KI im Projektmanagement: Lässt sich die Projektplanung als GANTT-Chart mit ChatGPT erstellen?
Vor einigen Monaten hätte ich diese Frage noch verneint. Zwar verstand ChatGPT den Begriff “GANTT-Chart”, doch die grafische Darstellung bereitete Schwierigkeiten. Das hat sich mittlerweile geändert.
In diesem Beitrag möchte ich demonstrieren, wie ChatGPT euch nun umfassend bei der Projektplanung unterstützen kann – nicht nur bei der textlichen Ausarbeitung von Inhalten, sondern auch bei der visuellen Darstellung. Dafür nutze ich das Plugin “Diagrams <Show me> for Presentations, Code, Excel”.
Das GANTT-Chart
Ein GANTT-Chart ist ein unverzichtbares Werkzeug für Projektmanager:innen, da es die zeitliche Planung und Überwachung von Projektaufgaben visuell darstellt. Durch die grafische Übersicht können Abhängigkeiten und Meilensteine klar identifiziert werden, was die Kommunikation und Koordination im Team erleichtert. Die visuelle Darstellung hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen und ermöglicht eine effektive Ressourcenzuweisung und Zeitplanung.
Das Plugin "Diagrams: Show me"
Das Plugin “Diagrams: Show me” ermöglicht es Projektmanagern, komplexe Daten und Prozesse in leicht verständliche Diagramme umzuwandeln. Durch die visuelle Darstellung von Informationen können Zusammenhänge und Strukturen schnell erfasst und analysiert werden. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams sowie den Austausch mit den Auftraggebern/ Projektsponsoren.
“Diagrams: Show me” findet man nach dem Öffnen von ChatGPT im Bereich “GPTs erkunden” unter dem Reiter “Produktivität”. Ein Klick auf „Chat beginnen“ startet selbigen. Die Oberfläche ist in ChatGPT integriert, sodass man sich in gewohnter Umgebung wiederfindet.
Um sicher zu gehen, dass man im „richtigen“ Diagrams-Chat und nicht im „herkömmlichen“ GPT-Chat ist, achtet man auf das Diagrams-Logo neben den Ausgaben und den Schriftzug oben links (siehe Markierungen im Screenshot).
Abgesehen von diesen spezialisierten Funktionen, also dem Erstellen und Bearbeiten und Diagrammen, bleibt die Kommunikationsweise weitgehend dieselbe wie mit ChatGPT. Man gibt seine Anfragen als Prompts in das Textfeld ein und das Plugin liefert entsprechende Antworten samt visueller Ausgaben im Chat.
Wie erstelle ich ein GANTT-Chart mit ChatGPT und dem Diagrams-Plugin?
Um die Erstellung eines GANTT-Charts mit ChatGPT und dem Diagrams-Plugin zu demonstrieren, nehmen wir ein einfaches Beispielprojekt:
Einführung eines Gesundheitsportals für Mitarbeiter:innen
Projektbeschreibung: Entwicklung einer Plattform, auf der Mitarbeiter täglich ihren Gesundheitsstatus und ihr Wohlbefinden einchecken können. Die Plattform könnte einfache Fragen zu Schlaf, Ernährung, Stress und Bewegung enthalten.
Der Ablauf erfolgt in drei Schritten:
- Projektaufgaben definieren: Erstellt eine Liste der Arbeitspakete und Aufgaben, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen.
- Zeitplan erstellen: Legt die Start- und Endtermine für jedes Arbeitspaket fest, um einen klaren Überblick über die zeitliche Abfolge der Aufgaben zu erhalten.
- GANTT-Chart erstellen: Verwendet die gesammelten Daten, um mit Hilfe des Diagrams-Plugins ein GANTT-Chart zu erstellen, das die Projektplanung visuell darstellt.
Für die ersten beiden Schritte verwende ich eine Tabelle, in der ich die Arbeitspakete mit ihren jeweiligen Start- und Endterminen aufliste. Diese Tabelle dient mir als Grundlage für die weitere Projektplanung und die Erstellung des GANTT-Chart.
Um die Projektplanung in ein GANTT-Chart zu übertragen, folge ich diesen Schritten:
- 3.1 ChatGPT öffnen und das “Diagrams: Show me” Plugin aktivieren.
- 3.2 Prompt mit der klaren und spezifischen Anweisung formulieren.
- 3.3 Projektplanung als Excel-Datei hochladen.
- 3.4 GANTT-Chart erstellen lassen.
Tipp: Verwendet die Excel-Projektplanung, wie im obigen Bild dargestellt. Diese Struktur hilft ChatGPT, die Daten korrekt zu interpretieren. Andernfalls könnte das Ergebnis ein anderes Diagrammformat wie eine Mind-Map oder ein Flussdiagramm sein. Dass das ebenfalls von Nutzen sein kann, zeige ich in einem meiner nächsten Beiträge.
Zurück zum GANTT-Chart zu den Schritten 3.1 bis 3.3. Den Prompt formuliere ich eindeutig und beziehe die hochgeladene Excel-Datei mit ein. Dadurch stelle ich sicher, dass die KI auf die richtigen Daten zugreift und ein präzises GANTT-Chart erstellt.
Das Ergebnis dieser Eingabe ist ein detailliertes GANTT-Chart, das die gesamte Projektplanung visuell darstellt. Man hat nun die Möglichkeit, dieses GANTT-Chart entweder direkt weiterzubearbeiten oder es als Bild-Datei herunterzuladen.
WIE Bearbeite ICH EIN GANTT-CHART MIT CHATGPT UND DEM DIAGRAMS-PLUGIN?
Ein entscheidender Vorteil der Nutzung des Plugins ist die einfache Bearbeitung solcher Diagramme. Um das zu demonstrieren, füge ich einen Meilenstein hinzu. Wie man das aus ChatGPT bereits kennt, funktioniert das mit dem passenden Prompt.
ChatGPT fügt mir, wie gewünscht, den Meilenstein an der passenden Stelle hinzu. Auf diese Art können weitere Bearbeitungsschritte vorgenommen werden, wie bspw.:
- Farbliche Hervorhebungen
- Zusätzliche Meilensteine oder Arbeitspakete
- Abhängigkeiten anzeigen
Dies ermöglicht eine flexible und dynamische Anpassung des Projektplans, um auf Änderungen oder neue Anforderungen zu reagieren..
Vorteile der Nutzung des Diagram-Plugins
Die Verwendung des “Diagrams: Show me” Plugins in ChatGPT bietet mehrere Vorteile:
- Zeitersparnis: Die visuelle Darstellung wird automatisch erstellt, was den manuellen Aufwand minimiert.
- Klarheit: Die Aufgaben und deren zeitliche Abfolge werden übersichtlich dargestellt, was die Planung und Kommunikation im Team erleichtert.
- Flexibilität: Änderungen und Anpassungen können schnell vorgenommen werden, indem die Eingaben in ChatGPT aktualisiert werden
Mein Fazit
Die Integration von Plugins wie “Diagrams: Show me” in ChatGPT eröffnet neue Möglichkeiten in der Projektplanung. Neben der textlichen Unterstützung kann nun auch die visuelle Darstellung von Projekten direkt in ChatGPT erstellt werden. Dies erleichtert die Planung, Koordination und Überwachung von Projekten erheblich und macht ChatGPT zu einem noch wertvolleren Tool im Projektmanagement.
❓ Habt ihr schon mit Plugins in ChatGPT gearbeitet? Welche sind für euch heute vielleicht schon unverzichtbar? Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören.
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Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Marcus Rönnert und als Berater für IT-Projektmanagement und KI teste ich generative KI-Tools wie ChatGPT auf Herz und Nieren. Der Fokus liegt dabei auf relevanten Use-Cases in jeder Phase eines IT-Projektes. Das Ziel: Ich möchte herausfinden, wie Künstliche Intelligenz die Arbeit für Projektmanager:innen qualitativ verbessern und effizienter gestalten kann.
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