KI im Projektmanagement: Anforderungsanalyse mit ChatGPT
Eigentlich wollte ich Dir in diesem Artikel zeigen, wie ich mit ChatGPT ein Projekt planen kann. Doch bevor der Projektplan aufgestellt werden kann, muss ich mich zunächst um die Anforderungen meines Projektes kümmern und auch da ist ChatGPT ein hilfreiches Tool, um den Prozess zu beschleunigen.
Ich wollte ursprünglich die Ergebnisse auf Basis von ChatGPT Version 3.5 präsentieren. Aber nach einigen Tests wurde deutlich: Version 4 bringt deutlich präzisere Ergebnisse. Mehr dazu gleich.
Wer noch mal einen kurzen Überblick zu ChatGPT im Projektmanagement benötigt, kann gerne in meinen Artikel von letzter Woche hineinlesen – Link
Mein fiktives Projekt – Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen
Stellen Sie sich vor, Sie gehen zu Ihrer lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhalten Sie eine digitale Wartenummer. Noch besser, Sie werden per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt Ihrer Wartezeit informiert. Dies gibt Ihnen die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.
Anforderungsanalyse mit ChatGPT - Version 3.5 im Check
Zu Beginn beschreibe ich ChatGPT mein Projekt. Solltet ihr anhand echten Projekten in ChatGPT arbeiten, achtet bitte darauf, dass schützenswerte Informationen (z.B. personenbezogene Daten) anonymisiert beschrieben werden. Hier meine erste Eingabe in der Version 3.5:
Auf den ersten Blick erscheint mir die Struktur, die ChatGPT bietet, als hilfreicher roter Faden bzw. Anleitung für die Anforderungsanalyse. Zusätzlich regen die vorgeschlagenen Fragen, die Anforderungen tiefer zu hinterfragen. Sie fordern auch dazu auf, über das gesamte Spektrum potenzieller Funktionen in einem System nachzudenken. Darüber hinaus regen sie mich dazu an, die Prioritäten von Anforderungen zu evaluieren, indem ich mich frage: Welche Anforderungen sind unverzichtbar (MUSS)? Welche sind wünschenswert (SOLL)? Und welche sind optional (KANN)?
Im Folgenden entscheide ich mich, Schritt für Schritt vorzugehen und die Fragen von ChatGPT zu beantworten. Manchmal genügen kurze Befehle, um ChatGPT mitzuteilen, mit welchen Punkten ich fortschreiten möchte, wie hier z.B.:
Im zweiten Schritt beschreibe ich die Funktionalitäten für die Anwendung – mit einem kurzen Befehl bekomme ich eine Liste von möglichen Funktionalitäten:
Auf den ersten Blick erscheinen mir alle Funktionen interessant und sinnvoll. Doch am Ende tauchen in meinem Kopf einige Fragezeichen auf. Es scheint mir, als sei das System zu komplex geplant, was später höchstwahrscheinlich zu einer Kostenexplosion führen würde. Daher bitte ich ChatGPT, sich auf die Must-Have-Funktionen zu fokussieren:
Bereits an dieser Stelle merke ich, dass ChatGPT mir eine große Hilfe ist, indem es mich durch den Prozess der Anforderungsanalyse führt, die richtigen Fragen stellt und erste Vorschläge erstellt. Für den Test bin ich im Folgenden jedes weitere Kapitel der Anforderungsanalyse durchgegangen – jedoch ist es aus meiner Sicht in Version 3.5 nicht wirklich effizient. Ich erspare Euch hier die weiteren Prompts und Ergebnisse. Im Folgenden wechsle ich zur Version 4.0 und zeige Euch, wie effizient dort die Anforderungsanalyse funktionieren kann.
Effiziente Anforderungsanalyse mit ChatGPT Version 4.0
Mit dem gleichen Ausgangspunkt in Version 4.0 sind die Unterschiede signifikant – seht selbst:
Meine erste Reaktion ist: “Wow!”. Insgesamt ist das Ergebnis wesentlich besser und detaillierter als in der Version 3.5. ChatGPT unterscheidet in Version 4.0 gleich nach funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, so wie in der Anforderungserhebung üblich. Es macht mir Vorschläge zu den Anforderungen, beschreibt die möglichen technischen Anforderungen und gibt mir einen Überblick zu den wesentlichen Rahmenbedingungen. Alle diese Informationen musste ich in Version 3.5 teilweise selbst zusammentragen, Version 4.0 ist da wesentlich effizienter.
Die Vorschläge sind auch in der Version 4.0 noch teilweise generisch, das liegt aber vermutlich an meinen wenigen Eingaben zum Projekt. Außerdem fehlt an manchen Anforderungen eine Kategorisierung nach MUSS, SOLL und KANN, aber das kann ich als Projektmanager:in oder Business Analyst noch ergänzen.
Mit diesem ersten Vorschlag kann ich im Folgenden in die Gespräche mit der Fachabteilung und dem Entwicklerteam gehen, um die Anforderungen zu präzisieren. ChatGPT liefert hierfür mit der Version 4.0 aus meiner Sicht eine gute Diskussionsgrundlage.
Mein erstes Fazit zur Anforderungsanalyse in ChatGPT:
1. Die Wahl der richtigen Version: Ursprünglich setzte ich auf ChatGPT-3.5. Doch schnell wurde mir klar, dass die Version 4 im Vergleich zur Version 3.5 weitaus bessere Ergebnisse liefert. Während ich in der älteren Version einen zeitaufwändigen Dialog führte, um die Anforderungen herauszuarbeiten, lieferte mir die Version 4.0 schon beim ersten Prompt eine umfassende Anforderungsanalyse für mein Projekt.
2. Wiederholung kann nützlich sein: Manchmal kann es hilfreich sein, den Prompt mehrmals zu wiederholen, um passendere und besser zugeschnittene Ergebnisse zu erhalten.
3. Unterscheidung von Anforderungen: ChatGPT-4 hat in allen Abfragen direkt zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen unterschieden – eine Nuance, die in Version 3.5 fehlte und den Weg zu passenden Vorschlägen leider verlängerte.
4. Der Ton macht die Musik: Ich habe festgestellt, dass klare Anweisungen (z.B. “Führe eine Anforderungsanalyse durch”) bessere Ergebnisse liefern als unspezifische Fragen (z.B. “Kannst Du mir bei der Anforderungsanalyse helfen?”).
5. Ein hilfreiches Werkzeug, aber kein Ersatz: Während ChatGPT sicherlich einen klaren, strukturierten Rahmen und wertvolle Vorschläge bietet, ersetzt es nicht die Notwendigkeit, mit Fachabteilungen, Entwicklerteams und anderen wichtigen Stakeholdern in einen Dialog zu treten. Es stellt jedoch eine gute Diskussionsgrundlage dar und kann das Brainstorming sowie das Sammeln von Anforderungen erheblich beschleunigen.
Für mich persönlich bietet ChatGPT die Möglichkeit, die Anforderungsanalyse sowohl mit einer höheren Qualität ALS AUCH in kürzerer Zeit durchzuführen. Ich werde es auf jeden Fall in weiteren Projekten einsetzen.
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