KI: Wie ChatGPT hilft, SMARTe Ziele im Projektmanagement zu setzen
Wer von euch hat sich schon in einem Meer an Projektzielen verloren gefühlt? Die Definition klarer und erreichbarer Ziele ist für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts unerlässlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Ziele sowohl ambitioniert als auch realistisch sind? Die Antwort liegt oft in der Anwendung der SMART-Methode. In diesem Beitrag möchte ich euch näherbringen, wie ChatGPT dabei helfen kann Projektziele nach dieser Methodik zu erstellen.
In meinen letzten Artikeln habe ich bereits das Stakeholder-Management, die Anforderungsanalyse, die Projektplanung als auch das Risikomanagement mit ChatGPT getestet. Somit kann ich bereits auf erlernte Informationen zu meinem Projekt zurückgreifen. Meine Prompts sowie die Ergebnisse präsentiere ich dir mit der Version 4.0 von ChatGPT. Zum Test nutze ich mein fiktives Projekt – “Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen” der Stadt Digihausen. Hier nochmal die kurze Beschreibung meines Projekts:
Stelle dir vor, du gehst zu deiner lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhältst du eine digitale Wartenummer. Noch besser, du wirst per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt deiner Wartezeit informiert. Dies gibt dir die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.
Starten wir nun mit dem Test in ChatGPT.
Schritt 1 - Was sind SMART(e) Projektziele?
Auch ich muss mein Wissen regelmäßig auffrischen, daher frage ich ChatGPT zunächst nach einer Erklärung der SMART-Methode und möchte fünf Beispiele für Projektziele. So können wir gleich testen, ob ChatGPT die SMART-Methode kennt.
ChatGPT kennt wie erwartet die SMART-Methode und liefert fünf Beispiele im IT-Projektmanagement samt konkreter Tipps zur Formulierung. Das sollte eine gute Grundlage sein, um die Ziele für das Projekt der Stadt Digihausen näher zu betrachten.
Schritt 2: SMART(e) Projektziele für die Stadt Digihausen
Ich starte in einem leeren Chat – d.h. ChatGPT hat keine weiteren Information als die Projektbeschreibung – und gebe die Aufforderung SMART(e) Projektziele zu definieren.
Das Programm hat sich offensichtlich dafür entschieden die Ziele eher SMART zu kategorisieren als SMART zu formulieren. Ich bitte ChatGPT das Projektziel prägnant und SMART zu formulieren.
So passt’s aus meiner Sicht besser. Damit nimmt mir ChatGPT sogar Arbeit ab, indem selbstständig untersucht, inwieweit das Projektziel spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert ist. Das ist aus meiner Sicht eine gute Hilfe, denn so kann ich nachprüfen, ob die Projektziele ausreichend formuliert sind und den SMART-Kriterien entsprechen. ✅
Schritt 3 - Kategorisierung der Projektziele
Die Kategorisierung nach SMART – wie es ChatGPT zu Beginn getan hat – ist in der Praxis aus meiner Sicht unüblich, weshalb ich als nächstes um folgende Kategorisierung bitte:
- Gesamtziel
- Nutzungsziele
- Leitungsziele
- Terminziele
- Kostenziele
- Soziale Ziele
- Nicht-Ziele
Zusätzlich bekommt das Programm Informationen über die geplante Projektdauer und das Gesamtbudget. Beides ist bisher nicht bzw. falsch berücksichtigt. Ich verwende die Angaben aus meinem Beitrag zum Thema Projektplanung, um hier eine Vergleichbarkeit herzustellen.
Auf den ersten Blick fällt auf, dass ChatGPT den Umfang der Ziele deutlich vergrößert hat. Beispielsweise sind Informationen zur Uptime oder einer vorgesehenen Testphase nach 6 Monaten neu. Eine Überprüfung der Teilziele von mir als Projektmanager kann mir ChatGPT nicht abnehmen und dennoch gibt es mir einen sehr guten Leitfaden für die Definition meiner Projektziele – auch in dieser Tiefgründigkeit – an die Hand.
Einschätzung und Fazit
Was habe ich erwartet? Ich habe erwartet, dass ChatGPT die Projektziele bereits nach der ersten Aufforderung SMART formuliert. Stattdessen war vielmehr die Kategorisierung der Projektziele SMART. Auch in diversen Chats, auf deren Veröffentlichung ich hier der Übersicht halber verzichtet habe, verbindet ChatGPT mit der SMART-Methode eher die Kategorisierung als die Formulierung. Als hilfreich habe ich das zu Beginn nicht empfunden.
Über einen kleinen Umweg bin ich dann doch an meine SMART(en) Projektziele gekommen und habe festgestellt, dass mir ChatGPT auch im nächsten Planungsschritt helfen kann, wenn die Ziele konkreter und detaillierter werden.
Insgesamt zeigt der Artikel, dass ChatGPT sich ebenso als wertvolles Werkzeug im Bereich der Zielplanung beweist. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt, bietet die Technologie auch hier erhebliche Effizienzsteigerungen und wertvolle Einblicke für Projektmanager:innen. Am Ende bin ich als Projektmanager:in gefragt, die Inhalte zu überprüfen und auf meine Bedürfnisse anzupassen. Jedoch so kennen, wir das auch schon aus vorangegangen Tests. Ich bin gespannt, welche weiteren Erkenntnisse ich in den nächsten Wochen herausfinde und Euch präsentieren darf.
❓Habt Ihr schon einmal ChatGPT bei der Definition von Projektzielen verwendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken in den Kommentaren.
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und als erfahrener IT-Projektmanager verbinde ich Fachkompetenz mit menschlicher Führungskunst, um innovative Lösungen zu gestalten. Meine Vision: Technologie menschlich machen, Struktur in Komplexität bringen und dauerhafte Erfolge für mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne sichern. Vertrauen, Qualität und Nachhaltigkeit sind die Säulen meiner Beratungsphilosophie. Mein Motto: Gemeinsam. Projekte. Können.
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