KI im Projektmanagement: Wie ChatGPT beim Ausfüllen von Dokumenten unterstützen kann?
Kennt ihr das? Ein wichtiges Dokument muss erstellt werden, aber die Zeit ist knapp und der Aufwand groß. Genau so ein Dokument ist zum Beispiel der Projektsteckbrief: Er ist entscheidend, um Projekte von Anfang an auf Kurs zu bringen. ChatGPT kann euch als virtueller Assistent dabei helfen, die wichtigsten Informationen effizient und präzise zusammenzustellen. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz Dokument auf zwei verschiedene Arten erstellen und dabei wertvolle Zeit sparen könnt. Als Beispiel nehme ich den Projektsteckbrief. Welche beiden Arten das sind? Lest weiter, um mehr zu erfahren!
Der Projektsteckbrief
Ein Projekt-Steckbrief ist ein kompaktes Dokument, das die wichtigsten Informationen eines Projekts zusammenfasst, einschließlich Ziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen und Risiken. Er dient als Grundlage für die Projektgenehmigung und hilft, das Projekt allen Stakeholdern klar zu kommunizieren. Der Steckbrief ist besonders wichtig in der Initialisierungsphase, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Er wird oft auch zur Kontrolle und Nachverfolgung des Projektfortschritts verwendet. Zudem unterstützt er bei der Entscheidungsfindung und Priorisierung im Projektverlauf.
Wie kann ChatGPT beim Erstellen helfen?
ChatGPT hat sich bereits in unseren letzten Blog-Beiträgen als hilfreicher Partner in der Projektdokumentation erwiesen. Nun möchte ich herausfinden, wie viel Zeit und Aufwand tatsächlich eingespart werden kann. Dazu nutze ich das folgende Beispiel-Projekt:
Einführung eines Gesundheitsportals für Mitarbeiter:innen
Projektbeschreibung: Entwicklung einer Plattform, auf der Mitarbeiter täglich ihren Gesundheitsstatus und ihr Wohlbefinden einchecken können. Die Plattform könnte einfache Fragen zu Schlaf, Ernährung, Stress und Bewegung enthalten.
Ich teste zwei Varianten: Zum einen die manuelle Übertragung in eine Vorlage, die ich bereits mit dem Project Canvas angewendet habe, und zum anderen die automatische Übertragung, bei der ich herausfinden möchte, ob ChatGPT in der Lage ist, Dokumente wie z.B. Excel zu verarbeiten, auszufüllen und als Ergebnis bereitzustellen.
Variante 1 - Manuelle Übertragung in eine Vorlage
In dieser Variante nutzt ihr ChatGPT, um die Inhalte für euren Projektsteckbrief zu erstellen, die ihr anschließend in eure vorhandene Vorlage übertragt. Hierbei kann ChatGPT als Ideenlieferant und Textgenerator dienen, wenn ihr noch keine Vorlage habt:
- Punkte definieren: Teilt ChatGPT mit, welche spezifischen Punkte ihr in eurem Projektsteckbrief abdecken möchtet, wie z.B. Projektziele, Umfang, Zeitplan, Ressourcen und Risiken.
- Generierte Inhalte: ChatGPT kann euch helfen, die passenden Inhalte zu generieren, indem es gezielte Fragen stellt und auf Basis eurer Antworten Texte formuliert. Beispielsweise könnte es fragen:
- Projektziele: „Was sind die Hauptziele dieses Projekts?“
- Umfang: „Welche Aufgaben und Aktivitäten umfasst das Projekt?“
- Ressourcen: „Welche Ressourcen werden benötigt?“
- Manuelle Übertragung: Die von ChatGPT generierten Texte könnt ihr einfach in eure Word- oder Excel-Vorlage kopieren und dort weiterbearbeiten.
Demonstration am Beispiel-Projekt:
Zu Demonstrationszwecken habe ich ChatGPT lediglich Projekttitel und die -beschreibung zur Verfügung gestellt. Weitere für den Steckbrief relevante Inhalte, die sich nicht direkt aus der Beschreibung ableiten lassen, darf die KI ergänzen. Des Weiteren konzentriere ich mich auf die ersten sechs Punkte des Steckbriefs. Natürlich kann dieser Ansatz auch auf weitere Punkte angewendet werden, indem ihr die Liste im Prompt einfach erweitert.
Variante 1 zeigt, wie effektiv ChatGPT bei der Erstellung eines Projektsteckbriefs unterstützen kann, indem es gezielte Inhalte generiert. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, ist es wichtig, der KI möglichst detaillierte Informationen zum Projekt bereitzustellen.
Diese Methode eignet sich besonders für Nutzer, die eine manuelle Übertragung in ihre bestehende Vorlage bevorzugen, da sie Flexibilität und Kontrolle über das endgültige Dokument bietet.
Variante 2 - Automatische Übertragung
Für diejenigen, die nach einer effizienteren Lösung suchen, bietet ChatGPT die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Erstellung eines Projektsteckbriefs zu automatisieren:
- Vorlagen-Upload: Ihr ladet eure Vorlage direkt bei ChatGPT hoch.
- Automatische Erkennung: ChatGPT analysiert die Struktur eurer Vorlage und identifiziert die relevanten Abschnitte und Felder, die ausgefüllt werden müssen.
- Automatische Ausfüllung: Basierend auf euren Antworten füllt ChatGPT die Vorlage automatisch aus. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass der Steckbrief vollständig und konsistent ist.
- Ergebnis im Originalformat: Ihr erhaltet den ausgefüllten Projektsteckbrief im Originalformat zurück, sodass er sofort verwendet oder bei Bedarf weiter angepasst werden kann.
Demonstration am Beispiel-Projekt:
ChatGPT kennt mein Projekt bereits, da ich im selben Chat arbeite, in dem ich auch schon die manuelle Übertragung (Variante 1) getestet habe. Deshalb formuliere ich im Prompt lediglich Anweisung, das Dokument zu analysieren und die Informationen einzutragen, und lade den leeren Steckbrief in Form einer Excel-Datei hoch.
Das Ergebnis ist ein vollständig ausgefüllter Projektsteckbrief (rechts). Im Vergleich dazu links die Original-Vorlage, die ich meinem Prompt angehangen habe.
Die automatische Übertragung von Informationen in eine Vorlage mit ChatGPT hat sich als äußerst effizient erwiesen. Nachdem die leere Projektsteckbrief-Vorlage hochgeladen wurde, analysiert ChatGPT die Struktur des Dokuments und füllt die entsprechenden Felder präzise mit den bereitgestellten Projektinformationen aus. Ein großer Vorteil dieser Methode ist, dass ChatGPT die Formatierung des Dokuments während der Bearbeitung nicht verändert und lediglich die gewünschten Informationen ergänzt hat. Dadurch kann ich das Dokument nach einer kurzen Prüfung direkt weiterverwenden, ohne zusätzliche Formatierungsaufwände.
Die Einrichtung und Dokumentenanalyse im Vorfeld erforderte zwar etwas Vorarbeit, jedoch wird dieser Aufwand durch die Zeiteinsparungen und die fehlerfreie Erstellung des Projektsteckbriefs wettgemacht. Variante 2 ergänzt die manuelle Übertragung (Variante 1) und kann zusätzliche Zeit einsparen, indem sie den Prozess weiter automatisiert.
Tipps zur Umsetzung der automatischen Übertragung (Variante 2)
- Dokumentanalyse: Lasst Euer Dokument zunächst von ChatGPT analysieren, um genau zu verstehen, welche Informationen sich in welchen Zellen befinden und welche Zellen mit Inhalten befüllt werden sollen.
- Excel vs. Word: Verwendet Excel statt Word, da Excel eine eindeutige Zuweisung von Inhalten zu Zellen ermöglicht und somit präziser mit ChatGPT arbeitet.
- Verbundene Spalten: Erwähnt, ob verbundene Spalten oder weitere Besonderheiten vorhanden sind, und stellen Sie sicher, dass ChatGPT diese erkennen und korrekt bearbeiten kann.
Mein Fazit
Mit ChatGPT habt ihr die Möglichkeit, den Prozess der Erstellung eines Dokuemnts erheblich zu optimieren. Ob ihr die manuelle Variante wählt, bei der ihr gezielte Unterstützung bei der Texterstellung erhaltet, oder euch für die automatische Übertragung entscheidet, hängt von euren spezifischen Bedürfnissen und der Komplexität eures Projekts ab.
Die manuelle Methode (Variante 1) bietet Flexibilität und Kontrolle, indem sie euch ermöglicht, die erstellten Inhalte individuell anzupassen und in bestehende Vorlagen zu integrieren. Die automatische Methode (Variante 2) hingegen spart durch die direkte Verarbeitung von Vorlagen zusätzliche Zeit und minimiert den Aufwand für Nachbearbeitungen – erfordert aber auch zusätzlichen einmaligen Aufwand in der Einrichtung.
Beide Ansätze zeigen, wie leistungsfähig ChatGPT als Werkzeug zur Dokumentation im Projektmanagement ist. Letztlich bietet ChatGPT in beiden Szenarien wertvolle Unterstützung, um eure Projektarbeit effizienter zu gestalten.
❓Habt ihr schon mit der Dokumenten-Upload und Download-Funktion in ChatGPT gearbeitet? Wie ähnlich sehen sich die ausgegeben Dokumente und die hochgeladeen Vorlagen? Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören.
❗️Du willst weitere Use-Cases mit kennenlernen und dich fit machen für den Einsatz von KI im Projektmanagement, dann buche hier eines unserer Seminare oder Workshops.
Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Marcus Rönnert und als Berater für IT-Projektmanagement und KI teste ich generative KI-Tools wie ChatGPT auf Herz und Nieren. Der Fokus liegt dabei auf relevanten Use-Cases in jeder Phase eines IT-Projektes. Das Ziel: Ich möchte herausfinden, wie Künstliche Intelligenz die Arbeit für Projektmanager:innen qualitativ verbessern und effizienter gestalten kann.
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