen dabei die Qualität der Ausgaben zu verbessern. Des Weiteren kann es hilfreich sein, den Prompt mehrmals zu wiederholen, um passendere und besser zugeschnittene Ergebnisse zu erhalten.
Während ChatGPT einen klaren, strukturierten Rahmen und wertvolle Vorschläge bietet, ersetzt es nicht die Notwendigkeit, mit Fachabteilungen und anderen wichtigen Stakeholdern in einen Dialog zu treten. Es stellt jedoch eine gute Diskussionsgrundlage dar und kann das Brainstorming sowie das Sammeln von Anforderungen erheblich beschleunigen. Für mich persönlich bietet ChatGPT die Möglichkeit, die Anforderungsanalyse sowohl mit einer höheren Qualität ALS AUCH in kürzerer Zeit durchzuführen. Ich werde es auf jeden Fall in weiteren Projekten einsetzen.
✅ Bietet einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung von Anforderungen.
❌ Erzeugte Vorschläge teilweise zu generisch, was weitere Präzisierung erfordert.
➡️ Hier der gesamte Artikel: KI im Projektmanagement: Anforderungsanalyse mit ChatGPT
5. Use-Cases erstellen und visualisieren
Ein Use-Case (Anwendungsfall) beschreibt die, nach außen sichtbare, Interaktion zwischen einem Nutzer und einem IT-System. Dabei ist es wichtig die Betrachtungsweisen von Mitarbeiter:innen, Kund:innen und weiteren Stakeholdern zu berücksichtigen, um frühzeitig ein einheitliches Bild über den Projektzweck zu schaffen. ChatGPT hilft sowohl in der textlichen als auch in der visuellen Ausarbeitung.
Als Sprachmodell hat ChatGPT seine Stärken in der Textarbeit, in diesem Fall der Generierung kreativer und präziser Vorschläge für Use-Case-Szenarien. Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz können die Use-Cases präziser formuliert und relevante Akteure identifiziert werden. Durch die Funktion einfache Diagramme und schematische Darstellungen zu erzeugen, erleichtert es auch deren Strukturierung und Visualisierung. Doch sollte es bei einfachen Darstellungen bleiben, denn sobald es komplexer in der Visualisierung wird, stößt ChatGPT an seine Grenzen.
Die Nutzung von ChatGPT für die Use-Case-Erstellung und -visualisierung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu qualitativ hochwertigeren und nachvollziehbaren Entwürfen, vorausgesetzt, sie werden mit dem eigenen Urteilsvermögen und Fachwissen ergänzt.
✅ Unterstützt kreative und präzise Formulierung von Use-Case-Szenarien.
❌ Stößt bei der Erstellung von Diagrammen zur Visualisierung an Grenzen.
➡️ Hier der gesamte Artikel: Mit ChatGPT Use-Cases visualisieren
6. Erstellung einer Projektplanung
Für mich ist die Planungsphase – oft jene Phase, die über Erfolg oder Misserfolg im Projekt entscheiden kann. Hier lege ich als Projektmanager:in den Grundstein: Planen, Ressourcen zuweisen, Zeitpläne erstellen und Budget kalkulieren. ChatGPT bietet im Bereich der Projektplanung vielfältige Unterstützung, die das Potenzial hat, meine Arbeit signifikant zu vereinfachen und zu optimieren.
ChatGPT kann basierend auf seiner umfangreichen Datenbasis und dem Verständnis für Kontexte maßgeschneiderte Empfehlungen – beispielsweise für richtige Projektdesigns – geben. Das Planen von Phasen, die Beschreibung von Arbeitspaketen oder die Erstellung von Zeitplänen kann die KI beschleunigen und präzisieren. Es ist jedoch wichtig, dem System klare und kontextbezogene Prompts zu geben, um passgenaue Ergebnisse zu erhalten. Durch die Fähigkeit von ChatGPT, aus früheren Interaktionen zu lernen und Informationen aus verschiedenen Schritten zu kombinieren, können sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern und genauer werden. Dies zeigt sich besonders bei komplexeren Planungsaufgaben wie der Budgetplanung. Nichtsdestotrotz erfordert es die richtige Führung und Überprüfung durch den Projektmanager:in.
✅ Beschleunigt den Planungsprozess durch effiziente Generierung von Vorschlägen und Entscheidungsgrundlagen.
❌ Erfordert menschliche Überprüfung und Anpassung, insbesondere bei komplexeren Aufgaben wie Budgetplanung.
➡️ Hier der gesamte Artikel: KI: Wie ChatGPT in der Projektplanung unterstützt?
7. Hilfe im Stakeholder-Management
Meine Erfahrung zeigen immer wieder, dass Projektmanagement aus den „weltberühmten drei K’s“ besteht: Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation.
Projekte sind häufig komplex, die Erwartungen hoch, und die Kommunikation ist somit das Bindeglied zum Erfolg. Aber wie kann ich als Projektmanager:in sicherstellen, dass die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern – von den Teammitgliedern über Kunden bis hin zu Projektsponsoren – nahtlos und effizient verläuft? Eine Hilfe dazu liegt in der künstlichen Intelligenz, in unserem Fall ChatGPT.
Die KI unterstützt bei der schnellen und übersichtliche Darstellung der verschiedenen Stakeholder, ihrer Interessen und des Einflusses, den sie auf das Projekt haben könnten. Dies ist besonders wertvoll in der Anfangsphase eines Projekts, aber auch bei sich ändernden Bedingungen. Während ChatGPT bei der Erstellung des Kommunikationsplans grundsätzlich gute Arbeit leistet, gibt es einige Bereiche, die die Überprüfung und Anpassung der Projektmanager:in erfordern. Beispielsweise beim Zuordnen von Verantwortlichkeiten innerhalb des Kommunikationsplans. Mit ChatGPT lässt sich aufbauend auf den bereits generierten Daten eine Kommunikationsmatrix einfach und effizient ableiten. Durch die Möglichkeit, den Prompt für die Matrix zu präzisieren, konnte eine nützliche Übersicht erstellt werden, die den Informationsfluss im Projekt aufzeigt.
✅ Beschleunigt die Stakeholderanalyse und unterstützt bei der Erstellung von Kommunikationsstrategien.
❌ Erfordert Präzisierungen und manuelle Anpassung der generierten Vorschläge durch den Projektmanager:in (z.B. bei Verantwortlichkeiten)
➡️ Hier der gesamte Artikel: ChatGPT im Stakeholder-Management: Effiziente Kommunikation im Projekt planen
8. Management von Projektrisiken
Du kennst bestimmt die unzähligen Excel-Tabellen zur Risikobewertung und -steuerung, die gerne mehr Chaos stiften als Ordnung. Das Risikomanagement, so wie ich es kenne, hat vier wesentliche Schritte:
- Identifikation der Risiken,
- Analyse und Bewertung der Risiken,
- Maßnahmen planen,
- Maßnahmen umsetzen.
ChatGPT hat sich als unterstützendes Tool erwiesen, um Projektrisiken schnell und strukturiert zu identifizieren. Es erspart mir nicht nur Zeit, sondern liefert auch eine fundierte Grundlage von möglichen Projektrisiken, die ich als Projektmanager:in noch qualitätssichern kann. Während ChatGPT auch beim Planen von Gegenmaßnahmen gute Ergebnisse liefert, stößt es bei der Bewertung dieser Risiken an seine Grenzen. Es fehlt dem Tool an der Fähigkeit, individuelle Erfahrungswerte und spezifische Projektdaten in die Bewertung einzubeziehen. Hier bleibt die Expertise des Projektmanager:in gefragt. Mit einer detaillierten Liste von Maßnahmen, inklusive Verantwortlichkeiten und Kostenschätzungen, gibt es eine gute Arbeitsgrundlage für weitere Aktivitäten. Die Entscheidung, welche Gegenmaßnahmen umgesetzt werden, liegt im Folgenden beim Projektmanager:in.
✅ Effiziente Identifizierung und Strukturierung von Projektrisiken.
❌ Begrenzte Fähigkeit bei der detaillierten Bewertung von Risiken.
➡️ Hier der gesamte Artikel: KI: Wie kann ChatGPT im Risikomanagement von Projekten unterstützen?
9. Bewältigung von Krisen und Konflikten im Projekt
Ein Konflikt im Projekt eskaliert zur Krise. Teammitglieder weisen einander die Schuld zu, das Arbeitsklima ist vergiftet und das Projekt kurz vor dem Scheitern. Konflikte gehören häufig zum Projektalltag, doch ihre Eskalation zu Krisen kann vermieden werden. Aus meiner Erfahrung als Projektmanager weiß ich, wie Konflikte entstehen können. Ich habe untersucht, wie der Einsatz von ChatGPT Konflikte entschärfen oder sogar verhindern könnte. Kann diese innovative KI-Technologie tatsächlich dazu beitragen, dass Konflikte in Projekten der Vergangenheit angehören?
ChatGPT allein ist nicht in der Lage Konflikte oder gar Krisen in Projekten zu vermeiden. Es kann aber eine Unterstützung bei der Prävention und Lösung von Konflikten in Projektteams. Es ist wichtig zu verstehen, dass ChatGPT eine KI-basierte Software ist, die menschliches Urteilsvermögen und zwischenmenschliche Fähigkeiten nicht ersetzen kann. In Konfliktsituationen ist das menschliche Einfühlvermögen unerlässlich. Die Kombination aus KI-Unterstützung und menschlichem Konfliktmanagement kann jedoch eine leistungsfähige Strategie sein, um das Auftreten und die Eskalation von Konflikten in Projekten zu reduzieren.
✅ Unterstützt die frühzeitige Erkennung und Lösung von Konflikten.
❌ Kann menschliches Urteilsvermögen und Einfühlungsvermögen nicht ersetzen
➡️ Hier der gesamte Artikel: Mit ChatGPT sind Konflikte im Projekt Schnee von gestern
Mein persönliches Fazit
Die Einbindung von KI in Teildisziplinen im Projektmanagement eröffnet aus meiner Sicht neue Möglichkeiten. Obwohl die Anwendung von ChatGPT und ähnlichen Technologien mit Herausforderungen verbunden ist, überwiegen die Vorteile. Die Fähigkeit, komplexe Daten zu analysieren, präzise Kommunikationsstrategien zu entwickeln und Projektrisiken zu minimieren, sind nur einige der Wege, auf denen KI das Projektmanagement bereichert. Es ist jedoch entscheidend, dass die Grenzen der Technologie anerkannt und menschliche Expertise und Urteilsvermögen als unersetzlich betrachtet wird.
Aus den 9 Anwendungsbeispielen, die ich in den vergangenen Monaten untersucht habe, konnte ich wertvolle Erkenntnisse sammeln. In vielen Teilbereichen eines Projektes wird der Mehrwert ersichtlich. ChatGPT ist zu einem weiteren Tool in meinem Projektmanagement-Werkzeugkasten geworden. Ein Tool, das wie jedes andere seine Einsatzzwecke besitzt, aber ebenso Limits aufweist. Wo Du als Projektmanager einen Mehrwert siehst bzw. Grenzen sind, sollte jeder selbst einmal testen. Grob gesagt, überall da wo Texte generiert werden müssen, kann ChatGPT unterstützen. Beachte dabei jedoch immer die unternehmensspezifischen Vorgaben in Bezug auf personenbezogene und schützenswerte Daten.
Die Zukunft des Projektmanagements liegt aus meiner Sicht in der Integration von KI, um Projektziele effizienter und effektiver zu erreichen. KI-Tools werden der Berater des Beraters. Dabei werden Verordnungen wie der AI Act und das Thema Datenschutz entscheidende Rahmenbedingungen schaffen, um dies zu ermöglichen. Wie wirken sich die neuen regulatorischen Anforderungen aus dem AI Act auf die Implementierung von KI aus? Dieser Frage werde ich in den kommenden Beiträgen auf den Grund gehen.
❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Gibt es bereits KI-Tools, die in eurem Unternehmen eingesetzt werden?
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß, ich helfe Unternehmen der kritischen Infrastruktur ihre Resilienz gegenüber Cyberbedrohungen zu erhöhen und aktuelle gesetzliche Vorgaben wie z.B. DORA oder NIS2 umzusetzen. Ich sehe es als meine Aufgabe, nicht “den perfekten Prozess” zu finden, sondern praktikable Strukturen zu schaffen, damit jeder Mitarbeitende im Arbeitsalltag zur IT-Sicherheit des Unternehmens beitragen kann. Dabei helfen mir neben umfangreichen fachlichen Kompetenzen meine Fähigkeiten als Menschenkönner. Mein Motto: Gemeinsam. Projekte. Können.
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