ChatGPT im Stakeholder-Management: Effiziente Kommunikation im Projekt planen
Willkommen zurück zum fünften Teil meiner Reihe: ChatGPT im Projektmanagement. Der heutige Artikel beschäftigt sich mit dem Stakeholder-Management und der Frage, wie ChatGPT dich bei der Analyse und Planung deiner kommunikativen Maßnahmen im Projekt unterstützen kann.
Zu Beginn meiner Laufbahn als Projektmanager habe ich von einem Dozenten einmal gelernt: Projektmanagement besteht aus den drei K´s – Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation. Aus der Praxis kann ich das bestätigen. Projekte sind häufig komplex, die Erwartungen hoch, und die Kommunikation ist somit das Bindeglied zum Erfolg.
Aber wie kann ich als Projektmanager:in sicherstellen, dass die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern – von den Teammitgliedern über Kunden bis hin zu Projektsponsoren – nahtlos und effizient verläuft? Eine Hilfe dazu könnte in der künstlichen Intelligenz liegen, in unserem Fall ChatGPT.
In meinen letzten Artikeln habe ich bereits die Anforderungsanalyse, die Projektplanung als auch das Risikomanagement mit ChatGPT getestet. Somit kann ich bereits auf erlernte Informationen zu meinem Projekt zurückgreifen. Meine Prompts sowie die Ergebnisse präsentiere ich dir mit der Version 4.0 von ChatGPT, welche mir in den vorangegangenen Tests wesentlich bessere Ergebnisse im Vergleich zur Version 3.5 geliefert hat.
Zum Test nutze ich das fiktive Projekt – “Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen” der Stadt Digihausen. Hier die kurze Beschreibung meines Projekts:
Stelle dir vor, du gehst zu deiner lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhältst du eine digitale Wartenummer. Noch besser, du wirst per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt deiner Wartezeit informiert. Dies gibt dir die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.
In meinem Test möchte ich drei wesentliche Teilaspekte des Stakeholder-Managements mit ChatGPT ausprobieren:
- die Stakeholderanalyse.
- der Kommunikationsplan und
- die Kommunikationsmatrix.
Auf geht´s!
Teil 1 - Die Stakeholder im Projekt mit ChatGPT analysieren
Bei der Stakeholderanalyse möchte ich als Projektmanager herausfinden, wer alles von meinem Projekt oder einer Entscheidung betroffen ist. Dabei analysiere ich, welche Interessen und welchen Einfluss die verschiedenen Stakeholder haben. Ich bewerte diese Informationen und nutze sie, um eine Strategie zu entwickeln, wie ich im Projekt mit jedem Stakeholder effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten kann. Im Grunde genommen ist die Stakeholderanalyse eine Art Landkarte, die zeigt, wer wichtig ist und wie man am besten mit ihnen umgeht.
Ich führe diese Analyse zu Beginn eines Projektes durch und wiederhole sie regelmäßig im Verlauf des Projektes, da sich die Zusammensetzung und Relevanz der Stakeholder verändern kann.
ChatGPT ist dabei ein Hilfsmittel, um einen Überblick über die relevanten Stakeholder zu erhalten. Daher mache ich es mir in meinem Beispiel einfach und befehle ChatGPT, eine Stakeholderanalyse durchzuführen:
Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung in eine Excel-Tabelle überführt:
Durch die tabellarische Darstellung erhalte ich einen guten Überblick über die Stakeholder in meinem Projekt. ChatGPT unterteilt in der Analyse ohne eine konkrete Vorgabe die Kategorien Stakeholder, Interessen sowie Einfluss und mögliche Strategien. Ehrlich gesagt, überrascht mich das. Denn im Bereich des Risikomanagements musste ich wesentlich detailliertere Vorgaben in meine Prompts eingeben, um ähnlich gute Ergebnisse zu erhalten.
ChatGPT kann in meinem Fall auf keine spezifischen Informationen zu den handelnden Personen zurückgreifen und beruft sich daher nur auf Rollen und generische Interessen. Die aufgezählten Rollen der Stakeholder, die Auflistung der Interessen am Projekt sowie die Bewertung von Einfluss und Interessen wirken auf mich als Projektmanager plausibel. Ebenso erhalte ich Vorschläge zur Strategie bzw. zu den kommunikativen Maßnahmen für jeden Stakeholder. Als Projektmanager:in muss ich die Übersicht natürlich noch mit den echten Namen und Personengruppen im Projekt ergänzen, aber insgesamt ist es ein sehr gutes Ergebnis. Es scheint mir, dass ChatGPT in der Stakeholderanalyse bereits methodisch gut trainiert ist.
Teil 2 - Die Kommunikation im Projekt mit ChatGPT planen
Im weiteren Schritt benötige ich einen Kommunikationsplan für das Projekt und möchte diesen mit ChatGPT erstellen lassen. Ein Kommunikationsplan legt fest, wie, wann und was man den verschiedenen Beteiligten eines Projekts mitteilt.
Dieser Plan bestimmt, welche Informationen für welche Stakeholder wichtig sind und wie man diese am besten erreicht, zum Beispiel per E-Mail, Meetings oder Telefonaten. Ziel ist es, alle auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu vermeiden. Der Plan hilft auch dabei, die Erwartungen der Stakeholder zu managen und ihre Unterstützung für das Projekt zu gewinnen. Er ist somit der Fahrplan für die Projektkommunikation.
Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung wieder in eine Excel-Tabelle überführt:
Von der Struktur und den gewählten Kategorien in der Kommunikationsplanung bin ich wieder sehr zufrieden. Doch inhaltlich ist meiner Meinung nach noch Luft nach oben. Als Beispiel müssen der Projektmanager und der Datenschutzbeauftragte mit sich selbst kommunizieren, denn bei den Verantwortlichen schlägt mir ChatGPT jeweils dieselbe Person vor. Ebenso müssen die Kommunikationsziele und die Frequenzen der Kommunikation geprüft und weiter ausgeführt werden. Ansonsten finde ich wieder überwiegend gute Vorschläge, auf die ich als Projektmanager:in aufbauen kann.
Teil 3 - Eine Kommunikationsmatrix mit ChatGPT erstellen
Im letzten Abschnitt möchte ich eine Kommunikationsmatrix mit Hilfe von ChatGPT erstellen. Eine Kommunikationsmatrix zeigt mir, wer in einem Projekt mit wem kommunizieren soll und auf welche Weise. Sie listet alle wichtigen Stakeholder auf, die das Projekt beeinflussen oder davon beeinflusst werden, und weist ihnen bestimmte Kommunikationskanäle zu, wie z.B. E-Mail, Meetings oder Telefonate.
Die Kommunikationsmatrix hilft dabei, den Informationsfluss zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder die Informationen bekommt, die er oder sie benötigt. Sie ist ein praktisches Werkzeug, um die Kommunikation im Projekt klar und effizient zu gestalten. So wird nichts Wichtiges übersehen, und es gibt weniger Missverständnisse.
Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung auch hier wieder in eine Excel-Tabelle überführt:
Das beste Ergebnis habe ich in meinem Fall nach dem dritten Versuch erhalten, nachdem ich die Unterscheidung nach Stakeholdern und Methoden im Prompt ergänzt habe. Durch diese Präzisierung erhalte ich das gewünschte Ergebnis und somit einen Überblick über die Kommunikationsmaßnahmen und Stakeholder.
Fazit
Zusammenfassend nehme ich drei wesentliche Erkenntnisse zum Stakeholder-Management mit ChatGPT mit:
- Mit ChatGPT lässt sich eine Stakeholderanalyse schnell und übersichtlich durchführen: Der Einsatz von ChatGPT erweist sich als sehr nützliches Tool für die Analyse der Stakeholder. Die KI bietet eine schnelle und übersichtliche Darstellung der verschiedenen Stakeholder, ihrer Interessen und des Einflusses, den sie auf das Projekt haben könnten. Dies ist besonders wertvoll in der Anfangsphase eines Projekts, aber auch bei sich ändernden Bedingungen.
- ChatGPT hat Verbesserungspotenzial beim Kommunikationsplan: Während ChatGPT bei der Erstellung des Kommunikationsplans grundsätzlich gute Arbeit leistet, gibt es einige Bereiche, die die Überprüfung und Anpassung des Projektmanagers oder der Projektmanagerin erfordern. Zum Beispiel waren die vorgeschlagenen Verantwortlichkeiten für die Kommunikation nicht immer sinnvoll zugeordnet, und weitere Details wie Kommunikationsziele und Frequenzen müssten ergänzt werden.
- ChatGPT leitet schnell und übersichtlich die passende Kommunikationsmatrix ab: Mit ChatGPT lässt sich aufbauend auf den bereits generierten Daten eine Kommunikationsmatrix einfach und effizient ableiten. Durch die Möglichkeit, den Prompt für die Matrix zu präzisieren, konnte ein nützliches Übersicht erstellt werden, die den Informationsfluss im Projekt aufzeigt.
Insgesamt zeigt der Artikel, dass ChatGPT sich ebenso als wertvolles Werkzeug im Bereich des Stakeholder-Managements beweist. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt, insbesondere bei der Feinabstimmung des Kommunikationsplans, bietet die Technologie auch hier erhebliche Effizienzsteigerungen und wertvolle Einblicke für Projektmanager:innen.
❓Was denkst Du in welchen Anwendungsfällen kann ChatGPT beim Stakeholder-Management ebenfalls unterstützen? Schreib mir gerne deine Ideen und Gedanken dazu.
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und ich bin IT-Projektmanager mit einer Passion für Qualität und stetige Verbesserung. In meiner Rolle als externer Berater helfe ich Ihnen ihre IT-Projekte zum nachhaltigen Erfolg zu führen. Mein Motto: Gemeinsam. Projekte. Können.
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