ChatGPT und Project Canvas: Ein dynamisches Duo für die Entwicklung eines unternehmenseigenen Chatbots
Als Projektmanager weiß ich, wie komplex ein Projektvorhaben gerade zu Beginn wirken kann. Meine Aufgabe ist es allen am Projekt Beteiligten ein einheitliches Bild zu vermitteln. Project Canvas ist dabei ein hilfreiches Werkzeug, mit dem die wesentlichen Aspekte eines Projekts übersichtlich und verständlich dargestellt werden.
In der Regel – und so handhabe ich es – wird diese Projekt-Leinwand (Canvas) im Team erarbeitet und hilft beim Planen, Diskutieren, Verstehen und Kommunizieren des neuen Vorhabens. Sie stellt alle Kernelemente des Projekts in Form eines One-Pagers dar. Die vorangegangene Abbildung zeigt die Vorlage, wie ich sie nutze. Ihr könnt sie ebenfalls bei euren Projekten verwenden. Kommentiert dazu einfach diesen LinkedIn-Beitrag mit „Wie cool wäre es, diese Vorlage zu haben“.
Die Idee: Mein eigener Chatbot
Nun möchte ich die Theorie in die Praxis umsetzen. In diesem Fall nicht mit dem Projektteam, sondern mit Hilfe von ChatGPT. Das KI-Tool soll mir dabei helfen ein Canvas für mein fiktives Projekt zu erstellen:
Eigener Chatbot – Entwicklung eines firmeninternen, datenschutzkonformen Chatbots
Dieses fiktive Projekt zielt darauf ab, einen spezialisierten Chatbot für mein Unternehmen zu entwickeln, der sich durch Datenschutzkonformität und die Fähigkeit, sowohl mit öffentlichen als auch mit vertraulichen internen Informationen zu arbeiten, auszeichnet. Der Chatbot soll als zentrale Schnittstelle für verschiedene Anforderungen innerhalb des Unternehmens dienen, beispielsweise für die Beantwortung häufig gestellter Fragen (Wissensdatenbank), die Unterstützung bei IT-Problemen, die Erleichterung von HR-Prozessen und die Bereitstellung spezifischer Unternehmensdaten.
Unternehmenseigene Chatbots sind auf dem Vormarsch
Firmen wie dm und Bosch sind zwei der Vorreiter in Bezug auf firmeneigene Chatbots. Die Idee eigene Chatbots zu verwenden, begründet sich u.a. im Datenschutz und der Möglichkeit die Künstliche Intelligenz spezifisch an eigene Prozesse anzupassen und mit firmeneigenen sowie internen Daten zu trainieren. Bosch’s Chatbot wurde zusammen mit dem deutschen Unternehmen Aleph Alpha entwickelt, bietet also in Sachen Datenschutz und DSGVO-Konformität entscheidende Vorteile. dm‘s Chatbot namens dmGPT basiert auf ChatGPT-3.5 und wurde gemeinsam mit OpenAI entwickelt. Er wird auf der unternehmenseigenen Cloud-Infrastruktur bereitgestellt und soll als Werkzeug dienen, um den Mitarbeitenden das Arbeitsleben zu erleichtern.
Auch bei meinem fiktiven Projekt für den Chatbot lege ich Wert auf ein geschlossenes System, indem ich die Einhaltung der Informationssicherheits- und Datenschutzstandards selbst überprüfen kann und, in dem vertrauliche Informationen innerhalb meiner Organisation bleiben. Der Chatbot soll mir und meinen Mitarbeitenden als Wissensdatenbank dienen, interne Prozesse vereinfachen und die Qualität der täglichen Arbeit verbessern.
Wie ChatGPT die Entwicklung eines firmeninternen Chatbots unterstützt
Wie ihr euch bestimmt vorstellen könnt, ist die Entwicklung eines eigenen Chatbots ein sehr komplexes Projekt. ChatGPT soll mir dabei helfen das Vorhaben strukturiert und effizient anzugehen. Grundvoraussetzung ist, dass ChatGPT zunächst die Project Canvas Methode kennt. Darüber vergewissere ich mich, in dem ich KI frage.
ChatGPT kennt die Methode und dessen Mehrwert. Die Schlüsselelemente, die mir vorgeschlagen werden, sind nicht identisch mit denen, die sich in meiner Praxis bewährt haben. Daher entscheide ich mich ChatGPT neben dem Projektvorhaben auch die Schlüsselkomponenten aus meiner Vorlage vorzugeben und bitte es um Unterstützung bei der inhaltlichen Ausarbeitung.
Hier folgt das Ergebnis zum eingegebenen Prompt:
ChatGPT hat meine vorgegebenen Schlüsselelemente erkannt und zu jedem den passenden Inhalt geliefert. Wie erwartet nennt es keine konkreten Zahlen (weder Budgets noch Zeitpläne), gibt mir aber wertvolle Informationen darüber, was berücksichtigt werden sollte. Ich bin mit den Informationen zufrieden und übertrage sie in meine Vorlage.
Mit ChatGPT-4 kann ich zwar Dokumente in verschiedenen Dateiformaten erzeugen (bspw. Word oder PDF), allerdings ist die Formatierung innerhalb der ausgegebenen Dokumente für mich nicht zufriedenstellend. Daher erledige ich das händisch.
Während die Erstellung eines Project Canvas normalerweise eine kollaborative Aufgabe ist, die das gesamte Projektteam einbezieht, hat sich ChatGPT als wertvolles Hilfsmittel erwiesen, um diesen Prozess zu unterstützen und zu bereichern. ChatGPT kann als ergänzendes Tool im Team-Brainstorming neue Perspektiven einbringen und die Kreativität fördern. Es dient als schnelle Informationsquelle und verbessert die Kommunikation durch klare Formulierungen. ChatGPT bietet Unterstützung bei der Strukturierung des Project Canvas, indem es sicherstellt, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
Meine Einschätzung zum dynamischen Duo – ChatGPT und Project Canvas
Insgesamt ist ChatGPT kein Ersatz für die wertvolle Teamarbeit bei der Erstellung eines Project Canvas, sondern vielmehr eine Ergänzung, die den Prozess bereichert und effizienter gestaltet. Durch die Integration von KI können wir die Stärken der menschlichen Kreativität mit der Geschwindigkeit und Datenverarbeitungskapazität von KI kombinieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Die Integration von KI-Tools wie ChatGPT in das Projektmanagement, insbesondere bei der Erstellung eines Project Canvas, ist mehr als nur eine Zeitersparnis – es ist eine Revolution in der Art und Weise, wie wir Projekte angehen und realisieren. Für mich hat diese Erfahrung nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch einen neuen Horizont an Möglichkeiten eröffnet.
❓❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Wie seht Ihr die Rolle von KI in der Zukunft des IT-Projektmanagements?
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und als erfahrener IT-Projektmanager verbinde ich Fachkompetenz mit menschlicher Führungskunst, um innovative Lösungen zu gestalten. Meine Vision: Technologie menschlich machen, Struktur in Komplexität bringen und dauerhafte Erfolge für mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne sichern. Vertrauen, Qualität und Nachhaltigkeit sind die Säulen meiner Beratungsphilosophie. Mein Motto: Gemeinsam. Projekte. Können.
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Das Project Canvas ist angelehnt an und inspiriert von dem Original von “Over the Fence” – siehe overthefence.com.de, Lizenzrechtliche Hinweise: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/