Mit ChatGPT sind Konflikte im Projekt Schnee von gestern
Klingt das zu schön, um wahr zu sein?
In diesem Beitrag werde ich untersuchen, wie der Einsatz von ChatGPT Konflikte entschärfen oder sogar verhindern könnte. Kann diese innovative KI-Technologie tatsächlich dazu beitragen, dass Konflikte in Projekten der Vergangenheit angehören? Begleitet mich auf dieser abschließenden Etappe meiner Reihe “Künstliche Intelligenz im Projektmanagement”, um mehr darüber zu erfahren.
Das Beispiel-Projekt “Eigener Chatbot” kennen einige von euch bereits aus meinen letzten Beiträgen. Für alle, die neu dabei sind, gibt’s hier eine kurze Zusammenfassung:
Eigener Chatbot – Entwicklung eines firmeninternen, datenschutzkonformen Chatbots
Dieses fiktive Projekt zielt darauf ab, einen spezialisierten Chatbot für mein Unternehmen zu entwickeln, der sich durch Datenschutzkonformität und die Fähigkeit, sowohl mit öffentlichen als auch mit vertraulichen internen Informationen zu arbeiten, auszeichnet. Der Chatbot soll als zentrale Schnittstelle für verschiedene Anforderungen innerhalb des Unternehmens dienen.
Zu spät reagiert: Wenn der Konflikt zur Krise wird
Stellen wir uns folgendes Szenario vor:
“In unserem fiktiven Projekt kam es zu einem ernsten Kommunikationskonflikt. Trotz klarer Datenschutzvorgaben gab es Missverständnisse im Team, die dazu führten, dass der Chatbot personenbezogene Daten ohne adäquate Sicherheitsmechanismen verarbeitete. Als der Chatbot online ging, entdeckte ein aufmerksamer Mitarbeiter umgehend, dass Kundendaten ohne deren Einwilligung verarbeitet wurden. Diese Information verbreitete sich rasch unter den Mitarbeitern, was zu einer Welle der Unruhe führte.
Die Situation eskalierte schnell zu einer Krise, als die Datenschutzverletzung nicht nur intern, sondern auch in sozialen Medien publik wurde. Kunden und Geschäftspartner äußerten öffentlich ihre Bedenken über den Vorfall, was zu einem erheblichen Imageverlust des Unternehmens führte. Die Datenschutzbehörden nahmen daraufhin Ermittlungen auf, was das Risiko von Strafen und langfristigen rechtlichen Folgen mit sich brachte.
Die interne Dynamik im Team verschlechterte sich zusehends. Anstatt gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten, wiesen die Teammitglieder einander die Schuld zu. Die daraus resultierende Vergiftung des Arbeitsklimas und der Vertrauensverlust zwischen den Kollegen beeinträchtigten die Produktivität und Moral erheblich. Der Vorfall offenbarte nicht nur die Schwächen in unserem Kommunikations- und Compliance-System, sondern stellte auch die Kompetenz des Managements in Frage, was zu einer gründlichen Überprüfung der Projektmanagement-Prozesse führte.”
Wäre diese Krise vermeidbar gewesen?
Konflikte gehören häufig zum Projektalltag, doch ihre Eskalation zu Krisen kann vermieden werden.
In unserem Beispiel-Projekt resultierte die Krise aus einem Kommunikationskonflikt innerhalb des Projektteams, der durch ein Missverständnis hinsichtlich der Datenschutzanforderungen entstand. Das Team hatte die Aufgabe, einen firmeninternen Chatbot zu entwickeln, der in der Lage sein sollte, sowohl mit öffentlichen als auch mit sensiblen internen Informationen umzugehen. Trotz klarer Vorgaben zum Datenschutz kam es zu Unklarheiten darüber, wie diese Anforderungen technisch umzusetzen waren. Einige Teammitglieder gingen davon aus, dass die bestehenden Sicherheitsmechanismen ausreichen würden, während andere diese Notwendigkeit übersahen oder missverstanden. Ebenso wurde auf die Schulung der Mitarbeitenden verzichtet, um mit dem richtigen Umgang von Kundendaten zu sensibilisieren. Dieses Missverständnis führte zur Entwicklung und Implementierung von Chatbot-Funktionen, die nicht den internen Datenschutzrichtlinien entsprachen.
Ich bin mir bewusst, dass das ein sehr zugespitzte Darstellung ist. Dennoch sollte klar sein, dass aus einem vermeintlich kleinen Missverständnis ein ernsthaftes Problem entstehen kann, wenn es nicht rechtzeitig erkannt wird.
Konflikte rechtzeitig erkennen
Bevor ein Konflikt eskaliert, gilt es frühzeitig typische Signale zu erkennen, um schnell eingreifen zu können. ChatGPT kann mir dabei helfen Störfaktoren zu kennen und rechtzeitig zu identifizieren. ⬇️
Es empfiehlt sich den Punkt “Probleme und Verbesserungen” als festen Agenda-Punkt in Meetings aufzunehmen oder regelmäßige Lessons Learned durchzuführen. Auch außerhalb von Meetings ist es ratsam als Projektmanager ein offenes Ohr zu haben und den ständigen Kontakt mit dem Projektteam zu halten. Das schafft eine angemessene und respektvolle Arbeitsatmosphäre, in der sich Konflikte früh erkennen lassen.
Angemessen handeln
Der Konflikt ist da und darf gelöst werden. Fragen wir ChatGPT, wie es angemessen handeln würde.
Meine persönliche Erfahrung ist, dass Probleme möglichst früh gelöst werden sollten, wenn sie noch verhältnismäßig klein sind. Wird sie erst einmal zum Projektbremser, ist die Lösung ungleich schwieriger und langwieriger. Der Schlüssel zur Lösung liegt darin, Probleme offen anzusprechen. ChatGPT gibt mir hier zumindest wieder einen Leitfaden, um in schwierige Gespräche einzusteigen.
Kann ChatGPT Konflikte in Projekten vermeiden?
Nein! ChatGPT allein nicht in der Lage ist Konflikte oder gar Krisen in Projekten zu vermeiden. Es kann aber unterstützen, in dem es …
🗣️ … hilft Konflikte rechtzeitig zu erkennen und angemessen zu handeln
🤝 … Kommunikationslücken schließt
📝 … Informationen transparent zugänglich macht
👩💻 … Als Entscheidungshilfe fungiert
Viele Stolpersteine sind unvermeidbar, weil man als Projektmanager nicht immer und überall sein kann. Projektteams sind soziale Systeme mit sozialen Bedürfnissen, die es anfällig machen für soziale Probleme.
Es ist wichtig zu verstehen, dass ChatGPT eine KI-basierte Software ist, die menschliches Urteilsvermögen und zwischenmenschliche Fähigkeiten nicht ersetzen kann. In Konfliktsituationen ist das menschliche Einfühlvermögen unerlässlich. Die Kombination aus KI-Unterstützung und menschlichem Konfliktmanagement kann jedoch eine leistungsfähige Strategie sein, um das Auftreten und die Eskalation von Konflikten in Projekten zu reduzieren.
Wie es weiter geht…
Mit dem Abschluss meiner Reihe „Künstliche Intelligenz im Projektmanagement“ öffnen wir die Tür zu einem neuen Thema: Die praktische Implementierung von KI in Unternehmen. Es warten viele Fragen rund um den AI Act und das Thema Datenschutz. Wie kann KI in der realen Unternehmenswelt Fuß fassen? Lasst uns gemeinsam praktische Einblicke und Lösungen entdecken.
❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Gibt es bereits KI-Tools, die in eurem Unternehmen eingesetzt werden?
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und als erfahrener IT-Projektmanager verbinde ich Fachkompetenz mit menschlicher Führungskunst, um innovative Lösungen zu gestalten. Meine Vision: Technologie menschlich machen, Struktur in Komplexität bringen und dauerhafte Erfolge für mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne sichern. Vertrauen, Qualität und Nachhaltigkeit sind die Säulen meiner Beratungsphilosophie. Mein Motto: Gemeinsam. Projekte. Können.
Folge mir auch gerne auf LinkedIn und erhalte die neuesten Artikel!