Für Beratungsunternehmen bilden gesunde und leistungsfähige Berater (m/w/d) eine wesentliche Grundvoraussetzung, um Umsätze und Gewinne erwirtschaften zu können. Werden sie jedoch krank, können für das Beratungsunternehmen jedes Jahr nicht unerhebliche Ausfallkosten entstehen. Doch was kostet der Ausfall eines Beraters und wie lassen sich diese Ausfallkosten berechnen?
Mit diesem Artikel helfe ich Ihnen diese Frage für Ihr Beratungsunternehmen zu beantworten. Außerdem stelle ich Ihnen ein Tool vor, mit dem Sie die Ausfallkosten pro Berater in Ihrem Beratungsunternehmen einfach und schnell berechnen können.
Was passiert, wenn ein Berater krankheitsbedingt ausfällt?
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Berater ist aktuell in einem Kundenprojekt eingesetzt. Dieser fällt nun für zwei Wochen krankheitsbedingt aus. Was passiert dabei aus operativer, was aus finanzieller Sicht?
Fällt ein Berater krankheitsbedingt aus, bedeutet das im operativen Geschäft häufig Mehrarbeit für die Kollegen/innen. Denn wichtige Aufträge und Zieltermine müssen weiterhin erfüllt werden. Ein Ersatz lohnt sich in der Regel nicht. Die Ausfalldauer zu kurz ist, um einen neuen Mitarbeiter/in einzuarbeiten. Daher springen in dem Fall die Kollegen/innen ein oder nicht dringende Aufgaben werden zunächst aufgeschoben.
In kleinen und mittleren Beratungsunternehmen habe ich es in solchen Situationen auch erlebt, dass Vorgesetzte oder Geschäftsführende des Beratungsunternehmens persönlich die Mehrarbeit kompensieren. Hierbei gilt häufig die Devise: „Hauptsache der Kunde erfährt keinen Nachteil durch den Ausfall des Beratenden und der Auftrag kann zufriedenstellend abgearbeitet werden.“
Sind die operativen Herausforderungen gemeistert, müssen Beratungsunternehmen beim Ausfall eines Beraters auch mit finanziellen Auswirkungen rechnen. So gilt zum Beispiel eine Lohnfortzahlung bis zum Ende der sechsten Kalenderwoche. Ist der Berater länger als sechs Wochen am Stück krank, hat dieser Anspruch auf Krankengeld und die Krankenkasse übernimmt die Kosten.
Wie werden die Kosten für den Ausfall eines Beraters berechnet?
Stellen sich Unternehmen die Frage, was kostet der Ausfall eines Mitarbeiters, dann wird häufig nur an die Personalkosten gedacht. Das reicht meiner Meinung nach jedoch nicht aus. Denn insbesondere in Beratungsunternehmen führt jeder Tag, den der Berater ausfällt, zu einem messbaren Umsatzverlust. Denn Beratungsleistungen werden häufig in Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet.
Wollen Sie die Ausfallkosten bei Beratern berechnen, dann sollten Sie daher neben den Personalkosten auch Umsatzverluste einkalkulieren. Die Ausfallkosten pro Jahr lassen sich ganz einfach mit folgender Formel berechnen:
Anzahl der Fehltage x Personalkosten pro Arbeitstag x Umsatzverlust pro Arbeitstag
= Ausfallkosten pro Jahr
Damit Sie diese Formel schnell und unkompliziert auf Ihr Beratungsunternehmen anwenden können, habe ich Ihnen ein kostenloses Excel-Tool vorbereitet. Dieses können Sie hier gerne downloaden. Oder schauen Sie sich dazu das passende Video an, in dem ich die Funktionsweise und den Aufbau des Tools erkläre:
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In den weiteren Abschnitten gehe ich nun noch einmal darauf ein, wie die einzelnen Kennzahlen berechnet werden.
Wie setzen sich die Personalkosten pro Arbeitstag zusammen?
Die Personalkosten bestehen zum einen aus den Bruttoarbeitslohn für den Beratenden und den Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber. Die Lohnnebenkosten entsprechen ungefähr 21 Prozent vom Bruttolohn und beinhalten den Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Folgende Bestandteile sind darin enthalten:
- Krankenversicherung: 7,30 %
- Pflegeversicherung: 1,525 % (Sachsen: 1,025 %)
- Rentenversicherung: 9,30 %
- Arbeitslosenversicherung: 1,20 %
- Gesetzliche Unfallversicherung: 1,60 %
Haben Sie die Wert für diese Kennzahlen ermittelt, addieren Sie nun den Bruttoarbeitslohn pro Jahr sowie die Summe der Lohnnebenkosten pro Jahr und erhalten zunächst die jährlichen Personalkosten für den Berater.
Jedoch wollen wir wissen, wie viel der Berater pro Arbeitstag kostet. Dazu benötigen wir zunächst die Anzahl der Arbeitstage, die dem Beratungsunternehmen zur Verfügung stehen. Diese Zahl hängt im Wesentlichen davon ab, in welchen Bundesland das Unternehmen ansässig ist und wie viele gesetzliche Feiertage in der Berechnung bedacht werden müssen. Und als weitere Kennzahl benötigen wir die Anzahl der Urlaubstage, die dem Berater gewährt werden.
Als grobe Orientierung werden in der Personalkostenplanung häufig 220 Arbeitstage pro Jahr angenommen, in denen der Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Dividieren wir nun die Personalkosten pro Jahr durch die Arbeitstage pro Jahr ergeben sich daraus die Personalkosten pro Arbeitstag für den Berater.
Hier ein Beispiel aus dem Excel-Tool:
Wie setzen sich die Umsatzverluste pro Arbeitstag zusammen?
Der Umsatzverlust pro Arbeitstag entspricht dem Nettotagessatz, mit dem der Berater in einem Auftrag an einen Kunden berechnet wird. Ist der Berater nicht zu 100% in einem Beratungsprojekten verplant, weil er zum Beispiel auch Weiterbildungen oder Business Development für das Beratungsunternehmen macht. So kann hierbei zusätzlich mit einem Auslastungsfaktor gerechnet werden.
Hier ein Beispiel aus dem Excel-Tool:
Reduzieren Sie das Risiko für lange Fehlzeiten und hohe Ausfallkosten
Ausgehend von den Personalkosten und den Umsatzverlust multiplizieren wir die Werte nur noch mit der Anzahl der Fehltage pro Jahr und erhalten am Ende die Ausfallkosten pro Jahr. In unserem Beispiel kommen wir hier auf eine Summe von 11.499,19€, die ein Berater kostet, wenn er zum Beispiel neun Tage pro Jahr krankheitsbedingt ausfällt.
Dabei zeigt die Berechnung, dass die Personalkosten den geringeren Anteil der Ausfallkosten . Den größeren Anteil bilden die Umsatzverluste. Also umso mehr Tage der Berater ausfällt, umso größer werden auch die Ausfallkosten für das Beratungsunternehmen.
Daher sollten sich auch Beratungsunternehmen systematisch darum kümmern, wie Sie das Risiko für krankheitsbedingte Ausfälle und lange Fehlzeiten reduzieren können. Denn jeder Ausfalltag kostet das Beratungsunternehmen bares Geld.
Brauchen Sie Hilfe oder wollen wissen, was für die Gesundheit Ihrer Berater tun können? Dann melden Sie sich gerne unter info@menschenkoenner oder buchen Sie hier ein kostenloses Erstgespräch.