ChatGPT im Projektmanagement: Ein Überblick

KI im Projektmanagement

Ich habe es letzte Woche bereits auf LinkedIn angekündigt, die Entdeckungsreise KI im Projektmanagement am Beispiel von ChatGPT steht vor der Tür. Somit starte ich heute und werde Euch in den nächsten Wochen von meinen Erfahrungen berichten. 

Wir wissen bereits, dass in der digitalen Ära KI eine immer größere Rolle einnehmen wird – und ich bin mir sicher, dass das auch im Projektmanagement der Fall sein wird. Am Anfang hatte ich selbst Bedenken, ob die KI mich ersetzen könnte. Aber durch die ersten Tests kann ich Euch einladen es selber auszuprobieren. Meiner Meinung nach werden uns Tools, wie ChatGPT dabei helfen noch bessere Ergebnisse zu erreichen und effizienter zu Arbeiten. ChatGPT ist ein Hilfsmittel und funktioniert nur so gut, wie die Person, die die Eingaben tätigt. Das ist zumindest mein erster Eindruck.

Wer Neuling mit ChatGPT ist, hier ein kurzer Überblick:

ChatGPT ist eine natürliche Sprachverarbeitung. Es kann menschenähnliche Texte generieren, auf Fragen antworten und sogar komplexe Diskussionen führen. Es sind  aktuell zwei Versionen von ChatGPT öffentlich zugänglich: die Version 3.5 und 4. Die Version 3.5 ist mit insgesamt 175 Milliarden Parametern trainiert, die Version 4 sogar mit 100 Billionen Parametern. Zum Vergleich: Die erste Version war mit 117 Millionen Parametern trainiert. Und es ist davon auszugehen, dass die Entwicklungen stark weiter gehen.

Meine Erkenntnisse der nächsten Woche werde ich auf Basis der Version 3.5 mit Euch teilen, denn diese ist kostenfrei und somit für Euch besser nachstellbar. Parallel teste ich die kostenpflichtige Version 4, um die Ergebnisse miteinander zu vergleichen.

Zusätzlich werde ich mich zunächst nur auf Anwendungsfälle konzentrieren, die ausschließlich mit ChatGPT abgebildet werden können. Die Interaktion mit weiteren Systemen, wie z.B. JIRA, Trello oder andere PM-Tools lass ich zunächst außen vor. 

Jede Organisation nutzt andere Tools und muss selbst entscheiden, ob es die Schnittstelle zu ChatGPT öffnet. Aktuell gibt es noch offene Fragen hinsichtlich des Datenschutzes: Werden Eingaben gespeichert und können somit vertrauliche Daten für das Training der KI verwendet werden? Deshalb konzertiere ich mich erst einmal auf die isolierte Nutzung des Tools, was vermutlich auch zuerst für die meisten von Interesse ist.

In welchen Anwendungsfällen kann ChatGPT im Projektmanagement eingesetzt werden?

🗒️ Planung: ChatGPT kann dabei helfen, basierend auf den bereitgestellten Informationen, einen Projektrahmen zu erstellen.

🌟 Onboarding: Neue Teammitglieder? ChatGPT kann als zentrale Informationsquelle dienen, um Fragen zum Projekt, seiner Historie und den Zielen zu beantworten. Ein digitaler Mentor, der immer bereit ist zu helfen.

📚 Wissensdatenbank: Stell Dir eine interaktive Datenbank vor, die nicht nur Informationen bereitstellt, sondern auch kontextbezogene Antworten gibt. Mit ChatGPT kannst Du auf gesammeltes Wissen und Best Practices zugreifen.

🔍 Risikomanagement: Möchtest Du potenzielle Risiken besser verstehen? Führe eine Szenarien-Diskussion mit ChatGPT und erhalte fundierte Einschätzungen.

🎤 Stakeholder-Kommunikation: Schwierige Botschaften zu formulieren? ChatGPT kann als dein Text-Coach fungieren, der Dir hilft, Botschaften präzise und klar zu übermitteln.

⏱️ Produktivität: Auf der Suche nach Strategien zur Optimierung Deiner Arbeitsabläufe? Frage ChatGPT nach bewährten Methoden und Tipps.

🔄 Retrospektiven: Mit ChatGPT kannst Du am Projektende reflektieren und wertvolle Lessons-Learned sammeln. Ein Dialog, der zu echten Erkenntnissen führt.

Ich werde in den nächsten Wochen den ein oder anderen der genannten Anwendungsfälle ausprobieren und Euch berichten, wie ChatGPT dabei unterstützen kann. Damit es einfacher ist, werde ich dazu ein fiktives Projekt nutzen. Da ich aktuell Projekte in der öffentlichen Verwaltung begleite, wollen wir in unserem fiktiven Beispiel die Wartezeit in Behörden verkürzen. Daher heißt es:

Projekt – Digitale Wartenummern und Benachrichtigungen

Ziel des fiktiven Projektes ist die Implementierung eines Systems, bei dem Bürger eine digitale Wartenummer erhalten und per SMS oder App-Benachrichtigung über den Fortschritt ihrer Wartezeit informiert werden. Dies ermöglicht Bürgern, sich in der Nähe aufzuhalten, anstatt in einer Warteschlange zu stehen.

Wir werden zusammen herausfinden, wie ChatGPT bei der Planung, Umsetzung und Überwachung dieses Projekts unterstützen kann.

Die Anwendungsfälle sollen zeigen, dass generative KI nicht nur ein theoretisches Konzept ist, sondern praktische Lösungen für die Herausforderungen des Projektmanagements bieten kann. 

Hast Du spezielle Herausforderungen im Projektmanagement, bei denen Du dich fragst, ob ChatGPT helfen kann? Teile deine Ideen und ich werde versuchen, diese in meiner Entdeckungsreise aufzugreifen.

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