Home Office Archive - Menschenkönner

By Lars Kaulfussin Home Office, Organisatorische Regelungen

Arbeitgeber: Wie lässt sich das Arbeiten im Home-Office gestalten?

Auch vor der Corona-Krise hat ein Teil der Beschäftigten von zu Hause gearbeitet. Stand 2018 haben 5,0 % der Beschäftigten in Deutschland regelmäßig im Home-Office gearbeitet. Im europäischen Vergleich liegt Deutschland dabei im Mittelfeld. Spitzenreiter ist unser Nachbarland Niederlande (14,0 %) gefolgt von Finnland (13,6 %). Dass Arbeiten im Home-Office in den Niederlanden häufiger genutzt wird, erklärt sich unter anderem durch einen gesetzlichen Anspruch, sofern dem Unternehmen dadurch kein Schaden entsteht. Diesen Anspruch gibt es in Deutschland nicht, jedoch wurde dieser bereits auf politischer Ebene diskutiert.

Obwohl es viele Vorteile für das Arbeiten im Home-Office gibt, sollten Unternehmen selbst entscheiden können, inwiefern sie den Beschäftigten Home-Office anbieten. Ein gesetzlicher Anspruch ist aus meiner Sicht nicht zwingend erforderlich.

Wie viele Beschäftigte wünschen sich überhaupt im Home-Office zu arbeiten?

In etwa 40 % der Angestellten wünschen sich gerne im Home-Office zu arbeiten, belegt die Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) aus dem Jahr 2017. Davon haben 12 % bereits eine betriebliche Vereinbarung zu Heimarbeit. Weitere 8 % der Beschäftigten würden gerne von zu Hause arbeiten, jedoch lässt dies der Arbeitgeber nicht zu. Und 19 % der Angestellten wünschen sich zwar im Home-Office arbeiten zu können, jedoch lässt es dagegen die Tätigkeit nicht zu. Bei den restlichen 60 % der Befragten ist die Arbeiten aus dem Home-Office nicht gewünscht.

Zwar habe ich noch keine neueren Erhebungen gefunden, jedoch nehme ich an, dass sich durch die Corona-Krise die Einstellung der Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gegenüber Home-Office verändern wird. Der Wunsch nach Home-Office wird meiner Meinung nach in Zukunft bestehen bleiben, jedoch wird die bewusste Gestaltung von Arbeiten im Home-Office durch die gemachten Erfahrungen stärker in den Fokus rücken.

Was haben Unternehmen davon, wenn die Beschäftigten vom Home-Office arbeiten?

Der allgemeine Nutzen von Home-Office ist den Unternehmen häufig bekannt. Befragungen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zeigen, dass in den Betrieben die Flexibilität der Beschäftigten, die Vereinbarkeit von Beruf & Familie sowie die erhöhte Produktivität als wesentliche Vorteile von Home-Office angesehen werden.

Tiefgreifender ist an dieser Stelle eine Studie der Standford Universit y, da sie mit einem bisher einmaligen Experiment die Effekte von Home-Office quantifiziert haben. Dazu haben sich in einem Reiseunternehmen insgesamt 250 Mitarbeiter bereit erklärt an 4 von 5 Arbeitstagen über einen Zeitraum von 9 Monaten im Home-Office zu arbeiten. Zusätzlich haben 250 weitere Mitarbeiter als Kontrollgruppe, wie gewohnt, mit den Kollegen im Büro zusammengearbeitet. Am Ende des Beobachtungszeitraums stellten die Forscher fest, dass die Beschäftigten im Home-Office auf Grund weniger Unterbrechungen 13,5 % produktiver arbeiteten als die Mitarbeiter im Büro. Die Beschäftigten im Home-Office machten weniger Pausen, waren jedoch 50 % weniger krank. Darüber hinaus waren die Arbeitnehmer im Home-Office mit sich und ihrer Leistung zufriedener. Und zu guter Letzt sparte das Unternehmen 2000 $ pro Arbeitsplatz im Jahr. Anhand dieser Ergebnisse könnte man annehmen, dass das Arbeiten im Home-Office somit für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber nur Vorteile hat.

Was sind Herausforderungen für Unternehmen bei der Arbeit im Home-Office?

Das Experiment der Stanford-University zeigte jedoch auch die Kehrseiten vom Arbeiten im Home-Office. Ein weiteres Ergebnis der Studie war, dass nach dem Experiment über die Hälfte der Beschäftigten vom Home-Office wieder zum Arbeiten ins Büro wechselten. Das lag daran, dass sich ein Teil der Beschäftigten im Home-Office isoliert fühlten, andere beklagten sich über mangelnde Anerkennung der Leistungen.

Auch ich habe während des Corona-Virus eine eigene Forschung zum Arbeiten im Home-Office durchgeführt. Dazu habe ich verteilt über 10 Tage insgesamt 10 Interviews mit Angestellten im Home-Office geführt. Da die Befragten durch das Corona-Virus mehrere Tage und Wochen am Stück von zu Hause arbeiten mussten, sind die Rahmenbedingungen mit denen des Stanford-Experiments vergleichbar. Obwohl meine Befragung nicht repräsentativ ist, unterstreichen die Erkenntnisse aus den Interviews ein Teil der Ergebnisse des Stanford-Experiments.

Insbesondere bei der Frage, was die Interviewten am meisten gegenüber dem Büroalltag vermissen, fallen Gemeinsamkeiten auf. Hier antworten der Großteil der Befragten, dass sie den sozialen Kontakt mit den Kollegen und das Miteinander am stärksten vermissen. Diese Antworten unterstreichen das aufgezeigte Problem der sozialen Isolation aus dem Stanford-Experiment.

Darüber hinaus stellt die Kommunikation mit den Kollegen und Kunden einige der Interviewten vor Herausforderungen. Die Kommunikation im Home-Office erfolgt überwiegend per Telefon oder digital per E-Mail bzw. Messangerdienste, dadurch fehlen dem Gegenüber ein Großteil der non-verbalen Kommunikation. Diese gibt uns Menschen jedoch in der Kommunikation wichtige Information über die Haltung und Gefühle des anderen und helfen uns somit Inhalte besser zu interpretieren.

Was lernen Unternehmen aus der Corona-Krise und wie lässt sich Arbeiten im Home-Office in Zukunft gestalten?

Zu nächst einmal möchte ich festhalten, dass die Corona-Krise auch in Bezug auf die Arbeit im Home-Office eine Extremsituation darstellt. In der betrieblichen Praxis sind vor der Krise bisher wenige Beschäftigte fünf Arbeitstage pro Woche von zu Hause tätig gewesen und an diese Art zu Arbeiten gewöhnt. Manch ein Beschäftigter hat noch nie vorher von zu Hause gearbeitet. Auch ich, der seit vielen Jahren regelmäßig von zu Hause arbeitet, hat solche extremen Arbeitsbedingungen noch nicht erlebt. Ich denke jedoch, dass die gemachten Erfahrungen vielen Unternehmen und Arbeitnehmern helfen werden das Arbeiten im Home-Office differenzierter zu bewerten.

Unternehmen, die vor der Corona-Krise gedacht haben, dass Arbeiten im Home-Office ist für ihre Organisation nicht möglich ist, sehen das es auch jetzt aus der Not heraus funktioniert. Tätigkeiten, wo man vorher gedacht hat, die lassen sich nicht von zu Hause ausführen, gehen nun auch im Home-Office.

Darüber hinaus wird jetzt stärker ersichtlich, welche Unternehmen im Bereich der Digitalisierung weiteren Handlungsbedarf haben. Denn eine wichtige Voraussetzung sind funktionierende IT-Dienste, die das Arbeiten im Home-Office erst möglich machen.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, kann durch die Arbeit im Home-Office die Produktivität gesteigert oder durch mehr Freiräume die Zufriedenheit der Beschäftigten verbessert werden. Auf der anderen Seite zeigen der fehlende physische Kontakt und die eingeschränkte Kommunikation mit den Kollegen & Kunden, dass eine bewusste Gestaltung der Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Home-Office erforderlich ist und negative Effekte reduziert werden sollten. Hierbei empfiehlt sich zum Beispiel das Arbeiten im Home-Office zunächst auf einmal pro Woch e zu limitieren.

Unternehmen sollten sich daher bewusst mit dem Arbeiten im Home-Office auseinandersetzten und die gemachten Erfahrungen mit den Beschäftigten reflektieren, um mit Hilfe von organisatorischen Rahmenbedingungen das Arbeiten im Home-Office bewusst zu gestalten. Folgende Fragen könnten bei so einem Gestaltungsprozess helfen:

Wollen die Beschäftigten in Zukunft das Arbeiten im Home-Office überhaupt nutzen? Wenn ja, wann und wie oft sollte es möglich sein?
Welche Tätigkeiten sind im Unternehmen für das Arbeiten im Home-Office geeignet?
Wie hat die Kommunikation im Home-Office bisher funktioniert und was kann in Zukunft verbessert werden?
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Arbeit im Home-Office beachtet werden (z.B. Arbeitsrecht, Arbeitsschutz)?
Welche Investitionen in die IT sind sind notwendig, um das Arbeiten im Home-Office zu erleichtern?
Welche Schulungen müssen die Beschäftigten erhalten, um auf das Arbeiten im Home-Office vorbereitet zu sein (z.B. Arbeitsschutz, Informationssicherheit/ Datenschutz)?

Am Ende des Prozesses sollten die unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Home-Office festgelegt sein, damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer von den positiven Effekten profitieren können.

Soll Ihr Unternehmen auch von den Vorteilen vom Arbeiten im Home-Office profitieren?

Ich helfe Ihrem Unternehmen die richtigen Rahmenbedingungen zu finden und das Arbeiten im Home-Office erfolgreich zu etablieren. Schreiben Sie mir eine E-Mail an info@menschenkoenner.de oder buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.

16Mrz

By Lars Kaulfussin Home Office

5 Ideen, wie Sie Einsamkeit im Home-Office reduzieren können

Einige Arbeitgeber haben ihre Mitarbeiter auf Grund des Corona-Virus die nächsten Wochen sicherheitshalber ins Home Office geschickt. Für Eltern mit kleinen Kindern ist das Home Office teilweise die einzige Möglichkeit, um der Arbeit noch nachgehen zu können, denn die Kindergärten und Schulen haben in Zeiten des Corona-Virus geschlossen. Daher ist das Home-Office für viele der Alternativarbeitsplatz der nächsten Tage und Wochen.

Manch einer freut sich vielleicht darüber: Nicht mehr zur Arbeit Pendeln zu müssen oder von der Couch aus seiner Arbeit nachgehen zu dürfen. Oder endlich Zeit für liegengebliebenen Aufgaben zu haben. Einen Tag pro Woche im Home-Office zu arbeiten, dies ist aus arbeitswissenschaftlicher Sicht sogar empfehlenswert.

Stellen wir uns jedoch vor, dass wir in der nächsten Zeit mehrere Tage oder Wochen am Stück von zu Hause arbeiten müssten, dann birgt das für uns Mensch doch einige Herausforderungen. Als soziales Wesen wird uns insbesondere der direkte Kontakt zu anderen Menschen fehlen, was zu Gefühlen von Einsamkeit führen kann.

Dabei gehören Beziehungen zum psychischen Wohlbefinden des Menschen. Unser Stimmung hellt sich auf, wenn wir unter Menschen sind. Positive Beziehungen verbinden wir sogar mit Glücksgefühlen, dementsprechend negative Gefühle entstehen, wenn wir alleine sind oder mangelnden Kontakt zu nahestehenden Personen haben.

Auch ich habe in den ersten Wochen meiner Selbstständigkeit viel Zeit alleine von zu Hause aus gearbeitet. Zum einen aus Kostengründen, aber auch um in Ruhe und ohne Ablenkung meiner Arbeit nachgehen zu können. ABER: Nach einiger Zeit kam dann auch bei mir der “Lagerkoller” und ich konnte meine eigenen vier Wände nicht mehr sehen. Vor allem hat mir der direkte Kontakt zu anderen Menschen gefehlt.

Daher habe ich in diesem Artikel fünf Ideen zusammengetragen, wie Sie die Arbeitsabläufe und die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmen gestalten können, damit das Gefühl von Einsamkeit bei Mitarbeitern im Home-Office reduziert werden kann. Dabei liste ich Ihnen hier nur Ideen auf, die sich aus meiner Sicht auch unter Berücksichtigung der aktuellen Situation wirklich umsetzbar sind.

1. Tipp: Entwickeln Sie Routinen im Home-Office!

Routinen helfen nicht nur den Tag zu strukturieren, sondern auch von der Einsamkeit im Home-Office abzulenken. Egal wann Sie starten und wann Ihr Arbeitstag zu Ende ist, schaffen Sie sich einen Arbeitsrhytmus. Gehen Sie mental zur Arbeit!

Mein Arbeitstag im Home-Office startet wie im Büro spätestens um 8.00 Uhr. Zu Beginn mache ich mir zunächst einen Plan, welche Aufgaben heute mit Priorität bearbeitet werden müssen. Um die Prioritäten meiner Aufgaben festzulegen nutze ich meist das Eisenhower-Prinzip. Das hilft mir den Fokus auf das Wesentliche zu legen und schafft mir ein Grundgerüst für den Tag.

Den ersten Arbeitsblock ziehe ich meistens bis 12.00 Uhr durch, eine Stunde Mittagspause und dann der zweite Arbeitsblock von 13.00 bis 17.00 Uhr. Ab und zu geht es dann auch mal ein Stündchen länger, aber am Ende orientiere ich mich ebenfalls an einem 8-Stunden-Arbeitstag.

2. Tipp: Sie haben ein kurzes Anliegen, nehmen Sie das Telefon!

Im Büro können wir Probleme, Fragen oder andere Anliegen im persönlichen Gespräch mit unseren Kollegen klären. Diese Möglichkeit der Kommunikation ist im Home-Office stark eingeschränkt und daher nutzen einige Mitarbeiter Email oder andere Messangerdienste, um ihre Anliegen zu besprechen.

Bei kurzen Fragen oder kleineren Problemen empfehle ich daher lieber den Griff zum Telefon. Dies hat den Vorteil, dass die Klärung des Anliegens meist viel schneller geht. Anderseits fördert das Telefonat die Kommunikation und die soziale Beziehung mit den Kollegen. Sie haben darüber hinaus noch die Möglichkeit sich beim Kollegen zu erkundigen, wie es ihm geht oder erfahren mit welchen Schwierigkeiten er aktuell zu kämpfen hat. Sie geben sich damit das Gefühl nicht allein zu sein und können sich gegenseitig unterstützen.

3. Tipp: Starten Sie den Arbeitstag mit einem virtuellen Teammeeting!

In einigen Unternehmen ist es üblich den Arbeitstag mit einem kurzen Teammeeting zu starten, um aktuelle Aufgaben, Herausforderungen und Fragen zu besprechen. Auch im Home-Office sollten solche Routinen genutzt werden, sei es per Telefon- oder Videokonferenz.

Kurze tägliche Meetings fördern die Kommunikation zwischen den Kollegen. Darüber hinaus ergeben sich innerhalb solcher Meetings häufig Folgegespräche, die in weiteren Telefonaten besprochen werden können und somit Möglichkeit zum persönlichen Kontakt bieten. Ebenso kann die Führungskraft in dem Teammeeting herausfinden, wie die Stimmung innerhalb der Belegschaft ist und wo gerade Hilfe oder Unterstützung notwendig ist.

4. Tipp: Verabreden Sie sich virtuell und nutzen Sie Videotelefonie!

Gemeinsame Lösungen im Team zu erarbeiten und zu besprechen können Sie auch vom Home-Office aus. Die Zusammenarbeit im Team unterstützt die Bindung zueinander und fördert das Gefühl der Zugehörigkeit.

Verabreden Sie sich dazu virtuell und nutzen Sie die Videotelefonie. Gegenüber der normalen Telefonie haben sie bei der Videotelefonie den Vorteil des direkten Blickkontaktes und können somit die Mimik und Gestik des Gegenüber erfassen. Das hilft die Informationen besser zu verstehen und einzuordnen. Ebenso vermeiden Sie damit Fehlinterpretationen und mögliche Missverständnisse.

Hier ein kurzer technischer Tipp: Haben alle Nutzer ein iPhone, so lässt sich dazu in kleinen Gruppen Face-Time nutzen. Alternativ bieten sich hierzu Lösungen von Skype oder Zoom an.

5. Tipp: Gehen Sie in Ihrer Mittagspause raus an die frische Luft!

Ich habe ihnen am Anfang schon einmal beschrieben, dass ich bereits eine ähnliche Situation von Einsamkeit während meiner Zeit im Home-Office erlebt habe. Auch da hat es mir geholfen, wenn ich in meiner Mittagspause raus gegangen bin. Und sei es nur kurz der Weg zum Supermarkt, um sich zum Beispiel etwas zum Mittagessen zu kaufen. Andere Menschen zu sehen oder ein kurzes Gespräch mit der Verkäuferin. Auch diese kleinen Kontakte können helfen, das Gefühl von Einsamkeit zu reduzieren und sich im Home-Office wieder fokussieren zu können. Bitte beachten Sie in Zeiten des Corona-Virus, dass sie zu ihrem Gegenüber mindestens 1,5m Abstand halten. Dann ist auch gegen ein kurzes Gespräch nichts einzuwenden.

Schlussendlich werden wir das Gefühl von Einsamkeit bei längerer Zeit im Home-Office nicht vollständig abstellen können, denn der persönliche Kontakt mit den Kollegen/ anderen Menschen lässt sich nur schwer ersetzten. Aber ich hoffe, dass Ihnen diese kleinen Tipps und Ideen helfen können, die Zeit besser zu überstehen.

Bleiben Sie gesund!

Ihr Menschenkönner

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