📆 KI: Wie ChatGPT in der Projektplanung unterstützt?
Willkommen zurück zu meiner Serie – ChatGPT im Projektmanagement. In meinen vorherigen Beiträgen habe ich Euch bereits einige Grundlagen von ChatGPT vorgestellt. Heute nehmen wir uns eine wesentliche Teildisziplin vor: die Projektplanung mit ChatGPT. Lasst uns gemeinsam schauen, wie uns ChatGPT als Projektmanager:in in diesem Bereich unterstützen kann.
Projektmanagement, wie ich es kenne, ist eine Balanceakt Anforderungen, Ressourcen und zeitlichen Vorgaben ständig in Einklang zu bekommen. Häufig sind die drei Elemente des magischen Dreiecks in Bewegung und verändern sich durch Anpassungen der Rahmenbedingungen. Stelle dir vor, ChatGPT könnte dabei helfen:
Ein kurzes Intro: ChatGPT in der Projektplanung
In meiner Entdeckungsreise teste ich die Projektplanung an meinem fiktiven Projekt – “Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen”. Ich habe in der Zwischenzeit die Anforderungen etwas verfeinert und ebenso einen fiktiven Kunden in das Projekt eingefügt, die Stadt Digihausen. Hier die kurze Beschreibung des Projektes:
Stellen Sie sich vor, Sie gehen zu Ihrer lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhalten Sie eine digitale Wartenummer. Noch besser, Sie werden per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt Ihrer Wartezeit informiert. Dies gibt Ihnen die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.
Für mich ist die Planungsphase – oft jener Phase, die über Erfolg oder Misserfolg im Projekt entscheiden kann. Hier lege ich als Projektmanager den Grundstein: Planen, Ressourcen zuweisen, Zeitpläne erstellen und Budget kalkulieren. Schauen wir uns diese Schritte anhand unseres fiktiven Projektes an und lernen wir, wie ChatGPT die Projektplanung vereinfachen kann.
Ich werde euch im Folgenden wieder Prompts und Ergebnisse mit der ChatGPT Version 4.0 zeigen. Wie schon im meinem letzten Artikel festgestellt, sind die Ergebnisse in der Version 4.0 wesentlich detaillierter und hochwertiger. Die Anforderungen des fiktiven Projektes hatte ich ebenfalls in meinem vorherigen Artikel definiert. In ChatGPT baue ich auf diesen Ergebnissen und angelernten Informationen auf, indem ich innerhalb von ChatGPT den gleichen Chat verwende.
Wer meinen letzten Artikel zur Anforderungsanalyse mit ChatGPT nachlesen möchte – einfach hier klicken.
1. Schritt - Auswahl des Projektdesigns
Zu Beginn des Projektes steht häufig die Frage im Raum, welches Projektdesign soll gewählt werden. Aber wie trifft man die richtige Entscheidung bei so vielen Optionen wie z.B. Wasserfall, agil oder hybrid? Hier kann ChatGPT als Berater zur Seite stehen.
Dank der umfassenden Datenbasis und Fähigkeit, Kontexte zu verstehen, kann ChatGPT die spezifischen Anforderungen des Projekts analysieren und basierend auf bewährten Praktiken und aktuellen Trends Empfehlungen für ein passendes Projektdesign abgeben. ChatGPT bereitet mir die Entscheidungsgrundlage inklusive Argumentationen auf. Diese kann mir im Folgenden helfen die Auswahl des Projektdesign gegenüber dem Kunden oder weiteren Stakeholder erklären zu können.
Da ich in meinem fiktiven Projekt davon ausgehe, dass ich als Projektmanager:in eine feste Frist sowie festes Budget von der Stadt Digihausen erhalte, würde ich mich für den hybriden Ansatz entscheiden. Im Weiteren plane ich das Projekt mit festen Phasen, jedoch innerhalb dieser Projektphasen wird mit zweiwöchigen Sprints gearbeitet, um sich möglichen Änderungen der Rahmenbedingungen anpassen zu können.
2. Schritt - Phasenplanung
Bei der Erstellung einer Phasenplanung musste ich etwas experimentieren bis aus meiner Sicht ein passendes Ergebnis entstanden ist. Prompts, die lediglich eine Phasenplanung abfragen, ergeben meiner Meinung nach unvollständige Ergebnisse. Das beste Ergebnis erhalte ich, wenn ich ChatGPT konkrete Vorgaben gebe. In meinem Falle befehle ich eine Phasenplanung nach DIN 69901 durchzuführen und den Phasen erste Arbeitspakete zuzuordnen:
Die vorgeschlagenen Arbeitspakete sind im weiteren Verlauf eine gute Grundlage, um z.B. ein Projekt-Struktur-Plan zu erstellen oder im nächsten Schritt die Beschreibung der Arbeitspakete zu starten.
3. Schritt - Beschreibung der Arbeitspakete
Jedes Arbeitspaket muss im Folgenden mit einer Beschreibung detailliert werden. Welche Kategorien/ Inhalte im Arbeitspaket beschrieben werden sollen, empfehle ich ChatGPT vorzugeben. Ich hatte in einem meiner ersten Versuche nur den Befehl gegeben, eine Beschreibung des Arbeitspaketes – Systementwicklung durchzuführen. Den Ergebnissen fehlten aus meiner Sicht Struktur und inhaltliche Relevanz. Daher hier mein Ergebnis mit der Vorgabe der Inhalte:
Die Beschreibung der Arbeitspakete kann im Folgenden beliebig häufig wiederholt werden, bis alle Arbeitspakete beschrieben sind. Die inhaltliche Prüfung der Ergebnisse muss, wie immer, durch den Projektmanager:in noch einmal selbst erfolgen. Vor allem die Aufwandsschätzungen sollten mit den Entwicklerteams in meinem Beispiel validiert werden, bilden aber einen ersten Anhaltspunkt. Insgesamt ist mir in dieser Aufgabenstellung ChatGPT eine große Hilfe, um die Beschreibung der Arbeitspakete zu beschleunigen.
4. Schritt - Zeitplanung
Durch die zahlreichen Daten und Informationen, die ChatGPT mittlerweile erhalten hat, merke ich, dass die Ergebnisse Stück für Stück passgenauer werden. Auch in der Zeitplanung hilft mir ChatGPT einen Vorschlag zu erarbeiten. Ich merke bei den Eingaben, dass ich die Referenzen zu vorherigen Abschnitten wieder herstellen muss (z.B. zu den Anforderungen), damit ChatGPT keine Informationen vergisst. So probiere ich einen umfangreichen Prompt, um spezifische Angaben zur Zeitplanung meines Projektes zu erhalten:
Insbesondere die Ausgabe der Ergebnisse in Listenform hilft bei der Strukturierung. Im Folgenden könnte ich die Zeitplanung zur Visualisierung in ein Gantt-Chart überführen. ChatGPT bietet dazu die Möglichkeit VBA-Codes für Power-Point zu schreiben. Erste Tests waren noch nicht so zufriedenstellend, so das ich die Darstellung von Zeitplanungen in Power Point & ChatGPT in einem extra Beitrag aufgreifen werde.
5. Schritt - Ressourcenplanung
Im vorletzten Schritt möchte ich eine Ressourcenplanung durchführen, das heißt eine Liste mit den personellen Ressourcen (Mensch), Maschinen und Material, die für das Projekt benötigt werden:
Im ersten Ergebnis sind Menschen und Maschinen mit Mengenangaben hinterlegt, jedoch die Angaben zu den Materialien sehr allgemein gehalten. Daher befehle ich ChatGPT weitere Präzisierung zu den Materialien:
Mit diesem Vorschlag kann ich aus meiner Sicht viel besser arbeiten. Ich muss auch hier die Relevanz als Projektmanager:in wieder selbst prüfen. Einige Materialen sind höchstwahrscheinlich bereits in der Organisation vorhanden und selbstverständlich (z.B. Büromaterialen). Somit kann ich im letzten Schritt zur Budgetplanung übergehen.
6. Schritt - Budgetplanung
Es empfiehlt sich die Budgetplanung in ChatGPT am Ende der Projektplanung durchzuführen, denn anhand der Ergebnisse in der Zeit- und Ressourcenplanung kann ChatGPT die Informationen kombinieren und somit eine detailliertere Budgetplanung vornehmen. In einen meiner Tests habe ich die Budgetplanung in Schritt 5 durchgeführt und somit vor der Ressourcenplanung. In diesem Test erhalte ich ein Gesamtergebnis von 315.850€. Führe ich den die Budgetplanung am Ende durch, kann ChatGPT die Informationen der Ressourcenplanung mit einberechnen und ich erhalte ein überarbeiteten Wert von 362.950€. Seht selbst, wie detailliert ChatGPT das Budget schätzt:
Aus meiner Sicht fehlt in diesem Ergebnis ein finanzieller Puffer für Änderungen der Rahmenbedingungen. Das kann ich als Projektmanager:in noch selbstständig dazurechnen oder es über einer weitere Iteration mit einberechnen lassen.
Fazit zur Projektplanung mit ChatGPT
ChatGPT bietet mir als Projektmanger:in im Bereich der Projektplanung vielfältige Unterstützung, die das Potenzial hat, die Arbeit von Projektmanagern signifikant zu vereinfachen und zu optimieren. Drei zentrale Erkenntnisse aus dem vorgestellten Anwendungsfall lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- ChatGPT berät in der Entscheidungsfindung: Egal, ob es um die Auswahl des richtigen Projektdesigns geht oder um die spezifischen Anforderungen eines Projekts, ChatGPT kann basierend auf seiner umfangreichen Datenbasis und dem Verständnis für Kontexte maßgeschneiderte Empfehlungen geben. Dies zeigt sich insbesondere bei der Auswahl zwischen Wasserfall-, agilen oder hybriden Ansätzen, wobei ChatGPT relevante Trends und bewährte Praktiken miteinbezieht.
- ChatGPT strukturiert und detailliert Projektelemente: Bei der Planung von Phasen, der Beschreibung von Arbeitspaketen oder der Erstellung von Zeitplänen kann ChatGPT helfen, diese Prozesse zu beschleunigen und sie gleichzeitig präzise zu gestalten. Es ist jedoch wichtig, dem System klare und kontextbezogene Prompts zu geben, um passgenaue Ergebnisse zu erhalten. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Aufforderung, eine Phasenplanung gemäß DIN69901 durchzuführen und den Phasen spezifische Arbeitspakete zuzuordnen.
- ChatGPT kombiniert Daten für informationsgestützte Planungen: Durch die Fähigkeit von ChatGPT, aus früheren Interaktionen zu lernen und Informationen aus verschiedenen Schritten zu kombinieren, können sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern und genauer werden. Dies zeigt sich besonders bei komplexeren Planungsaufgaben wie der Budgetplanung, bei der ChatGPT auf Informationen aus den vorherigen Schritten wie Zeit- und Ressourcenplanung zurückgreifen kann, um eine detaillierte und gute Budgetschätzung zu bieten.
Insgesamt verdeutlichen die Anwendungsfälle, dass ChatGPT als wertvolles Werkzeug im Bereich Projektmanagement gesehen werden kann, das jedoch auch die richtige Führung und Überprüfung durch den Projektmanager:in erfordert. Meiner Meinung nach ist es auch in dieser Disziplin ein hilfreiches Tool und ich werde es daher in Zukunft öfter einbeziehen
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