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Was verstehe ich unter IT-Transformation?

Wed, 26 Nov 2025 15:53:12 GMT

IT-Transformation ist ein beflügeltes Wort und wird in der digitalen Welt gerne genannt, ähnlich wie digitaler Wandel oder digitale Transformation. Aber was steckt dahinter? Ich versuche es mit meinen Worten.

Passend dazu war ich am Wochenende im Elektromarkt und kaufte ein neues Gerät für die Arbeit. Ich benötigte noch eine Rechnung für die Buchhaltung und begab mich dazu mit einem Mitarbeiter an ein Serviceterminal. Für die Rechnungsadresse reichte ich ihm meine Visitenkarte, damit er diese einfach abschreiben konnte. Der Mitarbeiter schaut auf meine Visitenkarte und ich ahnte schon, welche Frage jetzt kommt. "Menschenkönner Consulting GmbH, ah. Was machen Sie da?", fragte der Mitarbeiter.

Um es kurz zu halten, sage ich dann meist: "Ich bin IT-Berater". Doch der Mitarbeiter wollte es genauer wissen: "Was machen Sie da mit IT? Und was hat das mit Menschenkönner zu tun?". Nun hatte mich der Mitarbeiter. Er war freundlich und stellt die Frage aufrichtig interessiert.

Also Auftrag war klar: Erkläre einer Person, die nicht im Thema ist, was du machst.

IT-Transformation - einfach erklärt

Meine Antwort: Ich berate Unternehmen bei IT-Transformationen, damit diese strukturiert ablaufen und zum gewünschten Ergebnis führen.

Kurz-gesagt: Eine IT-Transformation ist wie eine Renovierung bloß für die IT von Unternehmen - immer mit dem Ziel besser und fit für die Zukunft zu werden.

Das bedeutet konkret?:

Alte Technik wird durch neue ersetzt (früher: Wechsel von Schreibmaschine zum PC , heute: Einführung von KI)
Programme sollen flexibler und kostengünstiger betrieben werden (z.B. Umzug in die Cloud)
Arbeitsabläufe werden automatisiert (z.B. statt Papier wird mit digitalen Programmen gearbeitet)
die Sicherheit der IT verbessert (z.B. neue Passwortregeln, 2-Faktor-Authentifizierung)

Aber: Eine IT-Transformation betrifft nicht nur die Technik, sondern auch Menschen. Daher auch der Name "Menschenkönner". Ich stelle mir auch immer die Fragen, wie verändert sich deren Arbeitsalltag durch das Vorhaben? Welche Schulungen sind nötig? Und vieles mehr.

Es geht immer um eine ganzheitliche Betrachtung - Technik UND Mensch.

Für den Mitarbeiter des Elektromarkts klang meine Beschreibung anscheinend schlüssig, denn er erzählte mir von der Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems. Er berichtete am Anfang war es mit dem neuen Programm etwas hakelig. Doch die Mitarbeiter bekamen viele Schulungen und jetzt sind sie ganz zufrieden damit. Viele Abläufe gehen schneller und einfacher. Also so wie man sich eine IT-Transformation wünscht.

Treiber von IT-Transformationen

Die Treiber oder Motivationen, warum Unternehmen eine IT-Transformation starten, sind vielfältig. Aus meiner Erfahrung - z.B. bei Banken oder der öffentlichen Verwaltung - sind es vor allem:

wirtschaftliche Faktoren (z.B. Kosten einsparen, Skalierung von Geschäftsfeldern, Flexibilisierung, usw.)
gesetzliche Vorgaben (z.B. DORA in der Finanzwirtschaft, NIS2 für kritische Infrastruktur oder OZG in der öffentlichen Verwaltung)
neue Innovationen oder Technologien (z.B. Nutzung von KI)

Ich denke, diese Faktoren sind auch in anderen Branchen Treiber, um gewohnte Prozesse zu überdenken und neue Abläufe zu etablieren. Somit sein Tun und Handeln als Unternehmen neu auszurichten. Dahinter stehen strategische Ziele: die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, sich an neue Rahmenbedingungen anzupassen und somit langfristig Gewinnen zu ermöglichen bzw. abzusichern. IT-Transformationen dürfen kein Selbstzweck sein, sondern müssen einen strategischen Nutzen für das Unternehmen haben. Auch gesetzliche Vorgaben würde ich dazu zählen, also Wettbewerbsfähigkeit und Bestehen im übergreifenden Sinne zu ermöglichen. Ob die gesetzlichen Vorgaben sinnvoll oder weniger sinnvoll sind, sei mal dahingestellt. Das kommt auf die Vorgabe an.

Als Beispiel: Die KI als technologischer Treiber wird Unternehmen dazu führen, die nächste IT-Transformationen zu starten. Davon bin ich überzeugt. Auf der einen Seite investieren Tech-Unternehmen bereits viel Geld in KI. Doch erste Kritiker spekulieren, ob das eine neue Tech-Blase verursacht. Warum? Weil die Nachfrage aktuell dem Angebot hinterherhinkt. Denn für einige Unternehmen ist der strategische und wirtschaftliche Nutzen von KI noch nicht sichtbar. Und das kann ich nachvollziehen. Ein Sprachmodell ist zwar sinnvoll, doch wenn Prozesse nicht durchgängig digital sind und die KI nicht in die Systeme und Abläufe der Unternehmen eingebettet sind, werden sich die Effizienzgewinne in Grenzen halten. Und somit auch die Bereitschaft der Unternehmen KI einzuführen. Der strategische Nutzen sollte somit im Vordergrund stehen.

Kennzeichen einer IT-Transformation

In der Literatur lassen sich bestimmt viele Kennzeichen für eine IT-Transformation finden, doch ich möchte gerne auf meine Erfahrung eingehen. IT-Transformationen kennzeichnen sich bei mir hauptsächlich wie folgt:

Viele Vorhaben gleichzeitig - mehr Programm als Projekt
Komplexe Sachverhalte - keep it simple
Menschen - es geht um mehr als Technik

Viele IT-Transformationen beschäftigen sich gleichzeitig mit vielen Projekten. Angenommen ich möchte meine Systeme vom eigenen Rechenzentrum in die Cloud umziehen. Ein Teilprojekt beschäftigt sich mit dem Einrichten der Infrastruktur und Schnittstellen, ein weiterer Teil mit dem Umzug der Systeme und ein weiteres Teilprojekt kümmert sich um das Testing & den Rollout in die Organisation. Umso mehr Systeme von den Änderungen betroffen sind, umso komplexer und umfangreicher die Programme. Somit dauern solche Programme meist auch mehrere Jahre und können mehrere Millionen Euro kosten.

Keep-it -simple würde ich mir häufiger wünschen, doch treffe ich in der Regel das Gegenteil an. IT-Landschaften wachsen historisch und werden immer nur erweitertet und maximal ausgereizt. Damit entstehen ebenso Sonderlösungen und komplexe Verzweigungen in den Systemlandschaften, um die Extra-Wünsche der Nutzer zu erfüllen. In einem Transformationsvorhaben kommen diese "Sonderlocken", wieder zum Vorschein. In den Diskussionen konzentrieren sich die Fachabteilungen dann häufiger erstmal auf die Sonderlösungen, als das große Ganze im Blick zu haben. Aus diesem Grund lass ich mich bei IT-Transformationen meist vom 80:20-Prinzip leiten. 80% der Prozesse sollten in der neuen Welt genauso gut oder besser laufen. Ist das erreicht, kümmern wir uns um die weiteren 20%.

Wer denkt, tausche Alt gegen Neu, der hat meist zu kurz gegriffen. Die IT-Transformationen, die nur die Technik im Blick haben, sind (leider) häufig zum Scheitern verurteilt. Egal ob Endgeräte, einzelne Programme, Infrastruktur oder Netzwerk. Früher oder später sind Menschen von den Änderungen betroffen. Wenn die betroffenen Personen im Unternehmen nicht frühzeitig einbezogen werden, informiert und/ oder geschult werden, wird das zu Konflikten und damit zum Scheitern von Vorhaben führen. Also Immer die Faktor Mensch im Blick haben. Lieber einmal zu viel miteinander gesprochen als zu wenig.

Am Ende geht es nicht um Technik allein, sondern um Menschen, Prozesse und die Fähigkeit, sich anzupassen. Um bei dem Beispiel vom Anfang zu bleiben: IT-Transformation ist wie ein Hausumbau. Man kann neue Fenster einbauen, aber wenn die Bewohner nicht wissen, wie sie sie öffnen, bleibt die Luft stickig.

Um zum Abschluss: Wer Lust auf Erfahrungsaustausch und Vernetzung hat, meldet Euch gerne a uf LinkedIn .

NIS2: Governance im Fokus und was die Aufsichtsbehörde erwartet

Tue, 07 May 2024 08:29:38 GMT

International anerkannte Standards im Bereich der Informationssicherheit wie IS2700x zeigen es bereits: Standards bzw. Governance ist ein wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Implementierung von Organisationsstrukturen und Prozessen zum Schutz vor Cyber-Angriffen. Was bedeutet Governance und was regelt NIS2 dazu? Ebenso möchte ich die Frage beleuchten, was sich die Aufsicht von dem Governance-Rahmenwerken verspricht. Dies sollen die Leitfragen dieses Artikels sein und dazu werde ich die entsprechenden Passagen der NIS2-Richtlinie näher beleuchten.

Standards rücken zunehmenden in den Fokus

Wenn von Governance die Rede ist, wird häufig ganz allgemein von Steuerung sowie von organisatorischen Prozessen und Strukturen gesprochen. Bereits mit dem ersten IT-Sicherheitsgesetz von 2015 lag der Schwerpunkt der gesetzlichen Vorgaben auf der Umsetzung organisatorischer und technischer Maßnahmen zur Erhöhung der IT-Sicherheit. Betreiber kritischer Infrastrukturen mussten nachweisen, dass sie IT-Sicherheit nach dem "aktuellen Stand der Technik" umsetzen. Was dies konkret bedeutete, war jedoch auslegungsbedürftig und führte zu Unsicherheiten bei den betroffenen Unternehmen.

Um dem ganzheitlichen Ansatz gerecht zu werden, haben einige betroffene Unternehmen unter anderem Managementsysteme wie ISO2700x eingeführt. Die Norm ISO2700x sieht vor, dass die Steuerung der Informationssicherheit auf höchster Managementebene verankert ist und z.B. durch Budgets und die Benennung eines Informationssicherheitsbeauftragten (ISO) unterstützt werden muss. Eine persönliche Haftung der Leitungsebene oder andere Sanktionsmöglichkeiten ergeben sich weniger durch ein Managementsystem, sondern müssen durch den gesetzlichen Rahmen erfolgen.

Hier setzt die NIS2-Richtlinie in Artikel 20 an.

Leistungsebene wird verantwortlich gemacht

Mit Artikel 20 Absatz 1 der NIS-Richtlinie2 sind die "Leitungsorgane" für die Einhaltung der Risikomanagementmaßnahmen im Bereich der Cybersicherheit verantwortlich, z.B. Geschäftsführer:innen oder Vorstände. Sie überwachen nicht nur die Umsetzung, sondern haften auch bei Mängeln/Verletzungen.

Dies ist an sich nichts Neues. Interessant wird die Frage, welche Sanktionen bei festgestellten Verstößen drohen. Erste Hinweise dazu finden sich im Referentenentwurf des NIS2-Umsetzungsgesetzes.

Der §64 des NIS2-Umsetzungsgesetzes in der Entwurfsfassung vom 03.07.2023 sieht beispielsweise vor, dass das BSI für besonders wichtige Einrichtungen einen Überwachungsbeauftragten bestellen kann, der explizit die Einhaltung der Verpflichtungen überwacht. Dieses Vorgehen erinnert mich an de n Sonderbeauftragten der BaFin bei der Deutschen Bank der im Auftrag der BaFin die Umsetzung der Maßnahmen zur Geldwäscheprävention überprüft.

In einem weiteren Schritt kann besonders wichtigen Instituten nach §64 die Betriebserlaubnis für einen Teil oder alle Dienstleistungen entzogen werden. Dies ist vergleichbar mit der Schließung eines Restaurants bei gesundheitsgefährdenden Verstößen (z.B. wegen mangelnder Hygiene). Dies kann sogar so weit gehen, dass der Geschäftsführung bis zur Behebung der Mängel die Ausübung ihrer Tätigkeit vorübergehend untersagt wird.

Abgerundet werden die Sanktionsmaßnahmen durch die vorgesehenen Bußgelder. Besonders wichtige Anlagen und Betreiber kritischer Anlagen können mit einer Geldbuße von bis zu 10 Mio. € oder einem Höchstbetrag von mindestens 2 % des gesamten weltweit erzielten Umsatzes des Unternehmens im vorangegangenen Geschäftsjahr belegt werden.

In einer weiteren Stufe können besonders wichtige Einrichtungen laut §64 Betriebsgenehmigungen für einen Teil oder alle Dienste entzogen werden. Diese Vorgehen ist vergleichbar mit der Schließung eines Restaurants bei gesundheitsgefährdenden Verstößen (z.B. auf Grund von mangelnder Hygiene). Das kann sogar soweit führen, dass der Geschäftsführung die Wahrung der Leitungsaufgaben vorübergehend untersagt werden, bis die Mängel behoben sind.

Abgerundet werden die Sanktionierungsmaßnahmen durch die vorgebenen Bußgelder. Besonders wichtige Einrichtungen und Betreiber kritischer Anlagen können mit einer Geldbuße von bis zu 10 Millionen € oder mit dem Höchstbetrag von mindestens 2 % des gesamten weltweiten im vorangegangenen Geschäftsjahr getätigten Umsatzes des Unternehmens belangt werden. Für wichtige Einrichtungen sind die Bußgelder etwas niedriger.

Die Höhe der Bußgelder erinnert mich an die DSGVO, wo sogar bis zu 20 Millionen oder ein Höchstbetrag von mindestens 4% des gesamten weltweit erzielten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres werden können.

Dass die Androhung solch hoher Bußgelder Reaktionen hervorrufen kann, zeigt mir die Unsicherheit der Unternehmen vor Einführung der DSGVO. In diesem Zusammenhang haben einige Unternehmen Webseiten offline genommen od er auf Data Analytics verzichtet , d a sie befürchteten nicht datenschutzkonform zu sein.

Leitungsorgane müssen zu Cyber-Risiken geschult werden

Neben der Verantwortung für Cybersicherheit auf Leitungsebene verpflichtet Artikel 20 Absatz 2 die Mitglieder der Leitungsorgane zu regelmäßigen Schulungen, damit sie über das Know-how und die Fähigkeiten verfügen, Risiken zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Meiner Meinung nach ist dies der richtige Ansatz, denn meine Beobachtungen zeigen, dass wenn das Bewusstsein für Cybersicherheit in der Geschäftsleitung nicht ausreichend vorhanden ist, Informationssicherheit als "regulatorisches Übel" wahrgenommen wird und Investitionen in diesem Bereich nur mit viel Überzeugungsarbeit oder Druck von außen erfolgen. Das Management muss das Thema Cybersicherheit vorleben, um als gutes Beispiel den Veränderungsprozess in der Organisation zu ermöglichen. Denn letztlich ist Cybersicherheit eine Aufgabe der gesamten Organisation und jeder Einzelne trägt seinen Teil dazu bei. Und das nötige Wissen ist der erste Schritt in diese Richtung.

Wird die NIS2-Governance in Kombination mit den Bußgeldern die gewünschte Wirkung erzielen?

Die eigentliche Frage ist eher, ob die NIS2-Richtlinie dazu beitragen wird, das Niveau der Cybersicherheit zu erhöhen. Aus meiner Sicht ist das eine spannende Frage, die von verschiedenen Faktoren abhängt. Allerdings habe ich keine Glaskugel und bin auch kein Jurist, um ein abschließendes Urteil zu fällen. Daher möchte ich sie anhand meiner Beobachtungen bei ähnlichen Gesetzgebungen erläutern.

Ich glaube, dass die NIS2-Richtlinie den rechtlichen Rahmen schaffen kann, um das Niveau der Cybersicherheit zu erhöhen und die erforderliche Wirkung zu erzielen. Allerdings hängt vieles von der Umsetzung durch die Aufsichtsbehörden ab.

Das Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung zeigt, dass die Androhung hoher Bußgelder zumindest dazu führt, dass sich Unternehmen mit den rechtlichen Anforderungen auseinandersetzen und Maßnahmen ergreifen. Die Bußgelder der NIS2-Richtlinie können meines Erachtens ähnliche Reaktionen hervorrufen, sobald es erste Präzedenzfälle gibt.

Dass es erfolgreiche Cyberangriffe gibt, können wir fast täglich in den Nachrichten lesen, aber es bleibt abzuwarten, wie sich die Aufsicht in Zukunft positioniert und inwieweit der gesetzliche Rahmen auch ausgeschöpft wird. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, ist ein Blick in die Finanzwirtschaft sehr hilfreich.

Enge Aufsicht durch BaFin

In der Finanzwirtschaft besteht bereits eine sehr enge Überwachung der Branche durch die BaFin. Dabei ist zu beobachten, dass durch die laufende Aufsicht und Sonderprüfungen (KWG 44er) die Institute insbesondere im Bereich der Informationssicherheit in den letzten ca. 10 Jahren immer intensiver auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben geprüft werden/wurden.

Einige Institute haben durch diese Prüfungen erhebliche Mängellisten erhalten und waren dadurch gezwungen, in die Informationssicherheit zu investieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mittlerweile ist zu beobachten, dass durch den Druck der Aufsicht und der gesetzlichen Vorgaben das Thema ernst genommen wird und die Investitionen in die eigene IT-Sicherheit, wenn auch teilweise noch zähneknirschend, erfolgen.

Entscheidend ist aber die Haltung der Aufsicht und da bin ich gespannt, wie sich das BSI positionieren wird. Man darf nicht vergessen, dass das BSI eine Vielzahl von Unternehmen beaufsichtigen wird. Nach dem NIS2-Umsetzungsgesetz sind zwar anlassbezogene Prüfungen in den Unternehmen möglich, um die Einhaltung der NIS2-Richtlinie zu überprüfen. Wie oft und in welchem Umfang diese Prüfungen durchgeführt werden, ist derzeit noch nicht absehbar.

Dies ist aus meiner Sicht auch einer der Gründe, warum ein Teil der betroffenen Unternehmen mit der Umsetzung der NIS2-Richtlinie derzeit noch abwartet. Vermutlich auch, weil Cybersecurity als Compliance-Thema und nicht als Wettbewerbsvorteil gesehen wird. Diesen Punkt werde ich aber in einem anderen Artikel aufgreifen und betrachten.

Fazit

Die Einführung der NIS2-Richtlinie verstärkt die wachsende Bedeutung der Governance, indem sie spezifische Anforderungen an die Governance-Strukturen innerhalb von Unternehmen stellt. Artikel 20 der NIS2-Richtlinie weist dabei den Leitungsorganen eine zentrale Rolle zu: Sie sind nicht nur für die Einhaltung von Cybersicherheitsmaßnahmen verantwortlich, sondern müssen auch für Verstößen gerade stehen.

Diese verschärfte Regelung zielt darauf ab, eine stärkere Rechenschaftspflicht und eine höhere Transparenz in der Unternehmensführung zu schaffen, was insbesondere durch strengere Sanktionen und Bußgelder unterstützt wird. Diese können gemäß den aktuellsten Entwürfen zum NIS2-Umsetzungsgesetz bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

Zusätzlich werden Leitungsorgane zu regelmäßigen Schulungen verpflichtet, um ihr Verständnis und ihre Fähigkeiten im Umgang mit Cyber-Risiken zu verbessern. Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die obersten Führungsebenen die notwendigen Kenntnisse besitzen, um ihre verantwortungsvollen Aufgaben im Bereich der Cybersicherheit effektiv wahrzunehmen.

Abschließend lässt sich sagen, dass die NIS2-Richtlinie durch die Stärkung der Governance-Strukturen und die Einführung signifikanter Sanktionen erwartet, das Sicherheitsniveau innerhalb der EU signifikant zu erhöhen. Sie verlangt von den Unternehmen eine proaktive Haltung zur Cybersicherheit, die weit über die bisherigen Anforderungen hinausgeht. Dies wird zweifelsohne zu einer stärkeren und resilienteren digitalen Infrastruktur in den Unternehmen führen.

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Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und ich helfe Banken & Energieversorgern beim Aufbau von resilienten Prozessen und Organisationsstrukturen zum Schutz vor Cyberangriffen. Meine Vision: Technologie menschlich machen, praktikable Strukturen und Prozesse zu schaffen, damit jeder Mitarbeitende im Arbeitsalltag zur IT-Sicherheit des Unternehmens beitragen kann.

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Cybersecurity: Wer von der neuen NIS2-Richtlinie betroffen ist

Tue, 30 Apr 2024 08:20:25 GMT

Mit der Verabschiedung der NIS2-Richtlinie hat die Europäische Union einen weiteren großen Schritt zur Stärkung der Cybersicherheitsmaßnahmen für kritische Infrastrukturen und wichtige Dienstleister gemacht. Einen ersten Überblick zur NIS2 haben ich in meinem letzten Beitrag veröffentlicht.

Doch welche Einrichtungen fallen unter diese neuen Regelungen und müssen sich auf die Anforderungen einstellen? Dieser Fragestellung möchte ich mich Schritt für Schritt in diesem Artikel zuwenden.

1. Zu welchem Sektor gehört Ihre Organisation?

Wenn Sie wissen wollen, ob Sie von der NIS2-Richtlinie betroffen sind, sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihre Einrichtung zu einer der im im Anhang I und II der NIS2-Richtlinie genannten Sektoren gehört.

Der Anhang I listet die Sektoren mit hoher Kritikalität auf:

Sektor - Energie:

Elektrizität (z.B. Energieerzeuger, Verteiler- und Übertragungsnetzbetreiber)
Fernwärme- und kälte
Erdöl (z.B. Betreiber von Erdöl-Fernleitungen, Raffinerien, Erdöllager)
Erdgas (z.B. Gasversorgungsunternehmen, Verteiler- und Übertragungsnetzbetreiber, Betreiber von Speicheranlagen)
Wasserstoff (z.B. Wasserstofferzeugung)

2. Sektor - Verkehr:

Luftverkehr (z.B. Airlines)
Schienenverkehr (z.B. Eisenbahnunternehmen)
Schifffahrt (z.B. Frachtbeförderungsunternehmen)
Straßenverkehr (z.B. Straßenverkehrsbehörden)

3. Sektor - Bankwesen:

Kreditinstitute

4. Sektor - Finanzmarktinfrastruktur:

Betreiber von Handelsplätzen
Zentrale Gegenparteien

5. Sektor - Gesundheitswesen

Gesundheitsdienstleiser (z.B. Krankenhäuser)

6. Sektor - Trinkwasser

Trinkwasserlieferanten (z.B. Wasserwerke)

7. Sektor - Abwasser

Abwassersammlung, -entsorgung oder behandlung (z.B. Betrieber von Kläranlagen)

8. Sektor - Digitale Infrastruktur

u.a. Anbieter von Cloud-Computing, Anbieter von Rechenzentrumsdiensten, Vertrauensdiensteanbieter

9. Sektor - Verwaltung von IKT-Diensten

Anbieter verwalteter Dienste und Sicherheitsdienste

10. Sektor - öffentliche Verwaltung

Einrichtungen von Zentralregierungen (z.B. Bundesministerien)

11. Sektor - Weltraum

Betreiber von Bodeninfrastruktur für weltraumgestützte Dienste

Der Anhang II listet Sonstige kritische Sektoren auf:

Sektor - Post- und Kurierdienst
Sektor - Abfallbewirtschaftung
Sektor - Produktion, Herstellung und Handel mit chemischen Stoffen
Sektor - Produktion, Verarbeitung, und Vertrieb von Lebensmitteln
Sektor - Verarbeitendes Gewerbe/ Herstellung von Waren
Sektor - Anbieter digitaler Dienste
Sektor - Forschung

Die Definition und Auslegungen, welche Unternehmen zu den jeweiligen Sektoren zugeordnet werden, sind wiederum in den spezifischen Verordnungen aus dem Anhang I und II zu entnehmen.

Sofern Sie zu einen dieser Sektoren zugeordnet werden, folgt im weiteren die Frage nach der Größe des Unternehmens.

2. Welche Größe hat Ihre Organisation?

Umsetzen müssen die NIS2 Einrichtungen, die neben der Zugehörigkeit zu den oben genannten Sektoren eine Mindestgröße vorweisen.

Diese Mindestgröße wird bemessen anhand der Empfehlung 2003/261/EG, welche zusammengefasst in der Grafik dargestellt ist. Als mittlere Unternehmen werden Einrichtungen gezählt, welche zwischen 10 und 50 Mitarbeitende haben und eine Umsatz zwischen 10 - 50 Mio. € oder eine Bilanzsumme von 10 - 43 Mio. € vorweisen. Unternehmen, die über diesen Schwellwerten liegen werden als große Unternehmen gezählt.

Sofern Ihr Unternehmen zu der Kategorie Mittel oder Groß zugeordnet werden und zusätzlich zu dem im Anhang I oder II aufgeführten Sektoren zählen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie die NIS2 umsetzen müssen.

3. Zählen für Ihre Organisation Sonderregelungen?

Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen zu den Sektoren aus dem Anhang I oder II der NIS2-Richtlinie zählt, jedoch nicht die Schwellwerte für mittlere oder große Unternehmen erfüllt. Unabhängig der Größe der Einrichtungen gibt es für einige Unternehmen/ Einrichtungen ebenfalls die Pflicht zur Umsetzung der NIS2. Dazu zählen:

Anbieter von öffentlichen elektronischen Kommunikationsnetzen oder -diensten (Artikel 2, Abs. 2a);
Vertrauensdiensteanbieter (Artikel 2, Abs. 2a);
Anbieter von Namensregister der Domäne oberster Stufe und Domänennamensystem-Diensteanbieter (Artikel 2, Abs. 2a);
Einzige Anbieter eines Dienstes, welcher für die Aufrechterhaltung kritischer gesellschaftlicher oder wirtschaftlicher Tätigkeiten unerlässlich ist (Art. 2, Abs. 2b);
Einrichtung bei deren erbrachten Dienst eine Störung wesentlich auf die öffentliche Ordnung, die öffentliche Sicherheit oder die öffentliche Gesundheit auswirken könnte (Art. 2, Abs. 2c);
Einrichtungen bei deren erbrachten Dienst eine Störung zu einem wesentlichen Systemrisiko führen könnte, insbesondere in Sektoren, in denen eine solche Störung grenzübergreifende Auswirkungen haben könnte (Art. 2, Abs. 2d);
Einrichtungen, die aufgrund der besonderen Bedeutung auf nationaler oder regionaler Ebene für den betreffenden Sektor oder die betreffende Art des Dienstes oder für andere voneinander abhängige Sektoren in dem Mitgliedstaat hat, kritisch sind (Art. 2, Abs. 2e);
Einrichtungen einer öffentlichen Verwaltung auf Ebene der Zentralregierungen oder regionale Ebene (Auswahl erfolgt risikobasiert) (Art. 2, Abs. 2f);
Einrichtungen, die nach Richtlinie (EU) 2022/2557 als kritische Einrichtungen eingestuft wurden (Art. 2, Abs. 3);
Einrichtungen, die Domänennamenregistrierungsdienste erbringen (Art. 2, Abs. 4);

Die Sonderregelungen der NIS2-Richtlinie sind aus meiner Sicht komplex und bedürfen einer genauen juristischen Betrachtung. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, ob und wie diese Regeln auf sie zutreffen und welche Pflichten sich daraus ableiten.

Bis zum 17. April 2025 werden EU-Mitgliedsstaaten eine Liste vorlegen müssen, die klärt, welche Unternehmen betroffen sind. Trotz dieser kommenden Klarheit sollten Unternehmen schon jetzt aktiv werden. Die Umsetzungsfrist endet am 18. Oktober 2024 – dann sind die Vorgaben der NIS2-Richtlinie anzuwenden. Unternehmen sollten daher zeitnah analysieren, ob und in welchem Umfang sie betroffen sind.

Welche Organisation sind von der Umsetzung der NIS2-Richtlinie ausgenommen?

Der Artikel 2 der NIS2-Richtlinie zeigt ebenso auf, welche Einrichtungen nicht von der Umsetzung betroffen sind. Dazu zählen:

Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung, die ihre Tätigkeiten in den Bereichen nationale Sicherheit, öffentliche Sicherheit, Verteidigung oder Strafverfolgung ausüben, einschließlich der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten (Art. 2, Abs. 7);

Ebenso dürfen die Mitgliedsstaaten eigenständig entscheiden, ob Teile der öffentlichen Verwaltung von der Umsetzung der NIS2 befreit werden. Aus meiner Sicht ist diese Autonomie kritisch zu betrachten. Damit würden lokale Verwaltungen gewisse Freiheiten erhalten, während Wirtschaftsunternehmen strikten gesetzlichen Vorgaben folgen müssen, doch beide sind wesentlicher Bestandteil für die gesellschaftliche Stabilität und gleichermaßen Ziel von Cyberangriffen. Es stellt sich die Frage nach der Konsistenz dieser Regelung, denn meiner Meinung nach benötigen auch öffentliche Verwaltungen angemessene Cybersicherheitsstandards.

In Deutschland ist die Debatte über die NIS2-Implementierungspflicht für die öffentliche Verwaltung bereits im Gange. Einige fordern stärkere Sicherheitsmaßnahmen für Behörden, andere befürchten eine Überforderung durch zusätzliche gesetzliche Auflagen. Das Ergebnis des NIS2-Umsetzungsgesetzes bleibt somit mit Spannung abzuwarten.

Ebenso soll es für die Finanzbranche Ausnahmeregelungen geben. Dazu empfiehlt die EU, diese von der NIS2 auszunehmen und stattdessen auf den Digital Operational Resilience Act (DORA) zu verweisen, der bereits spezifische Vorgaben zur Cybersicherheit an Finanzunternehmen stellt. Der Entwurf des deutschen NIS2-Umsetzungsgesetzes hat diese Empfehlung aufgenommen, weshalb eine Befreiung der Finanzunternehmen von der NIS2-Umsetzung zu erwarten ist.

Fazit

Die NIS2-Richtlinie der EU eröffnet ein neues Kapitel für die Cybersicherheit in kritischen Infrastrukturen und Dienstleistungssektoren. Sie definiert präzise, welche Organisationen ihre Cybersicherheitsmaßnahmen verstärken müssen. Insbesondere jene in den Bereichen Energie, Verkehr, Bankwesen, Gesundheitswesen und digitale Infrastruktur stehen im Fokus. Kleinere Unternehmen könnten sich jedoch fragen, ob sie ebenfalls betroffen sind. Die Antwort hängt von ihrer Größe und dem Sektor ab, in dem sie tätig sind.

Trotz kommender Listen, die Klarheit über die betroffenen Unternehmen verschaffen werden, ist proaktives Handeln geboten. Die Frist bis zur vollständigen Umsetzung am 18.10. 2024 ist nicht zu unterschätzen. Daher sollten Unternehmen bereits jetzt prüfen, inwieweit sie die NIS2 anwenden müssen.

Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und ich helfe KRITIS-Unternehmen beim Aufbau von resilienten Prozessen und Organisationsstrukturen zum Schutz vor Cyberangriffen. Meine Vision: Technologie menschlich machen, Struktur in Komplexität bringen und dauerhafte Erfolge sichern. Vertrauen, Qualität und Nachhaltigkeit sind die Säulen meiner Beratungsphilosophie.

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Sicher im Zug reisen: Wie jeder mit drei einfachen Tipps seine vertraulichen Informationen schützen kann

Thu, 11 Apr 2024 08:05:45 GMT

Der Zug ist für mich einer der komfortabelsten Fortbewegungsmittel, kann ich doch während der Fahrt entscheiden, ob ich arbeite, Zeitung lesen oder etwas komplett Anderes mache. Jedoch beobachte ich auf meinen Reisen immer wieder, wie einfach dabei vertrauliche Informationen preisgegeben werden. Daher werde ich in diesem Blog-Artikel meine bisherigen Erfahrungen teilen und hier drei einfache Tipps aus der eigenen Praxis aufzeigen, wie Jeder auf (Dienst-) Reisen mit dem Zug den Schutz von seinen vertraulichen Informationen verbessern kann.

Meine Top-Story zum unvorsichtigen Umgang mit Informationen

Fast wöchentlich darf ich von Erfurt zu meinem Kunden fahren und nehme dafür den ICE, auch wenn Verspätungen meinen Zeitplan ab und zu durcheinander werfen. Doch was mich dabei immer wieder fassungslos macht, ist wie unvorsichtig Menschen mit persönlichen und vertraulichen Informationen auf Reisen umgehen, egal ob dienstlich oder privat.

Zu meinem absoluten Highlight zählte dabei in der Vergangegenheit ein offenliegender Auditbericht zum Stand der Informationssicherheit von einem der fünf größten deutschen Stadtwerke. Dabei konnte ich in Ruhe mitlesen, dass dieses Stadtwerk u.a. noch Nachholbedarf beim Schutz von hoch-privilegierten Nutzern (Administratoren) hatte und der Bericht in der Kopfzeile extra mit "Vertraulich" markiert war. Dem Reisenden war die Bedeutung dieser Labels anscheinen nicht bewusst oder dachte vielleicht: "Damit kann hier im Zug sowieso niemand etwas anfangen".

Unterschätzte Gefahr von audible und visual Hacking

Aus meiner Sicht ist diese Annahme ein riesiger Trugschluss, denn es gibt eine Gefahr für Audible und Visual Hacking. Denn ich weiß nicht, welche Person die Informationen einsieht/ mithört und was sie damit anfängt. Ist es vielleicht eine Person eines Mitbewerbers oder ein Journalist oder einfach nur eine neugierige Person. Im Endeffekt kann eine vertrauliche Information, die auf diesem Weg öffentlich wird, einen erheblichen Imageschaden oder auch Wettbewerbsnachteil für das Unternehmen/ die Organisation bedeuten.

Der Zug ist ein öffentlicher Raum und sollte auch entsprechend mit Vorsicht genutzt werden. Nur weil wir alle in einem Zug sitzen und den gleichen Weg teilen, müssen wir nicht automatisch alle Informationen teilen. Durch meine Arbeit in mehreren Projekten bei Banken zum Thema Informationssicherheit bin ich mir dieser Gefahr bewusst und achte ich auf meinen Reisen darauf. Ich arbeite häufig mit Informationen meiner Kunden und möchte nicht für so ein Datenleck verantwortlich sein.

Das Geld ist nicht weg, es hat nur wer anderes

Doch keine Sorge dieses Verhalten betrifft ebenso Privatpersonen. Meinen Anschein nach ist der Zug der ideale Ort für Online-Banking. Denn schon öfters konnte ich Konto- und Depotstände einsehen. Mir juckt es dann immer zu sagen, dass sie auch gerne an mich eine Überweisung tätigen können und das Geld auch bei mir in besten Händen ist. Getreu dem Motto, das Geld ist nicht weg, es hat nur wer anderes.

Aber jetzt mal Spaß beiseite, ich könnte hierzu noch zahlreiche Erlebnisse aufzählen. Auch Kaspersky hat ein Experiment zu Geschäftsgeheimnissen im Zug durchgeführt und ist zu ähnlichen Ergebnissen gekommen. Kaspersky beobachtet im Durchschnitt pro Wagon 13 potentielle öffentlich zugängliche Geschäftsgeheimnisse. Eine beachtliche Zahl aus meiner Sicht.

Der Zug soll auch in Zukunft ein Ort fürs Arbeiten sein. Aus der Praxis nutze ich daher drei einfache Maßnahmen, die den Schutz von vertraulichen Informationen auf Reisen im Zug verbessert, ohne dabei aufs Arbeiten verzichten zu müssen.

1. Tipp: Nutze Sichtschutzfolien für dein Laptop und Handy

Vielen Unternehmen/ Organisationen händigen ihren Mitarbeitenden solche Sichtschutzfolien für Laptop und Handy bereits aus. Doch leider nutzen diese Schutzfolien nicht alle Mitarbeitenden. Sind sie doch, wie Helme beim Fahrradfahren. Sie dienen ihrem Zweck, stören aber die Optik und sind teilweise unhandlich.

Einige Sichtschutzfolien bei Laptops müssen extra in einer Halterung eingeschoben werden. Häufig wird die Folie dann auch noch vergessen, da sie im Büro wieder abgenommen wird. Mich hat das in der Vergangenheit auch genervt. Doch am Ende schützen diese Folien gegen unerwünschte seitliche Blicke auf das Display ab einem Winkel von 30 Grad.

Daher habe ich mich persönlich beim Laptop und Handy jeweils für klebbare Sichtschutzfolien entschieden. Damit habe ich die Schutzfolie immer dabei. Mittlerweile gibt es auch Laptops, die so eine Sichtschutzfunktion technisch eingebaut haben und situationsbedingt im Display an- oder ausgeschalten werden kann.

Nachteilig ist so eine feste Sichtschutzfolie beim kollaborativen Arbeiten. Wenn ich Inhalte auf meinem Display anderen Personen zeigen möchte, muss ich in dem Fall den Laptop bzw. das Handy der Person zudrehen, damit diese frontal auf den Display blicken kann. Denn so eine Sichtschutzfolie bietet lediglich Schutz bei unerwünschten Blicken von der Seite, frontale Blicke oder Blicke von hinten sind somit immer noch möglich ("Shouldersurfing").

2. Tipp: Verhindere unerwünschte Blicke von hinten mit der richtigen Sitzplatzwahl

Leider können Mitreisende zwischen den Sitzplätzen häufig hindurchschauen und haben somit, auch wenn Sichtschutzfolien genutzt werden, freien Blick auf das Display. Die unerwünschten Blicke von hinten lassen sich durch Wahl des richtigen Sitzplatzes jedoch unterbinden.

Auch die Bahn hat dieses Problem erkannt und zumindest in der 1. Klasse sind in den generalüberholten ICE-Zügen mittlerweile zwischen den Sitzen ein Sichtschutz verbaut. Somit ist da der Schutz von vertraulichen Informationen zumindest erhöht.

Doch nicht jeder reist in der 1. Klasse und auch viele ICE-Züge haben diesen Sichtschutz noch nicht verbaut. Daher empfehle ich bei der Sitzplatzwahl auf folgende Kriterien zu achten:

Eine Rückwand hinter dem Sitz, damit Blicke von hinten unterbunden sind
Fensterplatz, damit der seitliche Sichtschutz bei Einsatz einer Sichtfolie gewährleistet ist

Hier eine beispielhafte Auswahl von Sitzplätzen, die die oben genannten Kriterien erfüllen. Die in grün dargestellten Sitzplätze bilden diese Kriterien aus meiner Sicht ideal ab, die orange markierten Sitzplätze erfüllen diese mit Abstriche.

Eigentlich sind abgetrennte Abteile mit bis zu 6 Sitzplätzen die beste Wahl, da hier neben den oben genannten Kriterien auch die Privatsphäre bei Telefonaten verbessert ist. Sofern man alleine darin reist. Doch leider sind abgetrennte Abteile nur in den älteren ICE-Modellen verbaut. Das neuste ICE 4-Modelle, besitzt nur noch Großräume für die Sitzplätze. Also empfiehlt es sich bereits vor der Reise einen der besser geschützten Sitzplätze zu reservieren.

3. Tipp: Bildschirm beim Verlassen des Platzes sperren

Der Tipp klingt trivial, aber ich erlebe es häufiger, dass Personen von ihrem Platz aufstehen und der Laptop offen stehen lassen. Die Personen gehen vielleicht nur "kurz" auf Toilette oder in das Bordrestaurant. In der Zwischenzeit kann ohne weiteres der Inhalt des Displays eingesehen werden.

Um das zu vermeiden sollte daher immer mindestens der Bildschirm gesperrt werden (Windows: "Windows-Taste" + "L" oder Mac: "Ctrl"+"Umschalttaste"+"Ein-/ Ausschalter") oder, sofern die Abwesenheit länger dauern sollte, der Laptop mitgenommen werden. Meistens geben das die organisatorischen Regeln der Unternehmen/ Organisationen bereits vor. Jedoch in der Praxis wird das Sperren des Bildschirms gerne vergessen.

Ich weiß, dass ist scheinbar lästig. Auch ich musste das Sperren des Bildschirms beim Verlassen meines Arbeitsplatzes auch erst verinnerlichen. In den Anfängen meiner beruflichen Laufbahn hatte ich im Büro das Sperren des Bildschirms gerne vernachlässigt. Meine Kollegen nutzten die Situation gerne schamlos aus.

Sie versendeten in meinem Namen von meinem offen stehenden Laptop eine Einladung an das ganze Team mit der freudigen Nachricht, dass ich in der nächsten Woche Kuchen für Alle ausgebe. Nach dem zweiten Mal "Kuchen-für-Alle" hatte ich es dann aber so verinnerlicht, dass ich bis heute den Bildschirm sperre, sobald ich meine Geräte verlasse. Selbst in meinem Büro, was ich alleine nutze.

Fazit

Natürlich gibt es keinen 100-prozentigen Schutz vor Audible und Visual Hacking, doch verbessern diese drei Maßnahmen den Schutz von sensiblen Informationen aus Reisen wesentlich. Wohlmöglich haben viele schon einmal ähnliche Situationen erlebt. Aus meiner Sicht lassen sich diese Tipps einfach und kostengünstig umsetzen, also probiere sie gerne aus.

KI im Projektmanagement: Persönliches Fazit meiner Testreihe

Mon, 19 Feb 2024 16:25:49 GMT

Die Anwendungsmöglichkeiten von KI nehmen in den letzten Monaten immer weiter zu, auch im Projektmanagement. Meine Testreihe zur "Künstliche Intelligenz im Projektmanagement" hat gezeigt, wie ChatGPT Projekte optimieren und transformieren kann. Von der initialen Visualisierung über die Anforderungsanalyse bis hin zum Risiko- und Konfliktmanagement bietet KI neue Wege zur Effizienzsteigerung und Problembehandlung. Aus meiner Sicht hat ChatGPT das Potential sich als stetiger Berater des Projektmanager:in zu entwickeln.

Über die letzten Monate habe ich insgesamt 9 konkrete Anwendungsbeispiele getestet und dabei immer ein fiktives Projekt verwendet. Hier ein kurzer Überblick meiner getesteten Anwendungsfälle:

Dieser abschließende Artikel bietet einen Überblick über die vielfältigen Nutzung von ChatGPT im Projektmanagement und fasst noch mal die Vor- und Nachteil zusammen, welche mir bei der Anwendung aufgefallen sind. Wer Lust auf mehr bekommen hat, kann gerne die weiteren Artikel zu jedem Use-Case lesen und gerne selbst ausprobieren.

1. Erstellung einer Projektvision - Big Picture

Das "Big Picture" - das große Bild - beschreibt, wie sich alle Teile eines Projekts zu einem Gesamtbild zusammenfügen. Im Kontext des Projektmanagements bedeutet dies, über die täglichen Aufgaben hinauszuschauen und zu verstehen, wie jede Aufgabe zur Gesamtstrategie und zu den Endzielen des Projekts beiträgt. Ein „Big Picture“ kann dazu beitragen, dass alle Projektbeteiligten ein Zielbild haben, auf das im Projekt hingearbeitet wird. Mit ChatGPT kann ich als Projektmanager:in, durch Bildgenerierung mit Hilfe von "DALL-E“ ein "Big Picture" zu erzeugen.

DALL-E ist ein nützliches Werkzeug für die Bildgenerierung, stellte sich in meinem Test auch im Kontext des Projektmanagements heraus. Entsprechende Prompts zu den generierten Bildern werden direkt mitgeliefert und so gibt mir DALL-E Formulierungsvorschläge, um meine Bilder weiterzuentwickeln. Wie jedes Tool hat auch DALL-E Verbesserungspotential. Diese liegen aus meiner Sicht in der Darstellung von Buchstaben (in Textform) und Zahlen in Bildern. Schematische Darstellungen, wie Prozesse oder ähnliches, lassen sich damit nicht darstellen. Insgesamt ist es auf jeden einen Versuch wert, dies im Kick-off-Workshop auszuprobieren und für die Erstellung eines gemeinsamem Zielbilds zu nutzen.

✅ Ermöglicht eine kreative und ansprechende Visualisierung der Projektvision

❌ Limitiert bei der Darstellung von Texten und Zahlen in den generierten Bildern

→ Hier der gesamte Artikel: Big Picture: Wie ChatGPT und DALL-E helfen, die Vision meines Projektes zu visualisieren

2. Entwicklung eines Project Canvas

Projektvorhaben können gerade zu Beginn sehr komplex wirken. Um allen am Projekt Beteiligen ein einheitliches Bild zu vermitteln, eignet sich die Projekt-Leinwand (Canvas), die alle Kernelemente in Form eines One-Pagers darstellt. In meiner beruflichen Praxis hat es sich als hilfreiches Instrument erwiesen, das beim Planen, Diskutieren, Verstehen und Kommunizieren des neuen Vorhabens hilft. Ob Projektzweck, Ressourcen oder Meilensteine, ChatGPT liefert inhaltliche Unterstützung – wenn auch nicht zu allen Punkten.

Auch wenn ich für die visuelle Darstellung selbst verantwortlich bin (weil ChatGPT als Sprachmodell hier an Grenzen stößt), unterstütz die KI meine Arbeit bei der Erstellung eines Project Canvas. ChatGPT kann als ergänzendes Tool im Brainstorming neue Perspektiven einbringen und die Kreativität fördern. Es dient als schnelle Informationsquelle und verbessert die Kommunikation durch klare Formulierungen. ChatGPT bietet Unterstützung bei der Strukturierung des Project Canvas und kann helfen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

✅ Fördert die Kreativität und unterstützt die strukturierte Entwicklung des Projekt Canvas

❌ Kann konkrete Zahlen wie Budgets oder Zeitpläne nicht liefern, was manuelle Anpassungen erfordert.

→ Hier der gesamte Artikel: ChatGPT und Project Canvas: Ein dynamisches Duo für die Entwicklung eines unternehmenseigenen Chatbots

3. Definition von SMARTen Zielen

Wer von euch hat sich schon in einem Meer an Projektzielen verloren gefühlt? Die Definition klarer und erreichbarer Ziele ist für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts unerlässlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Ziele sowohl ambitioniert als auch realistisch sind? Die Antwort liegt oft in der Anwendung der SMART-Methode. ChatGPT kann dabei helfen Projektziele s pezifisch, m essbar, a kzeptiert, r ealistisch und t erminiert zu formulieren.

Insgesamt stellt sich ChatGPT als wertvolles Werkzeug im Bereich der Zielplanung dar. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt – insbesondere beim Anwenden der SMART-Methode - bietet die Technologie eine erhebliche Effizienzsteigerung. Besonders, wenn die Ziele detaillierter werden, wird der Mehrwert der KI deutlich. Am Ende bin ich als Projektmanager:in gefragt, die Inhalte zu überprüfen und auf meine Bedürfnisse anzupassen.

✅ Unterstützt die Formulierung von präzisen und nachvollziehbaren Projektzielen.

❌ Fachwissen über SMART-Methode erst nach mehrfach angepassten Prompts nutzbar.

→ Hier der gesamte Artikel: Wie CHATGPT hilft, SMARTe Ziele m Projektmanagement zu setzen

4. Erstellung der Anforderungsanalyse

Bevor der Projektplan aufgestellt werden kann, muss ich mich als Projektmanager:in um die Anforderungen meines Projektes kümmern. In Rahmen der Anforderungsanalyse habe ich ChatGPT in den Versionen 4.0 und 3.5 getestet. Das Ergebnis war eindeutig.

Während ich in der älteren Version einen zeitaufwändigen Dialog führte, um die Anforderungen herauszuarbeiten, lieferte mir die Version 4.0 schon beim ersten Prompt eine umfassende Anforderungsanalyse für mein Projekt. Dabei war die KI in der Lage zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen zu unterscheiden. Klare Anweisungen helfen dabei die Qualität der Ausgaben zu verbessern. Des Weiteren kann es hilfreich sein, den Prompt mehrmals zu wiederholen, um passendere und besser zugeschnittene Ergebnisse zu erhalten.

Während ChatGPT einen klaren, strukturierten Rahmen und wertvolle Vorschläge bietet, ersetzt es nicht die Notwendigkeit, mit Fachabteilungen und anderen wichtigen Stakeholdern in einen Dialog zu treten. Es stellt jedoch eine gute Diskussionsgrundlage dar und kann das Brainstorming sowie das Sammeln von Anforderungen erheblich beschleunigen. Für mich persönlich bietet ChatGPT die Möglichkeit, die Anforderungsanalyse sowohl mit einer höheren Qualität ALS AUCH in kürzerer Zeit durchzuführen. Ich werde es auf jeden Fall in weiteren Projekten einsetzen.

✅ Bietet einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung von Anforderungen.

❌ Erzeugte Vorschläge teilweise zu generisch, was weitere Präzisierung erfordert.

→ Hier der gesamte Artikel: KI im Projektmanagement: Anforderungsanalyse mit ChatGPT

5. Use-Cases erstellen und visualisieren

Ein Use-Case (Anwendungsfall) beschreibt die, nach außen sichtbare, Interaktion zwischen einem Nutzer und einem IT-System. Dabei ist es wichtig die Betrachtungsweisen von Mitarbeiter:innen, Kund:innen und weiteren Stakeholdern zu berücksichtigen, um frühzeitig ein einheitliches Bild über den Projektzweck zu schaffen. ChatGPT hilft sowohl in der textlichen als auch in der visuellen Ausarbeitung.

Als Sprachmodell hat ChatGPT seine Stärken in der Textarbeit, in diesem Fall der Generierung kreativer und präziser Vorschläge für Use-Case-Szenarien. Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz können die Use-Cases präziser formuliert und relevante Akteure identifiziert werden. Durch die Funktion einfache Diagramme und schematische Darstellungen zu erzeugen, erleichtert es auch deren Strukturierung und Visualisierung. Doch sollte es bei einfachen Darstellungen bleiben, denn sobald es komplexer in der Visualisierung wird, stößt ChatGPT an seine Grenzen.

Die Nutzung von ChatGPT für die Use-Case-Erstellung und -visualisierung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu qualitativ hochwertigeren und nachvollziehbaren Entwürfen, vorausgesetzt, sie werden mit dem eigenen Urteilsvermögen und Fachwissen ergänzt.

✅ Unterstützt kreative und präzise Formulierung von Use-Case-Szenarien.

❌ Stößt bei der Erstellung von Diagrammen zur Visualisierung an Grenzen.

→ Hier der gesamte Artikel: Mit ChatGPT Use-Cases visualisieren

6. Erstellung einer Projektplanung

Für mich ist die Planungsphase – oft jene Phase, die über Erfolg oder Misserfolg im Projekt entscheiden kann. Hier lege ich als Projektmanager:in den Grundstein: Planen, Ressourcen zuweisen, Zeitpläne erstellen und Budget kalkulieren. ChatGPT bietet im Bereich der Projektplanung vielfältige Unterstützung, die das Potenzial hat, meine Arbeit signifikant zu vereinfachen und zu optimieren.

ChatGPT kann basierend auf seiner umfangreichen Datenbasis und dem Verständnis für Kontexte maßgeschneiderte Empfehlungen – beispielsweise für richtige Projektdesigns - geben. Das Planen von Phasen, die Beschreibung von Arbeitspaketen oder die Erstellung von Zeitplänen kann die KI beschleunigen und präzisieren. Es ist jedoch wichtig, dem System klare und kontextbezogene Prompts zu geben, um passgenaue Ergebnisse zu erhalten. Durch die Fähigkeit von ChatGPT, aus früheren Interaktionen zu lernen und Informationen aus verschiedenen Schritten zu kombinieren, können sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern und genauer werden. Dies zeigt sich besonders bei komplexeren Planungsaufgaben wie der Budgetplanung. Nichtsdestotrotz erfordert es die richtige Führung und Überprüfung durch den Projektmanager:in.

✅ Beschleunigt den Planungsprozess durch effiziente Generierung von Vorschlägen und Entscheidungsgrundlagen.

❌ Erfordert menschliche Überprüfung und Anpassung, insbesondere bei komplexeren Aufgaben wie Budgetplanung.

→ Hier der gesamte Artikel: KI: Wie ChatGPT in der Projektplanung unterstützt?

7. Hilfe im Stakeholder-Management

Meine Erfahrung zeigen immer wieder, dass Projektmanagement aus den „weltberühmten drei K’s“ besteht: Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation.

Projekte sind häufig komplex, die Erwartungen hoch, und die Kommunikation ist somit das Bindeglied zum Erfolg. Aber wie kann ich als Projektmanager:in sicherstellen, dass die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern – von den Teammitgliedern über Kunden bis hin zu Projektsponsoren – nahtlos und effizient verläuft? Eine Hilfe dazu liegt in der künstlichen Intelligenz, in unserem Fall ChatGPT.

Die KI unterstützt bei der schnellen und übersichtliche Darstellung der verschiedenen Stakeholder, ihrer Interessen und des Einflusses, den sie auf das Projekt haben könnten. Dies ist besonders wertvoll in der Anfangsphase eines Projekts, aber auch bei sich ändernden Bedingungen. Während ChatGPT bei der Erstellung des Kommunikationsplans grundsätzlich gute Arbeit leistet, gibt es einige Bereiche, die die Überprüfung und Anpassung der Projektmanager:in erfordern. Beispielsweise beim Zuordnen von Verantwortlichkeiten innerhalb des Kommunikationsplans. Mit ChatGPT lässt sich aufbauend auf den bereits generierten Daten eine Kommunikationsmatrix einfach und effizient ableiten. Durch die Möglichkeit, den Prompt für die Matrix zu präzisieren, konnte eine nützliche Übersicht erstellt werden, die den Informationsfluss im Projekt aufzeigt.

✅ Beschleunigt die Stakeholderanalyse und unterstützt bei der Erstellung von Kommunikationsstrategien.

❌ Erfordert Präzisierungen und manuelle Anpassung der generierten Vorschläge durch den Projektmanager:in (z.B. bei Verantwortlichkeiten)

→ Hier der gesamte Artikel: ChatGPT im Stakeholder-Management: Effiziente Kommunikation im Projekt planen

8. Management von Projektrisiken

Du kennst bestimmt die unzähligen Excel-Tabellen zur Risikobewertung und -steuerung, die gerne mehr Chaos stiften als Ordnung. Das Risikomanagement, so wie ich es kenne, hat vier wesentliche Schritte:

Identifikation der Risiken,
Analyse und Bewertung der Risiken,
Maßnahmen planen,
Maßnahmen umsetzen.

ChatGPT hat sich als unterstützendes Tool erwiesen, um Projektrisiken schnell und strukturiert zu identifizieren. Es erspart mir nicht nur Zeit, sondern liefert auch eine fundierte Grundlage von möglichen Projektrisiken, die ich als Projektmanager:in noch qualitätssichern kann. Während ChatGPT auch beim Planen von Gegenmaßnahmen gute Ergebnisse liefert, stößt es bei der Bewertung dieser Risiken an seine Grenzen. Es fehlt dem Tool an der Fähigkeit, individuelle Erfahrungswerte und spezifische Projektdaten in die Bewertung einzubeziehen. Hier bleibt die Expertise des Projektmanager:in gefragt. Mit einer detaillierten Liste von Maßnahmen, inklusive Verantwortlichkeiten und Kostenschätzungen, gibt es eine gute Arbeitsgrundlage für weitere Aktivitäten. Die Entscheidung, welche Gegenmaßnahmen umgesetzt werden, liegt im Folgenden beim Projektmanager:in.

✅ Effiziente Identifizierung und Strukturierung von Projektrisiken.

❌ Begrenzte Fähigkeit bei der detaillierten Bewertung von Risiken

→ Hier der gesamte Artikel: KI: Wie kann ChatGPT im Risikomanagement von Projekten unterstützen?

9. Bewältigung von Krisen und Konflikten im Projekt

Ein Konflikt im Projekt eskaliert zur Krise. Teammitglieder weisen einander die Schuld zu, das Arbeitsklima ist vergiftet und das Projekt kurz vor dem Scheitern. Konflikte gehören häufig zum Projektalltag, doch ihre Eskalation zu Krisen kann vermieden werden. Aus meiner Erfahrung als Projektmanager weiß ich, wie Konflikte entstehen können. Ich habe untersucht, wie der Einsatz von ChatGPT Konflikte entschärfen oder sogar verhindern könnte. Kann diese innovative KI-Technologie tatsächlich dazu beitragen, dass Konflikte in Projekten der Vergangenheit angehören?

ChatGPT allein ist nicht in der Lage Konflikte oder gar Krisen in Projekten zu vermeiden. Es kann aber eine Unterstützung bei der Prävention und Lösung von Konflikten in Projektteams. Es ist wichtig zu verstehen, dass ChatGPT eine KI-basierte Software ist, die menschliches Urteilsvermögen und zwischenmenschliche Fähigkeiten nicht ersetzen kann. In Konfliktsituationen ist das menschliche Einfühlvermögen unerlässlich. Die Kombination aus KI-Unterstützung und menschlichem Konfliktmanagement kann jedoch eine leistungsfähige Strategie sein, um das Auftreten und die Eskalation von Konflikten in Projekten zu reduzieren.

✅ Unterstützt die frühzeitige Erkennung und Lösung von Konflikten.

❌ Kann menschliches Urteilsvermögen und Einfühlungsvermögen nicht ersetzen

→ Hier der gesamte Artikel: Mit ChatGPT sind Konflikte im Projekt Schnee von gestern

Mein persönliches Fazit

Die Einbindung von KI in Teildisziplinen im Projektmanagement eröffnet aus meiner Sicht neue Möglichkeiten. Obwohl die Anwendung von ChatGPT und ähnlichen Technologien mit Herausforderungen verbunden ist, überwiegen die Vorteile. Die Fähigkeit, komplexe Daten zu analysieren, präzise Kommunikationsstrategien zu entwickeln und Projektrisiken zu minimieren, sind nur einige der Wege, auf denen KI das Projektmanagement bereichert. Es ist jedoch entscheidend, dass die Grenzen der Technologie anerkannt und menschliche Expertise und Urteilsvermögen als unersetzlich betrachtet wird.

Aus den 9 Anwendungsbeispielen, die ich in den vergangenen Monaten untersucht habe, konnte ich wertvolle Erkenntnisse sammeln. In vielen Teilbereichen eines Projektes wird der Mehrwert ersichtlich. ChatGPT ist zu einem weiteren Tool in meinem Projektmanagement-Werkzeugkasten geworden. Ein Tool, das wie jedes andere seine Einsatzzwecke besitzt, aber ebenso Limits aufweist. Wo Du als Projektmanager einen Mehrwert siehst bzw. Grenzen sind, sollte jeder selbst einmal testen. Grob gesagt, überall da wo Texte generiert werden müssen, kann ChatGPT unterstützen. Beachte dabei jedoch immer die unternehmensspezifischen Vorgaben in Bezug auf personenbezogene und schützenswerte Daten.

Die Zukunft des Projektmanagements liegt aus meiner Sicht in der Integration von KI, um Projektziele effizienter und effektiver zu erreichen. KI-Tools werden der Berater des Beraters. Dabei werden Verordnungen wie der AI Act und das Thema Datenschutz entscheidende Rahmenbedingungen schaffen, um dies zu ermöglichen. Wie wirken sich die neuen regulatorischen Anforderungen aus dem AI Act auf die Implementierung von KI aus? Dieser Frage werde ich in den kommenden Beiträgen auf den Grund gehen.

❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Gibt es bereits KI-Tools, die in eurem Unternehmen eingesetzt werden?

Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß, ich helfe Unternehmen der kritischen Infrastruktur ihre Resilienz gegenüber Cyberbedrohungen zu erhöhen und aktuelle gesetzliche Vorgaben wie z.B. DORA oder NIS2 umzusetzen. Ich sehe es als meine Aufgabe, nicht "den perfekten Prozess" zu finden, sondern praktikable Strukturen zu schaffen, damit jeder Mitarbeitende im Arbeitsalltag zur IT-Sicherheit des Unternehmens beitragen kann. Dabei helfen mir neben umfangreichen fachlichen Kompetenzen meine Fähigkeiten als Menschenkönner.

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Mit ChatGPT sind Konflikte Schnee von gestern

Fri, 09 Feb 2024 15:53:23 GMT

Klingt das zu schön, um wahr zu sein?

In diesem Beitrag werde ich untersuchen, wie der Einsatz von ChatGPT Konflikte entschärfen oder sogar verhindern könnte. Kann diese innovative KI-Technologie tatsächlich dazu beitragen, dass Konflikte in Projekten der Vergangenheit angehören? Begleitet mich auf dieser abschließenden Etappe meiner Reihe “Künstliche Intelligenz im Projektmanagement”, um mehr darüber zu erfahren.

Das Beispiel-Projekt “Eigener Chatbot” kennen einige von euch bereits aus meinen letzten Beiträgen . Für alle, die neu dabei sind, gibt’s hier eine kurze Zusammenfassung:

Eigener Chatbot – Entwicklung eines firmeninternen, datenschutzkonformen Chatbots

Zu spät reagiert: wenn der Konflikt zur Krise wird

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

"In unserem fiktiven Projekt kam es zu einem ernsten Kommunikationskonflikt. Trotz klarer Datenschutzvorgaben gab es Missverständnisse im Team, die dazu führten, dass der Chatbot personenbezogene Daten ohne adäquate Sicherheitsmechanismen verarbeitete. Als der Chatbot online ging, entdeckte ein aufmerksamer Mitarbeiter umgehend, dass Kundendaten ohne deren Einwilligung verarbeitet wurden. Diese Information verbreitete sich rasch unter den Mitarbeitern, was zu einer Welle der Unruhe führte.

Die Situation eskalierte schnell zu einer Krise, als die Datenschutzverletzung nicht nur intern, sondern auch in sozialen Medien publik wurde. Kunden und Geschäftspartner äußerten öffentlich ihre Bedenken über den Vorfall, was zu einem erheblichen Imageverlust des Unternehmens führte. Die Datenschutzbehörden nahmen daraufhin Ermittlungen auf, was das Risiko von Strafen und langfristigen rechtlichen Folgen mit sich brachte.

Die interne Dynamik im Team verschlechterte sich zusehends. Anstatt gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten, wiesen die Teammitglieder einander die Schuld zu. Die daraus resultierende Vergiftung des Arbeitsklimas und der Vertrauensverlust zwischen den Kollegen beeinträchtigten die Produktivität und Moral erheblich. Der Vorfall offenbarte nicht nur die Schwächen in unserem Kommunikations- und Compliance-System, sondern stellte auch die Kompetenz des Managements in Frage, was zu einer gründlichen Überprüfung der Projektmanagement-Prozesse führte.”

Wäre diese Krise vermeidbar gewesen?

Konflikte gehören häufig zum Projektalltag, doch ihre Eskalation zu Krisen kann vermieden werden.

In unserem Beispiel-Projekt resultierte die Krise aus einem Kommunikationskonflikt innerhalb des Projektteams, der durch ein Missverständnis hinsichtlich der Datenschutzanforderungen entstand. Das Team hatte die Aufgabe, einen firmeninternen Chatbot zu entwickeln, der in der Lage sein sollte, sowohl mit öffentlichen als auch mit sensiblen internen Informationen umzugehen. Trotz klarer Vorgaben zum Datenschutz kam es zu Unklarheiten darüber, wie diese Anforderungen technisch umzusetzen waren. Einige Teammitglieder gingen davon aus, dass die bestehenden Sicherheitsmechanismen ausreichen würden, während andere diese Notwendigkeit übersahen oder missverstanden. Ebenso wurde auf die Schulung der Mitarbeitenden verzichtet, um mit dem richtigen Umgang von Kundendaten zu sensibilisieren. Dieses Missverständnis führte zur Entwicklung und Implementierung von Chatbot-Funktionen, die nicht den internen Datenschutzrichtlinien entsprachen.

Ich bin mir bewusst, dass das ein sehr zugespitzte Darstellung ist. Dennoch sollte klar sein, dass aus einem vermeintlich kleinen Missverständnis ein ernsthaftes Problem entstehen kann, wenn es nicht rechtzeitig erkannt wird.

Konflikte rechtzeitig erkennen

Bevor ein Konflikt eskaliert, gilt es frühzeitig typische Signale zu erkennen, um schnell eingreifen zu können. ChatGPT kann mir dabei helfen Störfaktoren zu kennen und rechtzeitig zu identifizieren. ⬇️

Es empfiehlt sich den Punkt “Probleme und Verbesserungen” als festen Agenda-Punkt in Meetings aufzunehmen oder regelmäßige Lessons Learned durchzuführen. Auch außerhalb von Meetings ist es ratsam als Projektmanager ein offenes Ohr zu haben und den ständigen Kontakt mit dem Projektteam zu halten. Das schafft eine angemessene und respektvolle Arbeitsatmosphäre, in der sich Konflikte früh erkennen lassen.

Angemessen Handeln

Der Konflikt ist da und darf gelöst werden. Fragen wir ChatGPT, wie es angemessen handeln würde.

Meine persönliche Erfahrung ist, dass Probleme möglichst früh gelöst werden sollten, wenn sie noch verhältnismäßig klein sind. Wird sie erst einmal zum Projektbremser, ist die Lösung ungleich schwieriger und langwieriger. Der Schlüssel zur Lösung liegt darin, Probleme offen anzusprechen. ChatGPT gibt mir hier zumindest wieder einen Leitfaden, um in schwierige Gespräche einzusteigen.

Kann ChatGPT Konflikte im Projektmanagement vermeiden?

Nein! ChatGPT allein nicht in der Lage ist Konflikte oder gar Krisen in Projekten zu vermeiden. Es kann aber unterstützen, in dem es …

��️ … hilft Konflikte rechtzeitig zu erkennen und angemessen zu handeln

�� … Kommunikationslücken schließt

�� … Informationen transparent zugänglich macht

�� … Als Entscheidungshilfe fungiert

Viele Stolpersteine sind unvermeidbar, weil man als Projektmanager nicht immer und überall sein kann. Projektteams sind soziale Systeme mit sozialen Bedürfnissen, die es anfällig machen für soziale Probleme.

Es ist wichtig zu verstehen, dass ChatGPT eine KI-basierte Software ist, die menschliches Urteilsvermögen und zwischenmenschliche Fähigkeiten nicht ersetzen kann. In Konfliktsituationen ist das menschliche Einfühlungsvermögen unerlässlich. Die Kombination aus KI-Unterstützung und menschlichem Konfliktmanagement kann jedoch eine leistungsfähige Strategie sein, um das Auftreten und die Eskalation von Konflikten in Projekten zu reduzieren.

Wie es weiter geht?

Mit dem Abschluss meiner Reihe „Künstliche Intelligenz im Projektmanagement“ öffnen wir die Tür zu einem neuen Thema: Die praktische Implementierung von KI in Unternehmen der kritischen Infrastruktur. Im Rahmen dessen werde ich mich der aktuell Frage widmen, wie mit den Sicherheitsrisiken bei KI umgegangen werden soll und setze mich dazu intensiver mit dem AI Act auseinander. Vor einigen Tagen kam dazu die Nachricht, dass Deutschland dem Entwurf zum AI Act zustimmen wird und deshalb werde ich mich aus geben Anlass näher damit beschäftigen. Doch vorher werde ich noch einen zusammenfassenden Artikel zu ChatGPT im Projektmanagement veröffentlichen mit den Use-Cases, welche getestet wurden. Ich freue mich, wenn Du weiterhin an Bord bleibst und die Artikel liest, kommentierst und teilst.

❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Gibt es bereits KI-Tools, die in eurem Unternehmen eingesetzt werden?

Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und als erfahrener IT-Projektmanager verbinde ich Fachkompetenz mit menschlicher Führungskunst, um innovative Lösungen zu gestalten. Meine Vision: Technologie menschlich machen, Struktur in Komplexität bringen und dauerhafte Erfolge für mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne sichern. Vertrauen, Qualität und Nachhaltigkeit sind die Säulen meiner Beratungsphilosophie.

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Mit ChatGPT Use-Cases visualisieren

Thu, 25 Jan 2024 15:10:36 GMT

In meiner Entdeckungsreise zur Künstlichen Intelligenz teste ich regelmäßig ChatGPT auf Herz und Nieren beim Einsatz. Das Tool ist in der Lage die Qualität und Effizienz meiner Ergebnisse zu steigern, wenngleich es in jedem der untersuchten Themenfelder immer wieder Grenzen gibt.

Jeder Artikel in meinem Blog nimmt einen konkreten Anwendungsfall unter die Lupe, der als Bestandteil eines Projektes im Laufe der Projektarbeit in den Fokus rückt. Zuletzt widmete ich mich der Entwicklung eines unternehmenseigenen Chatbots:

Eigener Chatbot – Entwicklung eines firmeninternen, datenschutzkonformen Chatbots

Dieses fiktive Projekt zielt darauf ab, einen spezialisierten Chatbot für mein Unternehmen zu entwickeln, der sich durch Datenschutzkonformität und die Fähigkeit, sowohl mit öffentlichen als auch mit vertraulichen internen Informationen zu arbeiten, auszeichnet. Der Chatbot soll als zentrale Schnittstelle für verschiedene Anforderungen innerhalb des Unternehmens dienen, beispielsweise für die Beantwortung häufig gestellter Fragen (Wissensdatenbank), die Unterstützung bei IT-Problemen, die Erleichterung von HR-Prozessen und die Bereitstellung spezifischer Unternehmensdaten.

Ich möchte meine Tests fortsetzen und schaue mir in diesem Beitrag an, inwieweit mich die KI in der Ausarbeitung von Use-Cases unterstützen kann.

Ein eigener Chatbot - Use Cases für mein Unternehmen

Ein Use-Case (Anwendungsfall) beschreibt die nach außen sichtbare Interaktion zwischen einem Nutzer und einem System.

Als Projektmanager koordiniere ich die Entwicklung des Systems. Dabei ist es wichtig nicht nur meine Betrachtungsweise zu berücksichtigen, sondern insbesondere die Sichtweise von Mitarbeitern, Kunden und weiteren Stakeholdern. Das gilt es in Form von Use-Cases frühzeitig in die Entwicklung der Software einfließen zu lassen, damit ein Gesamtbild über den Zweck der Software geschaffen wird.

Wer sind die Personen (User), die mit dem Chatbot (System) interagieren? Ich beschränke mich hier ganz bewusst auf Personen und lasse andere Systeme, wie bspw. Datenbanken, in dieser Betrachtung außen vor.

Um die Frage zu beantworten, nehme ich mir das Project Canvas zu Hilfe, dass ich im vorangegangen Artikel mit Hilfe von ChatGPT erstellt habe. Darin steht:

“User = Interne Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen”

Was veranlasst meine Mitarbeiter den eigenen Chatbot zu nutzen? Die Frage stelle ich ChatGPT. Hinweis: ChatGPT kennt das Projekt “Eigener Chatbot”, da ich mich hier in einem Chat befinde, der alle relevanten Informationen aus vorangegangenen Prompts besitzt.

Meist kann und soll ein System mehrere Use-Cases abdecken. Der Chatbot in meinem Beispiel ist u.a. in der Lage den Kundenservice zu optimieren, die Personalabteilung zu entlasten oder im Onboarding neuer Mitarbeiter zu unterst ützen. Letzteren Anwendungsfall möchte ich mir näher anschauen.

Im Wesentlichen steht am Anfang ein Event, das den Nutzer dazu veranlasst, mit dem System zu interagieren. Dabei verfolgt der Nutzer ein konkretes Ziel. Er führt eine Reihe von Aktionen durch, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

Use-Cases in Textform

Ein Use-Case lässt sich grundsätzlich in zwei Bestandteile unterteilen:

Use-Case Spezifikation
Use-Case Diagramm

Aus früheren Anwendungen weiß ich, dass ChatGPT seine Stärken in der Textarbeit hat und in der Erstellung von Diagrammen / Abbildungen schnell an seine Grenzen stößt. Wer dazu mehr wissen möchte, dem empfehle ich den Beitrag zum Thema Big Picture . Deshalb betrachte ich zunächst die textliche Beschreibung der Use-Cases (Spezifikation).

Ein Use-Case ist in der Regel klar strukturiert. ChatGPT berücksichtigt die zentralen Bausteine und gliedert den Anwendungsfall wie ich es erwartet habe. Dazu sei der Hinweis erlaubt, dass einige Versuche nötig waren, bis ich zu diesem Ergebnis gekommen bin. Ohne die konkrete Aufforderung eine “Use Case Spezifikation” zu erstellen, gibt mir die KI lediglich weitere Anwendungsbeispiele oder konzentriert sich auf Probleme, die der Chatbot lösen kann.

Kann ChatGPT auch Use-Cases visualisieren?

Ich bin neugierig und möchte wissen, ob ChatGPT in der Lage ist, dazu ein passendes Use-Case Diagramm zu erstellen. Aus vorangegangenen Beiträgen weiß ich zwar, dass speziell die Textdarstellung in generierten Bildern oft keinen plausiblen Inhalt vermittelt. Nichtsdestotrotz entwickelt OpenAI ChatGPT kontinuierlich weiter. Einen Versuch ist’s wert:

Tatsächlich kann ChatGPT das Diagramm erstellen. Es zeigt deutlich die Bestandteile eines klassischen Use-Case-Diagramms: die Akteure (Neuer Mitarbeiter, HR-Manager und IT-Abteilung), den Use-Case (Onboarding neuer Mitarbeiter), sowie die Systemgrenzen, die das Chatbotsystem darstellen.

Durch die Visualisierung dieser Elemente in einem Diagramm wird deutlich, wie der Chatbot als Schnittstelle zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen agiert.

Ein solches Diagramm ist ein dynamisches Werkzeug, das sich leicht erweitern lässt, um zusätzliche Akteure oder Use-Cases aufzunehmen. So könnte beispielsweise ein Akteur “Kunde” hinzugefügt werden, der den Chatbot im Bereich “Kundenservice” nutzt.

Diese Art der Darstellung ist nicht nur für die Konzeptionsphase nützlich, sondern dient auch als Kommunikationsmittel für Stakeholder und Teammitglieder. Sie ermöglicht ein besseres Verständnis der Projektziele und der Funktionsweise des Systems. Insbesondere die Integration von ChatGPT in den Prozess der Use-Case-Erstellung hat sich als wertvoll erwiesen, indem es die Identifizierung relevanter Akteure und die Formulierung präziser Use-Cases erleichtert.

Mein Fazit

Die Integration von ChatGPT in den Erstellungs- und Visualisierungsprozess von Use-Cases markiert einen bedeutenden Fortschritt im Projektmanagement. Dieses Tool unterstützt nicht nur bei der Generierung kreativer und präziser Use-Case-Szenarien, sondern erleichtert auch deren Strukturierung und visuelle Darstellung. Dadurch wird die Projektplanung effizienter, die Teamkommunikation verbessert und eine klare Präsentation der Projektziele und -anforderungen ermöglicht.

Als Projektmanager liegt es jedoch in meiner Verantwortung, die von ChatGPT generierten Ergebnisse sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass sie den spezifischen Anforderungen und Standards des Projekts entsprechen. Die Fähigkeit, schnell auf verschiedene Szenarien zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, macht ChatGPT zu einem wertvollen Werkzeug. Die Nutzung von ChatGPT für die Use-Case-Erstellung und -Visualisierung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu qualitativ hochwertigen und gut durchdachten Projektentwürfen, vorausgesetzt, sie werden mit professionellem Urteilsvermögen und Fachwissen ergänzt.

❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Wie seht Ihr die Rolle von KI in der Zukunft des IT-Projektmanagements?

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ChatGPT und Project Canvas: Ein dynamisches Duo für die Entwicklung eines unternehmenseigenen Chatbots

Tue, 19 Dec 2023 14:43:28 GMT

Als Projektmanager weiß ich, wie komplex ein Projektvorhaben gerade zu Beginn wirken kann. Meine Aufgabe ist es allen am Projekt Beteiligten ein einheitliches Bild zu vermitteln. Project Canvas ist dabei ein hilfreiches Werkzeug, mit dem die wesentlichen Aspekte eines Projekts übersichtlich und verständlich dargestellt werden.

In der Regel - und so handhabe ich es - wird diese Projekt-Leinwand (Canvas) im Team erarbeitet und hilft beim Planen, Diskutieren, Verstehen und Kommunizieren des neuen Vorhabens. Sie stellt alle Kernelemente des Projekts in Form eines One-Pagers dar. Die vorangegangene Abbildung zeigt die Vorlage, wie ich sie nutze. Ihr könnt sie ebenfalls bei euren Projekten verwenden, fragt mich dazu gerne bei LinkedIn an

Die Idee: Mein eigener Chatbot

Nun möchte ich die Theorie in die Praxis umsetzen. In diesem Fall nicht mit dem Projektteam, sondern mit Hilfe von ChatGPT. Das KI-Tool soll mir dabei helfen ein Canvas für mein fiktives Projekt zu erstellen:

Eigener Chatbot - Entwicklung eines firmeninternen, datenschutzkonformen Chatbots

Unternehmenseigene Chatbots sind auf dem Vormarsch

Firmen wie dm und Bosch sind zwei der Vorreiter in Bezug auf firmeneigene Chatbots. Die Idee eigene Chatbots zu verwenden, begründet sich u.a. im Datenschutz und der Möglichkeit die Künstliche Intelligenz spezifisch an eigene Prozesse anzupassen und mit firmeneigenen sowie internen Daten zu trainieren. Bosch’s Chatbot wurde zusammen mit dem deutschen Unternehmen Aleph Alpha entwickelt, bietet also in Sachen Datenschutz und DSGVO-Konformität entscheidende Vorteile. dm‘s Chatbot namens dmGPT basiert auf ChatGPT-3.5 und wurde gemeinsam mit OpenAI entwickelt. Er wird auf der unternehmenseigenen Cloud-Infrastruktur bereitgestellt und soll als Werkzeug dienen, um den Mitarbeitenden das Arbeitsleben zu erleichtern.

Auch bei meinem fiktiven Projekt für den Chatbot lege ich Wert auf ein geschlossenes System, indem ich die Einhaltung der Informationssicherheits- und Datenschutzstandards selbst überprüfen kann und, in dem vertrauliche Informationen innerhalb meiner Organisation bleiben. Der Chatbot soll mir und meinen Mitarbeitenden als Wissensdatenbank dienen, interne Prozesse vereinfachen und die Qualität der täglichen Arbeit verbessern.

Wie ChatGPT die Entwicklung eines firmeninternen Chatbots unterstützt

Wie ihr euch bestimmt vorstellen könnt, ist die Entwicklung eines eigenen Chatbots ein sehr komplexes Projekt. ChatGPT soll mir dabei helfen das Vorhaben strukturiert und effizient anzugehen. Grundvoraussetzung ist, dass ChatGPT zunächst die Project Canvas Methode kennt. Darüber vergewissere ich mich, in dem ich KI frage.

ChatGPT kennt die Methode und dessen Mehrwert. Die Schlüsselelemente, die mir vorgeschlagen werden, sind nicht identisch mit denen, die sich in meiner Praxis bewährt haben. Daher entscheide ich mich ChatGPT neben dem Projektvorhaben auch die Schlüsselkomponenten aus meiner Vorlage vorzugeben und bitte es um Unterstützung bei der inhaltlichen Ausarbeitung.

Hier folgt das Ergebnis zum eingegebenen Prompt:

ChatGPT hat meine vorgegebenen Schlüsselelemente erkannt und zu jedem den passenden Inhalt geliefert. Wie erwartet nennt es keine konkreten Zahlen (weder Budgets noch Zeitpläne), gibt mir aber wertvolle Informationen darüber, was berücksichtigt werden sollte. Ich bin mit den Informationen zufrieden und übertrage sie in meine Vorlage.

Mit ChatGPT-4 kann ich zwar Dokumente in verschiedenen Dateiformaten erzeugen (bspw. Word oder PDF), allerdings ist die Formatierung innerhalb der ausgegebenen Dokumente für mich nicht zufriedenstellend. Daher erledige ich das händisch.

Während die Erstellung eines Project Canvas normalerweise eine kollaborative Aufgabe ist, die das gesamte Projektteam einbezieht, hat sich ChatGPT als wertvolles Hilfsmittel erwiesen, um diesen Prozess zu unterstützen und zu bereichern. ChatGPT kann als ergänzendes Tool im Team-Brainstorming neue Perspektiven einbringen und die Kreativität fördern. Es dient als schnelle Informationsquelle und verbessert die Kommunikation durch klare Formulierungen. ChatGPT bietet Unterstützung bei der Strukturierung des Project Canvas, indem es sicherstellt, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Meine Einschätzung zum dynamischen Duo – ChatGPT und Project Canvas

Insgesamt ist ChatGPT kein Ersatz für die wertvolle Teamarbeit bei der Erstellung eines Project Canvas, sondern vielmehr eine Ergänzung, die den Prozess bereichert und effizienter gestaltet. Durch die Integration von KI können wir die Stärken der menschlichen Kreativität mit der Geschwindigkeit und Datenverarbeitungskapazität von KI kombinieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Integration von KI-Tools wie ChatGPT in das Projektmanagement, insbesondere bei der Erstellung eines Project Canvas, ist mehr als nur eine Zeitersparnis – es ist eine Revolution in der Art und Weise, wie wir Projekte angehen und realisieren. Für mich hat diese Erfahrung nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch einen neuen Horizont an Möglichkeiten eröffnet.

❓❓Ich freue mich darauf, Eure Erfahrungen und Meinungen zu hören. Wie seht Ihr die Rolle von KI in der Zukunft des IT-Projektmanagements?

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Das Project Canvas ist angelehnt an und inspiriert von dem Original von "Over the Fence" - siehe overthefence.com.de , Lizenzrechtliche Hinweise: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

Big Picture: Wie ChatGPT und DALL-E helfen, die Vision meines Projektes zu visualisieren

Fri, 10 Nov 2023 14:25:14 GMT

Was hat dieser Avocado-Stuhl mit der Vision meines Projektes zu tun?

Dieser Frage widmen wir uns gerne im Laufe dieses Beitrages. ��

In diesem Artikel möchte ich zeigen, wie ChatGPT und DALL-E bei der Erstellung eines "Big Picture" helfen können. Mein Ziel als Projektleiter ist es, das Projektteam von Anfang an zu motivieren und auf ein gemeinsames Zielbild zu fokussieren. Die Formulierung und Visualisierung einer Vision kann dabei ein wichtiger Baustein sein. Das Big-Picture ist dafür eine geeignete und häufig genutzte Variante.

Wer mir bisher gefolgt ist weiß, ich benutze gerne ein Beispiel-Projekt für meine Tests von ChatGPT, daher hier eine kurze Beschreibung für die neuen Leser:innen unter euch:

Stell dir vor, du gehst zu deiner lokalen Behörde und anstatt dich in eine lange Schlange einzureihen, bekommst du eine digitale Wartenummer. Besser noch, du wirst per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt deiner Wartezeit informiert. So hast du die Freiheit, dich in der Nähe aufzuhalten oder andere Dinge zu erledigen, anstatt zu warten.

Im Beispielprojekt der Stadt Digihausen bin ich bereits tief in die verschiedenen Elemente des Projektmanagements mit Hilfe von ChatGPT eingetaucht. Zuletzt habe ihr einen Einblick in die Definition von SMARTe Projektzielen bekommen. Doch heute starten wir zunächst mit den Basics zum BIG-Picture.

Was ist ein Big Picture?

Die Aufgabe des Projektleiters ist es, die Vision klar zu kommunizieren, d.h. den Teammitgliedern zu vermitteln, wie ihre Arbeit letztendlich z.B. durch das Projekt der Stadt Digihausen das Leben der Bürgerinnen und Bürger erleichtert, indem Wartezeiten verkürzt und Abläufe optimiert werden. So verstehen sie nicht nur ihre individuelle Aufgabe, sondern auch, wie diese Aufgabe in das Gesamtkonzept passt - und das kann sehr motivierend sein!

ChatGPT ist in der Lage, durch Bildgenerierung mit Hilfe von "DALL-E“ ein "Big Picture" zu erzeugen. Daher hier ein kurzer Einblick zu dem Tool.

Was ist DALL-E?

DALL-E ist ebenfalls eine KI von OpenAI, die aus Textbeschreibungen neue Bilder generieren kann. Der Name ist eine Kombination aus „Salvador Dalí“, dem berühmten surrealistischen Künstler, und „WALL-E“, dem kleinen Roboter aus dem gleichnamigen Pixar-Film. Diese künstliche Intelligenz verwendet eine fortgeschrittene Version maschineller Lernmodelle, um zu verstehen, was in einer Textanfrage verlangt wird, und erstellt dann ein Bild, das dieser Anfrage entspricht. DALL-E ist ebenfalls in ChatGPT integriert und kann mit der Version 4.0 verwendet werden.

DALL-E funktioniert somit genauso wie der ChatGPT und kann zum Beispiel gebeten werden, ein Bild von einem Avocado-Stuhl zu erstellen - etwas, das in der realen Welt nicht existiert - und er wird eine künstlerische Darstellung liefern, die dieser Beschreibung entspricht:

Dieser Avocado-Stuhl veranschaulicht die Möglichkeiten der KI bei der Bilderzeugung. Solche Technologien eröffnen aufregende Möglichkeiten für kreatives Design, indem sie die Grenzen dessen erweitern, was automatisch visualisiert werden kann. Dadurch wird unsere Vorstellungskraft angeregt und hilft in unserem Fall nützliche visuelle Darstellungen einer Vision zu entwickeln.

Unser Big Picture für das Projekt der Stadt Digihausen

Zurück zu unserem Projektbeispiel. Ziel ist die Einführung eines digitalen Wartenummernsystems in einer lokalen Behörde, um die Wartezeiten vor Ort zu verkürzen. Dadurch sollen die Kundenzufriedenheit und die Effizienz der Behörde gesteigert werden. Wer mehr über die Zieldefinition erfahren möchte, ist hier zunächst goldrichtig.

Dieses Zielbild möchte ich mit Hilfe von ChatGPT und der aktuellen Version 3 von DALL-E als "Big Picture" darstellen.

DALL-E verwendet Englisch als Standardsprache, um Eingaben zu verarbeiten und darauf zu reagieren. Wenn mein Prompt (wie in diesem Fall) in Deutsch ist, übersetzt ChatGPT ihn automatisch in DALL-E, bevor er ihn verarbeitet. Die Ausgabe erfolgt dann wieder in Englisch.

Die KI erzeugt normalerweise zwei Bilder. In unserem Beispiel ein Bild im Wartebereich eines öffentlichen Gebäudes und ein Bild auf einem belebten Platz im Freien. Beide zeigen Menschen, die entspannt ihre Wartezeit verbringen. Mir persönlich gefällt das zweite Bild besser, weil es den Eindruck vermittelt, dass die Menschen ihre Wartezeit im Freien verbringen, das schöne Wetter genießen und so die kurze Wartezeit nutzen, um ihre Batterien wieder aufzuladen. Wer möchte das nicht? Deshalb schaue ich mir die hinterlegte Beschreibung noch einmal genauer an, vielleicht geht es ja noch besser.

Tipp: Die KI liefert den verwendeten Prompt gleich mit

In der Bildbeschreibung gibt DALL-E den verwendeten englischen Prompt aus, der hilft, das Bild in Iterationsschleifen weiterzuentwickeln. In meinem Fall lasse ich mir ein neues Bild ausgeben, indem ich den bildeigenen Prompt verwende. An dieser Stelle sei erwähnt, dass in ChatGPT immer ein separater Befehl zur Nutzung von DALL-E notwendig ist. "Erstelle mit DALL-E ..." ist dabei die einfachste Variante. Ansonsten gibt es keine Bilder.

Dieses Bild ist mein "Big Picture". Es zeigt mir, dass die Menschen in Digihausen entspannt warten, Kaffee trinken, das schöne Wetter genießen und die Verwaltung effizient arbeiten kann. Alles dank der Einführung eines digitalen Wartenummernsystems. Wenn diese Visualisierung nicht Motivation für das Projektteam und mich als Projektleiter ist. Meine Fantasie wird auf jeden Fall mit diesem Bild angeregt.

Tipp: Startet einen KI-Wettbewerb und generiert gemeinsam das Big Picture

Viele Menschen scheuen sich, an einem Whiteboard Zeichnungen für ein Big-Picture zu erstellen, weil sie glauben, nicht zeichnen oder malen zu können. Da kann ich als Projektleiter und Moderator solcher Runden noch so oft sagen, dass es auf die künstlerischen Fähigkeiten nicht ankommt und jeder Beitrag wertvoll ist, nur wenige trauen sich, einfach loszulegen. Mit DALL-E kann ich diese Scheu ein wenig umgehen, denn die Visualisierung übernimmt nun die KI.

Also probiert es aus: Bildet in Kick-off-Workshops kleine Teams und startet gemeinsam einen Wettbewerb, wer das beste Big-Picture mit Hilfe von DALL-E erstellt. Ich kann Euch versprechen, es macht viel Spaß und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich in der Regel gut mit den Ergebnissen identifizieren, weil es sich anfühlt, als hätten sie es selbst erstellt ... obwohl es die KI war. Und schon habt ihr euer gemeinsames Big-Picture.

Einschätzung und Fazit

DALL-E ist ein nützliches Werkzeug für die Bildgenerierung, auch im Kontext des Projektmanagements. Entsprechende Prompts werden direkt mitgeliefert und so gibt mir DALL-E Formulierungsvorschläge, um meine Bilder weiterzuentwickeln. Wie jedes Tool hat auch DALL-E Verbesserungspotential. Diese liegen aus meiner Sicht in der Darstellung von Buchstaben (in Textform) und Zahlen in Bildern. Wer genau hinschaut, kann das auf den Bildern gut erkennen. Insgesamt ist es auf jeden einen Versuch wert, dies im Kick-off-Workshop auszuprobieren.

Und jetzt noch zurück zum Avocado-Stuhl und zur Eingangsfrage:

Was hat der Avocado-Stuhl mit der Vision meines Projektes zu tun?

Der Stuhl ist etwas, das es in der realen Welt (noch) nicht gibt. Aber er existiert in meiner Vorstellung. Die Vision meines Projekts ist auch etwas, das es in der realen Welt (noch) nicht gibt. Mit meiner Vorstellungskraft kann ich sie beschreiben und mit Hilfe von künstlicher Intelligenz visualisieren. Dem Projektteam von Anfang an ein solches "Big Picture" zu geben, kann entscheidend für die Motivation und den Erfolg des Projekts sein. Seit mutig und probiert es in Euren Projekten einfach mal aus!

❓Habt Ihr schon einmal ChatGPT und DALL-E bei der Visualisierung von Projektvisionen verwendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken.

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KI: Wie ChatGPT hilft, SMARTe Ziele im Projektmanagement zu setzen

Fri, 03 Nov 2023 14:06:09 GMT

Wer von euch hat sich schon in einem Meer an Projektzielen verloren gefühlt? Die Definition klarer und erreichbarer Ziele ist für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts unerlässlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Ziele sowohl ambitioniert als auch realistisch sind? Die Antwort liegt oft in der Anwendung der SMART-Methode. In diesem Beitrag möchte ich euch näherbringen, wie ChatGPT dabei helfen kann Projektziele nach dieser Methodik zu erstellen.

In meinen letzten Artikeln habe ich bereits das Stakeholder-Management , die Anforderungsanalyse , die Projektplanung als auch das Risikomanagement mit ChatGPT getestet. Somit kann ich bereits auf erlernte Informationen zu meinem Projekt zurückgreifen. Meine Prompts sowie die Ergebnisse präsentiere ich dir mit der Version 4.0 von ChatGPT. Zum Test nutze ich mein fiktives Projekt – “Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen” der Stadt Digihausen . Hier nochmal die kurze Beschreibung meines Projekts:

Stelle dir vor, du gehst zu deiner lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhältst du eine digitale Wartenummer. Noch besser, du wirst per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt deiner Wartezeit informiert. Dies gibt dir die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.

Starten wir nun mit dem Test in ChatGPT.

Schritt 1 - Was sind SMART(e) Projektziele?

Auch ich muss mein Wissen regelmäßig auffrischen, daher frage ich ChatGPT zunächst nach einer Erklärung der SMART-Methode und möchte fünf Beispiele für Projektziele. So können wir gleich testen, ob ChatGPT die SMART-Methode kennt.

ChatGPT kennt wie erwartet die SMART-Methode und liefert fünf Beispiele im IT-Projektmanagement samt konkreter Tipps zur Formulierung. Das sollte eine gute Grundlage sein, um die Ziele für das Projekt der Stadt Digihausen näher zu betrachten.

Schritt 2: SMARTE(e) Projektziele für die Stadt Digihausen

Ich starte in einem leeren Chat - d.h. ChatGPT hat keine weiteren Information als die Projektbeschreibung - und gebe die Aufforderung SMART(e) Projektziele zu definieren.

Das Programm hat sich offensichtlich dafür entschieden die Ziele eher SMART zu kategorisieren als SMART zu formulieren. Ich bitte ChatGPT das Projektziel prägnant und SMART zu formulieren.

So passt's aus meiner Sicht besser. Damit nimmt mir ChatGPT sogar Arbeit ab, indem selbstständig untersucht, inwieweit das Projektziel s pezifisch, m essbar, a kzeptiert, r ealistisch und t erminiert ist. Das ist aus meiner Sicht eine gute Hilfe, denn so kann ich nachprüfen, ob die Projektziele ausreichend formuliert sind und den SMART-Kriterien entsprechen.

Schritt 3 - Kategorisierung der Projektziele

Die Kategorisierung nach SMART - wie es ChatGPT zu Beginn getan hat - ist in der Praxis aus meiner Sicht unüblich, weshalb ich als nächstes um folgende Kategorisierung bitte:

Gesamtziel
Nutzungsziele
Leitungsziele
Terminziele
Kostenziele
Soziale Ziele
Nicht-Ziele

Zusätzlich bekommt das Programm Informationen über die geplante Projektdauer und das Gesamtbudget. Beides ist bisher nicht bzw. falsch berücksichtigt. Ich verwende die Angaben aus meinem Beitrag zum Thema Projektplanung , um hier eine Vergleichbarkeit herzustellen.

Auf den ersten Blick fällt auf, dass ChatGPT den Umfang der Ziele deutlich vergrößert hat. Beispielsweise sind Informationen zur Uptime oder einer vorgesehenen Testphase nach 6 Monaten neu. Eine Überprüfung der Teilziele von mir als Projektmanager kann mir ChatGPT nicht abnehmen und dennoch gibt es mir einen sehr guten Leitfaden für die Definition meiner Projektziele - auch in dieser Tiefgründigkeit - an die Hand.

Einschätzung und Fazit

Was habe ich erwartet? Ich habe erwartet, dass ChatGPT die Projektziele bereits nach der ersten Aufforderung SMART formuliert. Stattdessen war vielmehr die Kategorisierung der Projektziele SMART. Auch in diversen Chats, auf deren Veröffentlichung ich hier der Übersicht halber verzichtet habe, verbindet ChatGPT mit der SMART-Methode eher die Kategorisierung als die Formulierung. Als hilfreich habe ich das zu Beginn nicht empfunden.

Über einen kleinen Umweg bin ich dann doch an meine SMART(en) Projektziele gekommen und habe festgestellt, dass mir ChatGPT auch im nächsten Planungsschritt helfen kann, wenn die Ziele konkreter und detaillierter werden.

Insgesamt zeigt der Artikel, dass ChatGPT sich ebenso als wertvolles Werkzeug im Bereich der Zielplanung beweist. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt, bietet die Technologie auch hier erhebliche Effizienzsteigerungen und wertvolle Einblicke für Projektmanager:innen. Am Ende bin ich als Projektmanager:in gefragt, die Inhalte zu überprüfen und auf meine Bedürfnisse anzupassen. Jedoch so kennen, wir das auch schon aus vorangegangen Tests. Ich bin gespannt, welche weiteren Erkenntnisse ich in den nächsten Wochen herausfinde und Euch präsentieren darf.

Habt Ihr schon einmal ChatGPT bei der Definition von Projektzielen verwendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken in den Kommentaren.

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ChatGPT im Stakeholder-Management: Effiziente Kommunikation im Projekt planen

Thu, 21 Sep 2023 10:07:08 GMT

Willkommen zurück zum fünften Teil meiner Reihe: ChatGPT im Projektmanagement. Der heutige Artikel beschäftigt sich mit dem Stakeholder-Management und der Frage, wie ChatGPT dich bei der Analyse und Planung deiner kommunikativen Maßnahmen im Projekt unterstützen kann.

Zu Beginn meiner Laufbahn als Projektmanager habe ich von einem Dozenten einmal gelernt: Projektmanagement besteht aus den drei K´s – Kommunikation , Kommunikation und nochmals Kommunikation . Aus der Praxis kann ich das bestätigen. Projekte sind häufig komplex, die Erwartungen hoch, und die Kommunikation ist somit das Bindeglied zum Erfolg.

Aber wie kann ich als Projektmanager:in sicherstellen, dass die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern – von den Teammitgliedern über Kunden bis hin zu Projektsponsoren – nahtlos und effizient verläuft? Eine Hilfe dazu könnte in der künstlichen Intelligenz liegen, in unserem Fall ChatGPT.

In meinen letzten Artikeln habe ich bereits die Anforderungsanalyse , die Projektplanung als auch das Risikomanagement mit ChatGPT getestet. Somit kann ich bereits auf erlernte Informationen zu meinem Projekt zurückgreifen. Meine Prompts sowie die Ergebnisse präsentiere ich dir mit der Version 4.0 von ChatGPT, welche mir in den vorangegangenen Tests wesentlich bessere Ergebnisse im Vergleich zur Version 3.5 geliefert hat.

Zum Test nutze ich das fiktive Projekt - "Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen" der Stadt Digihausen. Hier die kurze Beschreibung meines Projekts:

In meinem Test möchte ich drei wesentliche Teilaspekte des Stakeholder-Managements mit ChatGPT ausprobieren:

die Stakeholderanalyse.
der Kommunikationsplan und
die Kommunikationsmatrix.

Auf geht´s!

Teil 1 - Die Stakeholder im Projekt mit ChatGPT analysieren

Bei der Stakeholderanalyse möchte ich als Projektmanager herausfinden, wer alles von meinem Projekt oder einer Entscheidung betroffen ist. Dabei analysiere ich, welche Interessen und welchen Einfluss die verschiedenen Stakeholder haben. Ich bewerte diese Informationen und nutze sie, um eine Strategie zu entwickeln, wie ich im Projekt mit jedem Stakeholder effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten kann. Im Grunde genommen ist die Stakeholderanalyse eine Art Landkarte, die zeigt, wer wichtig ist und wie man am besten mit ihnen umgeht.

Ich führe diese Analyse zu Beginn eines Projektes durch und wiederhole sie regelmäßig im Verlauf des Projektes, da sich die Zusammensetzung und Relevanz der Stakeholder verändern kann.

ChatGPT ist dabei ein Hilfsmittel, um einen Überblick über die relevanten Stakeholder zu erhalten. Daher mache ich es mir in meinem Beispiel einfach und befehle ChatGPT, eine Stakeholderanalyse durchzuführen:

Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung in eine Excel-Tabelle überführt:

Durch die tabellarische Darstellung erhalte ich einen guten Überblick über die Stakeholder in meinem Projekt. ChatGPT unterteilt in der Analyse ohne eine konkrete Vorgabe die Kategorien Stakeholder, Interessen sowie Einfluss u nd mögliche Strategien. Ehrlich gesagt, überrascht mich das. Denn im Bereich des Risikomanagements musste ich wesentlich detailliertere Vorgaben in meine Prompts eingeben, um ähnlich gute Ergebnisse zu erhalten.

ChatGPT kann in meinem Fall auf keine spezifischen Informationen zu den handelnden Personen zurückgreifen und beruft sich daher nur auf Rollen und generische Interessen. Die aufgezählten Rollen der Stakeholder, die Auflistung der Interessen am Projekt sowie die Bewertung von Einfluss und Interessen wirken auf mich als Projektmanager plausibel. Ebenso erhalte ich Vorschläge zur Strategie bzw. zu den kommunikativen Maßnahmen für jeden Stakeholder. Als Projektmanager:in muss ich die Übersicht natürlich noch mit den echten Namen und Personengruppen im Projekt ergänzen, aber insgesamt ist es ein sehr gutes Ergebnis. Es scheint mir, dass ChatGPT in der Stakeholderanalyse bereits methodisch gut trainiert ist.

Teil 2 - Die Kommunikation im Projekt mit ChatGPT planen

Im weiteren Schritt benötige ich einen Kommunikationsplan für das Projekt und möchte diesen mit ChatGPT erstellen lassen. Ein Kommunikationsplan legt fest, wie, wann und was man den verschiedenen Beteiligten eines Projekts mitteilt.

Dieser Plan bestimmt, welche Informationen für welche Stakeholder wichtig sind und wie man diese am besten erreicht, zum Beispiel per E-Mail, Meetings oder Telefonaten. Ziel ist es, alle auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu vermeiden. Der Plan hilft auch dabei, die Erwartungen der Stakeholder zu managen und ihre Unterstützung für das Projekt zu gewinnen. Er ist somit der Fahrplan für die Projektkommunikation.

Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung wieder in eine Excel-Tabelle überführt:

Von der Struktur und den gewählten Kategorien in der Kommunikationsplanung bin ich wieder sehr zufrieden. Doch inhaltlich ist meiner Meinung nach noch Luft nach oben. Als Beispiel müssen der Projektmanager und der Datenschutzbeauftragte mit sich selbst kommunizieren, denn bei den Verantwortlichen schlägt mir ChatGPT jeweils dieselbe Person vor. Ebenso müssen die Kommunikationsziele und die Frequenzen der Kommunikation geprüft und weiter ausgeführt werden. Ansonsten finde ich wieder überwiegend gute Vorschläge, auf die ich als Projektmanager:in aufbauen kann.

Teil 3 - Eine Kommunikationsmatrix mit ChatGPT erstellen

Im letzten Abschnitt möchte ich eine Kommunikationsmatrix mit Hilfe von ChatGPT erstellen. Eine Kommunikationsmatrix zeigt mir, wer in einem Projekt mit wem kommunizieren soll und auf welche Weise. Sie listet alle wichtigen Stakeholder auf, die das Projekt beeinflussen oder davon beeinflusst werden, und weist ihnen bestimmte Kommunikationskanäle zu, wie z.B. E-Mail, Meetings oder Telefonate.

Die Kommunikationsmatrix hilft dabei, den Informationsfluss zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder die Informationen bekommt, die er oder sie benötigt. Sie ist ein praktisches Werkzeug, um die Kommunikation im Projekt klar und effizient zu gestalten. So wird nichts Wichtiges übersehen, und es gibt weniger Missverständnisse.

Das Ergebnis zu diesem Prompt habe ich zur besseren Darstellung auch hier wieder in eine Excel-Tabelle überführt:

Das beste Ergebnis habe ich in meinem Fall nach dem dritten Versuch erhalten, nachdem ich die Unterscheidung nach Stakeholdern und Methoden im Prompt ergänzt habe. Durch diese Präzisierung erhalte ich das gewünschte Ergebnis und somit einen Überblick über die Kommunikationsmaßnahmen und Stakeholder.

Fazit

Zusammenfassend nehme ich drei wesentliche Erkenntnisse zum Stakeholder-Management mit ChatGPT mit:

Mit ChatGPT lässt sich eine Stakeholderanalyse schnell und übersichtlich durchführen : Der Einsatz von ChatGPT erweist sich als sehr nützliches Tool für die Analyse der Stakeholder. Die KI bietet eine schnelle und übersichtliche Darstellung der verschiedenen Stakeholder, ihrer Interessen und des Einflusses, den sie auf das Projekt haben könnten. Dies ist besonders wertvoll in der Anfangsphase eines Projekts, aber auch bei sich ändernden Bedingungen.
ChatGPT hat Verbesserungspotenzial beim Kommunikationsplan : Während ChatGPT bei der Erstellung des Kommunikationsplans grundsätzlich gute Arbeit leistet, gibt es einige Bereiche, die die Überprüfung und Anpassung des Projektmanagers oder der Projektmanagerin erfordern. Zum Beispiel waren die vorgeschlagenen Verantwortlichkeiten für die Kommunikation nicht immer sinnvoll zugeordnet, und weitere Details wie Kommunikationsziele und Frequenzen müssten ergänzt werden.
ChatGPT leitet schnell und übersichtlich die passende Kommunikationsmatrix ab : Mit ChatGPT lässt sich aufbauend auf den bereits generierten Daten eine Kommunikationsmatrix einfach und effizient ableiten. Durch die Möglichkeit, den Prompt für die Matrix zu präzisieren, konnte ein nützliches Übersicht erstellt werden, die den Informationsfluss im Projekt aufzeigt.

Insgesamt zeigt der Artikel, dass ChatGPT sich ebenso als wertvolles Werkzeug im Bereich des Stakeholder-Managements beweist. Obwohl es Verbesserungspotenzial gibt, insbesondere bei der Feinabstimmung des Kommunikationsplans, bietet die Technologie auch hier erhebliche Effizienzsteigerungen und wertvolle Einblicke für Projektmanager:innen.

❓Was denkst Du in welchen Anwendungsfällen kann ChatGPT beim Stakeholder-Management ebenfalls unterstützen? Schreib deine Ideen und Gedanken gerne in die Kommentare.

�� Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und ich bin IT-Projektmanager mit einer Passion für Qualität und stetige Verbesserung. In meiner Rolle als externer Berater helfe ich Ihnen ihre IT-Projekte zum nachhaltigen Erfolg zu führen.

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KI: Wie kann ChatGPT im Risikomanagement von Projekten unterstützen?

Fri, 08 Sep 2023 08:48:50 GMT

Auf geht es in den vierten Teil meiner Serie, wie Dir ChatGPT im Projektmanagement helfen kann. Nächste Runde, neue Erkenntnisse. Heute zeige ich Euch, wie Du mit ChatGPT das Risikomanagement in Projekten effizienter gestalten kannst.

Die Risikobewertung und -steuerung in Projekten ist so eine Sache für sich. Du kennst bestimmt die unzähligen Excel-Tabellen, die gerne mehr Chaos stiften als Ordnung. Wie wäre es also, wenn ein intelligenter Chatbot uns bei der Identifikation und Analyse von Risiken unter die Arme greifen könnte?

Ich teste meine Erkenntnis wieder an meinem fiktiven Projekt - "Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen" der Stadt Digihausen. Hier die kurze Beschreibung meines Projektes:

Das Risikomanagement, so wie ich es kenne, hat vier wesentliche Schritte:

Schritt - Identifikation der Risiken,
Schritt - Analyse und Bewertung der Risiken,
Schritt - Maßnahmen planen und
Schritt - Maßnahmen umsetzen.

Und genau in dieser Abfolge werde ich mich vorarbeiten und meine Prompts als auch die Ergebnisse mit ChatGPT Version 4.0 präsentieren. In meinen letzten Artikeln habe ich bereits eine Anforderungsanalyse und eine Projektplanung mit ChatGPT erstellt, somit kann ich bereits auf angelernte Informationen zu meinem Projekt zurückgreifen.

Also, auf geht´s!

Schritt 1 - Identifikation der Projektrisiken

Aus meiner Sicht ist ChatGPT ein richtiges Sammelsurium an möglichen Projektrisiken. Ich mache es mir daher einfach und befehle ChatGPT, eine Liste von Risiken inklusive der Ursachen und Wirkungen auszugeben. Bereits aus den vorangegangenen Tests wissen wir: Je konkreter und klarer strukturiert der Prompt geschrieben ist, desto besser sind die Ergebnisse.

Auf der einen Seite ist die Liste der Risiken mit Ursachen und Wirkungen noch generisch, aber inhaltlich passend für ein Softwareentwicklungsprojekt. Natürlich benötigt es im Folgenden wieder die Qualitätssicherung des Projekt managers, bietet in diesem Fall jedoch aus meiner Sicht eine gute Vorlage.

Ebenso gefällt mir die Darstellung der Ausgabe. Durch die strukturierte Prompt-Eingabe habe ich eine Liste erhalten, welche mir eine gute Grundlage zur Weiterverarbeitung bietet. Die Inhalte kann ich nun von ChatGPT, z.B. in Excel, kopieren - dazu einfach den entsprechenden Button in ChatGPT verwenden.

Mein Test-Import der Risikoliste in Excel ist auf Anhieb nicht optimal. Mit dem Editor für Text in Spalten funktioniert der Import in Excel am Ende jedoch, und ich könnte die Daten außerhalb von ChatGPT beliebig weiterverarbeiten (z.B. in eine CSV umwandeln und in ein PM-Tool importieren).

Schritt 2 - Analyse und Bewertung der Risiken

Wie ChatGPT richtigerweise am Ende der Ausgabe zu den Projektrisiken schreibt, benötigt es im zweiten Schritt eine Risikobewertung. Eine Bewertung der Risiken erfolgt in der Regel nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Tragweite und Risikowert. Deshalb befehle ich ChatGPT, eine Risikob

Meiner Meinung nach ist die Ausgabe methodisch richtig, aber inhaltlich bin ich skeptisch. Die Begriffe sind gut verständlich erklärt, und auch die Berechnung ist grundsätzlich korrekt. ChatGPT ist ein Sprachmodell, jedoch ist es auch in der Lage, Risiken zu bewerten?

Ich denke, hier kommt ChatGPT an seine Grenzen. Die Bewertung von Risiken basiert in der Regel auf Erfahrungen aus anderen Projekten oder Expertenschätzungen. Die Bewertung benötigt somit spezifische Daten, die in meinem Fall jedoch nicht vorliegen können. Deshalb frage ich ChatGPT nach der Herleitung der 30% Eintrittswahrscheinlichkeit.

Meine Vermutung wird bestätigt, und ChatGPT beschreibt selbst, dass dies hypothetische Werte sind; selbiges gilt für die Tragweite des Risikos.

Somit resümiere ich für mich: Die Teildisziplin - Risikobewertung - ist mit ChatGPT in den aktuellen Versionen nicht möglich. ChatGPT gibt mir eine gute Struktur vor; die Bewertung der Risiken obliegt jedoch dem Projektmanager :in bzw. dem Projektteam.

Schritt 3 - Maßnahmen planen

Nachdem ich nun die Risikobewertung in ChatGPT betrachtet habe, ist der nächste Schritt, Gegenmaßnahmen zu planen. Denn was bringt mir das ganze Wissen über die Risiken im Projekt, wenn ich als Projektmanager:in nicht weiß, wie ich damit umgehen soll. Gegenmaßnahmen sind somit meine Sicherheitsnetze, die dafür sorgen sollen, dass das Projekt vor einem Misserfolg geschützt wird.

Die Planung von Gegenmaßnahmen kann nach meiner Recherche in zwei Varianten mit ChatGPT erfolgen, entweder spezifisch pro Projektrisiko oder als umfassende Abfrage für alle identifizierte Projektrisiken.

Ich starte mit Variante 1 - die spezifische Abfrage pro Projektrisiko:

Die Aufzählung ist sehr umfangreich, jedoch auch wieder allgemein gehalten. Interessant, ist aus meiner Sicht, dass ChatGPT bereits selbst nach präventiven und reaktiven/ korrektive Maßnahmen kategorisiert. Somit methodisch gu t hergeleitet. Würde ich diese Variante weiterführen, müsste ich jedes Risiko einzeln abfragen, was aus meiner Sicht zu ineffizient wäre.

In der Variante 2 führe ich daher eine Abfrage für die vollständige Liste aller Projektrisiken durch. Bei der Prompt-Eingabe habe ich sicherheitshalber noch einmal die vollständige Liste der Projektrisiken hineinkopiert, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen verarbeitet werden. Da die Eingabe im Chat durch die kopierte Tabelle sehr lang war, findest Du im folgenden nur das Ergebnis, welches ich zur besseren Darstellung in eine Excel-Tabelle überführt habe. Als Prompt habe ich den Befehl - Erstelle mir einen Maßnahmenplan zu folgenden Risiken. Gib eine Tabelle aus - eingegeben:

ch muss zugeben, dieses Ergebnis habe ich nach zweimaliger Wiederholung des Prompts erhalten. Ich bin überrascht in welcher Detailtiefe die Ausgabe erfolgt. Neben einer kurzen Beschreibung der Maßnahmen erhalte ich zusätzlich die Verantwortlichkeiten, den Zeitpunkt der Umsetzung (wobei das sehr grob ist) und eine Kostenschätzung pro Maßnahme.

Als Projektmanager:in muss ich diese Angaben zwar qualitätssichern, jedoch bieten sie wieder eine gute Arbeitsgrundlage. Bei der Kostenschätzung bleibe ich bei der Aussage, wie bei der Risikobewertung, diese Werte sind hypothetisch und müssen auf den individuellen Fall angepasst werden.

Ohne die Hilfe von ChatGPT hätte das Erstellen dieser Liste meiner Meinung nach länger gedauert. Somit ist das aus meiner Sicht eine effiziente Erleichterung. Im Folgenden muss der Projektmanager:in entscheiden, welche Maßnahmen umgesetzt werden und den neuen Risikowert nach Umsetzung der Gegenmaßnahmen bestimmen.

Schritt 4 - Maßnahmen umsetzen

Die Umsetzung der identifizierten Gegenmaßnahmen erfolgt aus meiner Sicht ohne die Hilfe mit ChatGPT. Als Projektmanager:in organisiere ich die Umsetzung der Gegenmaßnahmen, stimme Verantwortlichkeiten ab und verfolge die Umsetzung der Maßnahmen. Ich kann mir aktuell noch keinen Anwendungsfall vorstellen, wie mir ChatGPT dabei helfen kann. Bin aber auch gespannt, wenn mir jemand aus der Community einen Anwendungsfall berichten kann. Also schreibt mir gerne, wenn Du Erfahrungen bei diesem Teilschritt hast oder dir ein Anwendungsfall einfällt.

Fazit

Auch in dieser Serie konntet Ihr wieder sehen, wie vielseitig ChatGPT im Projektmanagement eingesetzt werden kann. Beim Risikomanagement gibt es jedoch sowohl Licht als auch Schatten. Drei wesentliche Erkenntnisse kann ich aus den vorgestellten Anwendungsfällen für mich zusammenfassen:

ChatGPT hilft Risiken effizient zu identifizieren : ChatGPT hat sich als passendes Tool erwiesen, um Projektrisiken schnell und strukturiert zu identifizieren. Es erspart mir nicht nur Zeit, sondern liefert auch eine fundierte Grundlage, die ich als Projektmanager:in noch qualitätssichern kann.
ChatGPT hat begrenzte Fähigkeiten bei der Risikobewertung : Während ChatGPT gute Ergebnisse dabei liefert, Risiken zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu planen, stößt es bei der Bewertung dieser Risiken an seine Grenzen. Es fehlt dem Tool an der Fähigkeit, individuelle Erfahrungswerte und spezifische Projektdaten in die Bewertung einzubeziehen. Hier bleibt die Expertise des Projektmanager:in gefragt.
ChatGPT liefert solide Grundlagen für Gegenmaßnahmen: Mit einer detaillierten Liste von Maßnahmen, inklusive Verantwortlichkeiten und Kostenschätzungen, gibt es dem Projektmanager:in eine gute Arbeitsgrundlage für weitere Aktivitäten. Die Entscheidung, welche Gegenmaßnahmen umgesetzt werden, liegt im Folgenden beim Projektmanager:in.

Zusammengefasst: ChatGPT ist ein solides Werkzeug für bestimmte Aspekte des Risikomanagements im Projekt, aber es kann und sollte nicht die Erfahrung und das Know-How eines versierten Projektmanager:in ersetzen. Es ist ein Tool in eurem Werkzeugkasten, aber sicherlich nicht das einzige. Also, probiert es weiter aus und bleibt dran!

Habt Ihr ChatGPT beim Risikomanagement bereits angewendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken.

Wer mich noch nicht kennt: Mein Name ist Lars Kaulfuß und ich bin IT-Projektmanager mit einer Passion für Qualität und stetige Verbesserung. In meiner Rolle als externer Berater helfe ich Ihnen ihre IT-Projekte zum nachhaltigen Erfolg zu manövrieren.

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KI: Wie ChatGPT in der Projektplanung unterstützt?

Fri, 01 Sep 2023 08:28:57 GMT

Willkommen zurück zu meiner Serie - ChatGPT im Projektmanagement. In meinen vorherigen Beiträgen habe ich Euch bereits einige Grundlagen von ChatGPT vorgestellt. Heute nehmen wir uns eine wesentliche Teildisziplin vor: die Projektplanung mit ChatGPT. Lasst uns gemeinsam schauen, wie uns ChatGPT als Projektmanager:in in diesem Bereich unterstützen kann.

Projektmanagement, wie ich es kenne, ist eine Balanceakt Anforderungen, Ressourcen und zeitlichen Vorgaben ständig in Einklang zu bekommen. Häufig sind die drei Elemente des magischen Dreiecks in Bewegung und verändern sich durch Anpassungen der Rahmenbedingungen. Stelle dir vor, ChatGPT könnte dabei helfen:

Ein kurzes Intro: ChatGPT in der Projektplanung

In meiner Entdeckungsreise teste ich die Projektplanung an meinem fiktiven Projekt - "Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen" . Ich habe in der Zwischenzeit die Anforderungen etwas verfeinert und ebenso einen fiktiven Kunden in das Projekt eingefügt, die Stadt Digihausen . Hier die kurze Beschreibung des Projektes:

Für mich ist die Planungsphase – oft jener Phase, die über Erfolg oder Misserfolg im Projekt entscheiden kann. Hier lege ich als Projektmanager den Grundstein: Planen, Ressourcen zuweisen, Zeitpläne erstellen und Budget kalkulieren. Schauen wir uns diese Schritte anhand unseres fiktiven Projektes an und lernen wir, wie ChatGPT die Projektplanung vereinfachen kann.

Ich werde euch im Folgenden wieder Prompts und Ergebnisse mit der ChatGPT Version 4.0 zeigen. Wie schon im meinem letzten Artikel festgestellt, sind die Ergebnisse in der Version 4.0 wesentlich detaillierter und hochwertiger. Die Anforderungen des fiktiven Projektes hatte ich ebenfalls in meinem vorherigen Artikel definiert. In ChatGPT baue ich auf diesen Ergebnissen und angelernten Informationen auf, indem ich innerhalb von ChatGPT den gleichen Chat verwende.

Wer meinen letzten Artikel zur Anforderungsanalyse mit ChatGPT nachlesen möchte - einfach hier klicken .

1. Schritt - Auswahl des Projektdesigns

Zu Beginn des Projektes steht häufig die Frage im Raum, welches Projektdesign soll gewählt werden. Aber wie trifft man die richtige Entscheidung bei so vielen Optionen wie z.B. Wasserfall, agil oder hybrid? Hier kann ChatGPT als Berater zur Seite stehen.

Dank der umfassenden Datenbasis und Fähigkeit, Kontexte zu verstehen, kann ChatGPT die spezifischen Anforderungen des Projekts analysieren und basierend auf bewährten Praktiken und aktuellen Trends Empfehlungen für ein passendes Projektdesign abgeben. ChatGPT bereitet mir die Entscheidungsgrundlage inklusive Argumentationen auf. Diese kann mir im Folgenden helfen die Auswahl des Projektdesign gegenüber dem Kunden oder weiteren Stakeholder erklären zu können.

Da ich in meinem fiktiven Projekt davon ausgehe, dass ich als Projektmanager:in eine feste Frist sowie festes Budget von der Stadt Digihausen erhalte, würde ich mich für den hybriden Ansatz entscheiden. Im Weiteren plane ich das Projekt mit festen Phasen, jedoch innerhalb dieser Projektphasen wird mit zweiwöchigen Sprints gearbeitet, um sich möglichen Änderungen der Rahmenbedingungen anpassen zu können.

2. Schritt - Phasenplanung

Bei der Erstellung einer Phasenplanung musste ich etwas experimentieren bis aus meiner Sicht ein passendes Ergebnis entstanden ist. Prompts, die lediglich eine Phasenplanung abfragen, ergeben meiner Meinung nach unvollständige Ergebnisse. Das beste Ergebnis erhalte ich, wenn ich ChatGPT konkrete Vorgaben gebe. In meinem Falle befehle ich eine Phasenplanung nach DIN 69901 durchzuführen und den Phasen erste Arbeitspakete zuzuordnen:

Die vorgeschlagenen Arbeitspakete sind im weiteren Verlauf eine gute Grundlage, um z.B. ein Projekt-Struktur-Plan zu erstellen oder im nächsten Schritt die Beschreibung der Arbeitspakete zu starten.

3. Schritt - Beschreibung d er Arbeitspakete

Jedes Arbeitspaket muss im Folgenden mit einer Beschreibung detailliert werden. Welche Kategorien/ Inhalte im Arbeitspaket beschrieben werden sollen, empfehle ich ChatGPT vorzugeben. Ich hatte in einem meiner ersten Versuche nur den Befehl gegeben, eine Beschreibung des Arbeitspaketes - Systementwicklung durchzuführen. Den Ergebnissen fehlten aus meiner Sicht Struktur und inhaltliche Relevanz. Daher hier mein Ergebnis mit der Vorgabe der Inhalte:

Die Beschreibung der Arbeitspakete kann im Folgenden beliebig häufig wiederholt werden, bis alle Arbeitspakete beschrieben sind. Die inhaltliche Prüfung der Ergebnisse muss, wie immer, durch den Projektmanager:in noch einmal selbst erfolgen. Vor allem die Aufwandsschätzungen sollten mit den Entwicklerteams in meinem Beispiel validiert werden, bilden aber einen ersten Anhaltspunkt. Insgesamt ist mir in dieser Aufgabenstellung ChatGPT eine große Hilfe, um die Beschreibung der Arbeitspakete zu beschleunigen.

4. Schritt - Zeitplanung

Durch die zahlreichen Daten und Informationen, die ChatGPT mittlerweile erhalten hat, merke ich, dass die Ergebnisse Stück für Stück passgenauer werden. Auch in der Zeitplanung hilft mir ChatGPT einen Vorschlag zu erarbeiten. Ich merke bei den Eingaben, dass ich die Referenzen zu vorherigen Abschnitten wieder herstellen muss (z.B. zu den Anforderungen), damit ChatGPT keine Informationen vergisst. So probiere ich einen umfangreichen Prompt, um spezifische Angaben zur Zeitplanung meines Projektes zu erhalten:

Insbesondere die Ausgabe der Ergebnisse in Listenform hilft bei der Strukturierung. Im Folgenden könnte ich die Zeitplanung zur Visualisierung in ein Gantt-Chart überführen. ChatGPT bietet dazu die Möglichkeit VBA-Codes für Power-Point zu schreiben. Erste Tests waren noch nicht so zufriedenstellend, so das ich die Darstellung von Zeitplanungen in Power Point & ChatGPT in einem extra Beitrag aufgreifen werde.

5. Schritt - Ressourcenplanung

Im vorletzten Schritt möchte ich eine Ressourcenplanung durchführen, das heißt eine Liste mit den personellen Ressourcen (Mensch), Maschinen und Material, die für das Projekt benötigt werden:

Im ersten Ergebnis sind Menschen und Maschinen mit Mengenangaben hinterlegt, jedoch die Angaben zu den Materialien sehr allgemein gehalten. Daher befehle ich ChatGPT weitere Präzisierung zu den Materialien:

Mit diesem Vorschlag kann ich aus meiner Sicht viel besser arbeiten. Ich muss auch hier die Relevanz als Projektmanager:in wieder selbst prüfen. Einige Materialen sind höchstwahrscheinlich bereits in der Organisation vorhanden und selbstverständlich (z.B. Büromaterialen). Somit kann ich im letzten Schritt zur Budgetplanung übergehen.

6. Schritt - Budgetplanung

Es empfiehlt sich die Budgetplanung in ChatGPT am Ende durchzuführen, denn anhand der Ergebnisse in der Zeit- und Ressourcenplanung kann ChatGPT die Informationen kombinieren und somit eine detailliertere Budgetplanung vornehmen. In einen meiner Tests habe ich die Budgetplanung in Schritt 5 durchgeführt und somit vor der Ressourcenplanung. In diesem Test erhalte ich ein Gesamtergebnis von 315.850€. Führe ich den die Budgetplanung am Ende durch, kann ChatGPT die Informationen der Ressourcenplanung mit einberechnen und ich erhalte ein überarbeiteten Wert von 362.950€. Seht selbst, wie detailliert ChatGPT das Budget schätzt:

Aus meiner Sicht fehlt in diesem Ergebnis ein finanzieller Puffer für Änderungen der Rahmenbedingungen. Das kann ich als Projektmanager:in noch selbstständig dazurechnen oder es über einer weitere Iteration mit einberechnen lassen.

Fazit zur Projektplanung mit ChatGPT

ChatGPT bietet mir als Projektmanger:in im Bereich der Projektplanung vielfältige Unterstützung, die das Potenzial hat, die Arbeit von Projektmanagern signifikant zu vereinfachen und zu optimieren. Drei zentrale Erkenntnisse aus dem vorgestellten Anwendungsfall lassen sich wie folgt zusammenfassen:

ChatGPT berät in der Entscheidungsfindung: Egal, ob es um die Auswahl des richtigen Projektdesigns geht oder um die spezifischen Anforderungen eines Projekts, ChatGPT kann basierend auf seiner umfangreichen Datenbasis und dem Verständnis für Kontexte maßgeschneiderte Empfehlungen geben. Dies zeigt sich insbesondere bei der Auswahl zwischen Wasserfall-, agilen oder hybriden Ansätzen, wobei ChatGPT relevante Trends und bewährte Praktiken miteinbezieht.
ChatGPT strukturiert und detailliert Projektelemente: Bei der Planung von Phasen, der Beschreibung von Arbeitspaketen oder der Erstellung von Zeitplänen kann ChatGPT helfen, diese Prozesse zu beschleunigen und sie gleichzeitig präzise zu gestalten. Es ist jedoch wichtig, dem System klare und kontextbezogene Prompts zu geben, um passgenaue Ergebnisse zu erhalten. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Aufforderung, eine Phasenplanung gemäß DIN69901 durchzuführen und den Phasen spezifische Arbeitspakete zuzuordnen.
ChatGPT kombiniert Daten für informationsgestützte Planungen: Durch die Fähigkeit von ChatGPT, aus früheren Interaktionen zu lernen und Informationen aus verschiedenen Schritten zu kombinieren, können sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern und genauer werden. Dies zeigt sich besonders bei komplexeren Planungsaufgaben wie der Budgetplanung, bei der ChatGPT auf Informationen aus den vorherigen Schritten wie Zeit- und Ressourcenplanung zurückgreifen kann, um eine detaillierte und gute Budgetschätzung zu bieten.

Insgesamt verdeutlichen die Anwendungsfälle, dass ChatGPT als wertvolles Werkzeug im Bereich Projektmanagement gesehen werden kann, das jedoch auch die richtige Führung und Überprüfung durch den Projektmanager:in erfordert. Meiner Meinung nach ist es auch in dieser Disziplin ein hilfreiches Tool und ich werde es daher in Zukunft öfter einbeziehen.

Habt Ihr ChatGPT bei der Projektplanung bereits angewendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken in den Kommentaren.

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KI im Projektmanagement: Anforderungsanalyse mit ChatGPT

Thu, 24 Aug 2023 16:00:54 GMT

Eigentlich wollte ich Dir in diesem Artikel zeigen, wie ich mit ChatGPT ein Projekt planen kann. Doch bevor der Projektplan aufgestellt werden kann, muss ich mich zunächst um die Anforderungen meines Projektes kümmern und auch da ist ChatGPT ein hilfreiches Tool, um den Prozess zu beschleunigen.

Ich wollte ursprünglich die Ergebnisse auf Basis von ChatGPT Version 3.5 präsentieren. Aber nach einigen Tests wurde deutlich: Version 4 bringt deutlich präzisere Ergebnisse. Mehr dazu gleich.

Wer noch mal einen kurzen Überblick zu ChatGPT im Projektmanagement benötigt, kann gerne in meinen Artikel von letzter Woche hineinlesen - Link

Mein fiktives Projekt - Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen

Stellen Sie sich vor, Sie gehen zu Ihrer lokalen Behörde und statt sich in einer langen Schlange anzustellen, erhalten Sie eine digitale Wartenummer. Noch besser, Sie werden per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt Ihrer Wartezeit informiert. Dies gibt Ihnen die Freiheit, sich in der Nähe aufzuhalten oder andere Erledigungen zu machen, anstatt zu warten.

Anforderungsanalyse mit ChatGPT - Version 3.5 im Check

Zu Beginn beschreibe ich ChatGPT mein Projekt. Solltet ihr anhand echten Projekten in ChatGPT arbeiten, achtet bitte darauf, dass schützenswerte Informationen (z.B. personenbezogene Daten) anonymisiert beschrieben werden. Hier meine erste Eingabe in der Version 3.5:

Auf den ersten Blick erscheint mir die Struktur, die ChatGPT bietet, als hilfreicher roter Faden bzw. Anleitung für die Anforderungsanalyse. Zusätzlich regen die vorgeschlagenen Fragen, die Anforderungen tiefer zu hinterfragen. Sie fordern auch dazu auf, über das gesamte Spektrum potenzieller Funktionen in einem System nachzudenken. Darüber hinaus regen sie mich dazu an, die Prioritäten von Anforderungen zu evaluieren, indem ich mich frage: Welche Anforderungen sind unverzichtbar (MUSS)? Welche sind wünschenswert (SOLL)? Und welche sind optional (KANN)?

Im Folgenden entscheide ich mich, Schritt für Schritt vorzugehen und die Fragen von ChatGPT zu beantworten. Manchmal genügen kurze Befehle, um ChatGPT mitzuteilen, mit welchen Punkten ich fortschreiten möchte, wie hier z.B.:

Im zweiten Schritt beschreibe ich die Funktionalitäten für die Anwendung - mit einem kurzen Befehl bekomme ich eine Liste von möglichen Funktionalitäten:

Auf den ersten Blick erscheinen mir alle Funktionen interessant und sinnvoll. Doch am Ende tauchen in meinem Kopf einige Fragezeichen auf. Es scheint mir, als sei das System zu komplex geplant, was später höchstwahrscheinlich zu einer Kostenexplosion führen würde. Daher bitte ich ChatGPT, sich auf die Must-Have-Funktionen zu fokussieren:

Bereits an dieser Stelle merke ich, dass ChatGPT mir eine große Hilfe ist, indem es mich durch den Prozess der Anforderungsanalyse führt, die richtigen Fragen stellt und erste Vorschläge erstellt. Für den Test bin ich im Folge nden jedes weitere Kapitel der Anforderungsanalyse durchgegangen – jedoch ist es aus meiner Sicht in Version 3.5 nicht wirklich effizient. Ich erspare Euch hier die weiteren Prompts und Ergebnisse. Im Folgenden wechsle ich zur Version 4.0 und zeige Euch, wie effizient dort die Anforderungsanalyse funktionieren kann.

Effiziente Anforderungsanalyse mit ChatGPT Version 4.0

Mit dem gleichen Ausgangspunkt in Version 4.0 sind die Unterschiede signifikant - seht selbst:

Meine erste Reaktion ist: "Wow!". Insgesamt ist das Ergebnis wesentlich besser und detaillierter als in der Version 3.5. ChatGPT unterscheidet in Version 4.0 gleich nach funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, so wi e in der Anforderungserhebung üblich. Es macht mir Vorschläge zu den Anforderungen, beschreibt die möglichen technischen Anforderungen und gibt mir einen Überblick zu den wesentlichen Rahmenbedingungen. Alle diese Informationen musste ich in Version 3.5 teilweise selbst zusammentragen, Version 4.0 ist da wesentlich effizienter.

Die Vorschläge sind auch in der Version 4.0 noch teilweise generisch, das liegt aber an meinen wenigen Eingaben zum Projekt. Außerdem fehlt an manchen Anforderungen eine Kategorisierung nach MUSS, SOLL und KANN, aber das kann ich als Projektmanager:in oder Business Analyst noch ergänzen.

Mit diesem ersten Vorschlag kann ich im Folgenden in die Gespräche mit der Fachabteilung und dem Entwicklerteam gehen, um die Anforderungen zu präzisieren. ChatGPT liefert hierfür mit der Version 4.0 aus meiner Sicht eine gute Diskussionsgrundlage.

Mein erstes Fazit zur Anforderungsanalyse in ChatGPT:

1. Die Wahl der richtigen Version:

Ursprünglich setzte ich auf ChatGPT-3.5. Doch schnell wurde mir klar, dass die Version 4 im Vergleich zur Version 3.5 weitaus bessere Ergebnisse liefert. Während ich in der älteren Version einen zeitaufwändigen Dialog führte, um die Anforderungen herauszuarbeiten, lieferte mir die Version 4.0 schon beim ersten Prompt eine umfassende Anforderungsanalyse für mein Projekt.

2. Wiederholung kann nützlich sein:

Manchmal kann es hilfreich sein, den Prompt mehrmals zu wiederholen, um passendere und besser zugeschnittene Ergebnisse zu erhalten.

3. Unterscheidung von Anforderungen:

ChatGPT-4 hat in allen Abfragen direkt zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen unterschieden – eine Nuance, die in Version 3.5 fehlte und den Weg zu passenden Vorschlägen leider verlängerte.

4. Der Ton macht die Musik:

Ich habe festgestellt, dass klare Anweisungen (z.B. "Führe eine Anforderungsanalyse durch") bessere Ergebnisse liefern als unspezifische Fragen (z.B. "Kannst Du mir bei der Anforderungsanalyse helfen?").

5. Ein hilfreiches Werkzeug, aber kein Ersatz:

Während ChatGPT sicherlich einen klaren, strukturierten Rahmen und wertvolle Vorschläge bietet, ersetzt es nicht die Notwendigkeit, mit Fachabteilungen, Entwicklerteams und anderen wichtigen Stakeholdern in einen Dialog zu treten. Es stellt jedoch eine gute Diskussionsgrundlage dar und kann das Brainstorming sowie das Sammeln von Anforderungen erheblich beschleunigen.

Für mich persönlich bietet ChatGPT die Möglichkeit, die Anforderungsanalyse sowohl mit einer höheren Qualität ALS AUCH in kürzerer Zeit durchzuführen. Ich werde es auf jeden Fall in weiteren Projekten einsetzen.

Habt Ihr schon einmal ChatGPT bei der Anforderungsanalyse verwendet? Was sind eure Erfahrungen in diesem Zusammenhang? Teilt mir gerne eure Erfahrungen und Gedanken.

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ChatGPT im Projektmanagement: Ein Überblick

Thu, 17 Aug 2023 12:20:09 GMT

Ich habe es letzte Woche bereits angekündigt, die Entdeckungsreise KI im Projektmanagement am Beispiel von ChatGPT steht vor der Tür. Somit starte ich heute und werde Euch in den nächsten Wochen berichten.

Wir wissen bereits, dass in der digitalen Ära KI eine immer größere Rolle einnehmen wird – und ich bin mir sicher, dass das auch im Projektmanagement der Fall sein wird. Am Anfang hatte ich selbst Bedenken, ob die KI mich ersetzen könnte. Aber durch die ersten Tests kann ich Euch einladen es selber auszuprobieren. Meiner Meinung nach werden uns Tools, wie ChatGPT dabei helfen noch bessere Ergebnisse zu erreichen und effizienter zu Arbeiten. ChatGPT ist ein Hilfsmittel und funktioniert nur so gut, wie die Person, die die Eingaben tätigt. Das ist zumindest mein erster Eindruck.

Wer Neuling mit ChatGPT ist, hier ein kurzer Überblick:

ChatGPT ist eine natürliche Sprachverarbeitung. Es kann menschenähnliche Texte generieren, auf Fragen antworten und sogar komplexe Diskussionen führen. Es sind aktuell zwei Versionen von ChatGPT öffentlich zugänglich: die Version 3.5 und 4. Die Version 3.5 ist mit insgesamt 175 Milliarden Parametern trainiert, die Version 4 sogar mit 100 Billionen Parametern. Zum Vergleich: Die erste Version war mit 117 Millionen Parametern trainiert. Und es ist davon auszugehen, dass die Entwicklungen stark weiter gehen.

Meine Erkenntnisse der nächsten Woche werde ich auf Basis der Version 3.5 mit Euch teilen, denn diese ist kostenfrei und somit für Euch besser nachstellbar. Parallel teste ich die kostenpflichtige Version 4, um die Ergebnisse miteinander zu vergleichen.

Zusätzlich werde ich mich zunächst nur auf Anwendungsfälle konzentrieren, die ausschließlich mit ChatGPT abgebildet werden können. Die Interaktion mit weiteren Systemen, wie z.B. JIRA, Trello oder andere PM-Tools lass ich zunächst außen vor. Jede Organisation nutzt andere Tools und muss selbst entscheiden, ob es die Schnittstelle zu ChatGPT öffnet. Aktuell gibt es noch offene Fragen hinsichtlich des Datenschutzes: Werden Eingaben gespeichert und können somit vertrauliche Daten für das Training der KI verwendet werden? Deshalb konzertiere ich mich erst einmal auf die isolierte Nutzung des Tools, was vermutlich auch zuerst für die meisten von Interesse ist.

In welchen Anwendungsfällen kann ChatGPT im Projektmanagement eingesetzt werden?

��️ Planung: ChatGPT kann dabei helfen, basierend auf den bereitgestellten Informationen, einen Projektrahmen zu erstellen.

�� Onboarding: Neue Teammitglieder? ChatGPT kann als zentrale Informationsquelle dienen, um Fragen zum Projekt, seiner Historie und den Zielen zu beantworten. Ein digitaler Mentor, der immer bereit ist zu helfen.

�� Wissensdatenbank: Stell Dir eine interaktive Datenbank vor, die nicht nur Informationen bereitstellt, sondern auch kontextbezogene Antworten gibt. Mit ChatGPT kannst Du auf gesammeltes Wissen und Best Practices zugreifen.

�� Risikomanagement: Möchtest Du potenzielle Risiken besser verstehen? Führe eine Szenarien-Diskussion mit ChatGPT und erhalte fundierte Einschätzungen.

�� Stakeholder-Kommunikation: Schwierige Botschaften zu formulieren? ChatGPT kann als dein Text-Coach fungieren, der Dir hilft, Botschaften präzise und klar zu übermitteln.

⏱️ Produktivität: Auf der Suche nach Strategien zur Optimierung Deiner Arbeitsabläufe? Frage ChatGPT nach bewährten Methoden und Tipps.

�� Retrospektiven: Mit ChatGPT kannst Du am Projektende reflektieren und wertvolle Lessons-Learned sammeln. Ein Dialog, der zu echten Erkenntnissen führt.

Ich werde in den nächsten Wochen jeder der genannten Anwendungsfälle ausprobieren und Euch berichten, wie ChatGPT dabei unterstützen kann. Damit es einfacher ist, werde ich dazu ein fiktives Projekt nutzen. Da ich aktuell Projekte in der öffentlichen Verwaltung begleite, wollen wir in unserem fiktiven Beispiel die Wartezeit in Behörden verkürzen. Daher heißt es:

Projekt - Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen

Ziel des fiktiven Projektes ist die Implementierung eines Systems, bei dem Bürger eine digitale Wartenummer erhalten und per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt ihrer Wartezeit informiert werden. Dies ermöglicht Bürgern, sich in der Nähe aufzuhalten, anstatt in einer Warteschlange zu stehen.

Wir werden zusammen herausfinden, wie ChatGPT bei der Planung, Umsetzung und Überwachung dieses Projekts unterstützen kann.

Die Anwendungsfälle zeigen, dass KI nicht nur ein theoretisches Konzept ist, sondern praktische Lösungen für die Herausforderungen des Projektmanagements bieten kann.

Hast Du spezielle Herausforderungen im Projektmanagement, bei denen Du dich fragst, ob ChatGPT helfen kann? Teile deine Ideen und ich werde versuchen, diese in meiner Entdeckungsreise aufzugreifen.

Du willst Dich mit mir austauschen oder hast Fragen? Lass uns doch auf LinkedIn vernetzen und schreib mir gerne eine Nachricht.